企業合同管理信息化系統建設

宋軍強 胡枝柳

摘 要：企業風險包括多種類型，合同風險是企業常見的風險之一，利用信息化手段加強企業合同風險管理，是降低合同風險的有效途徑。本文以某集團合同管理信息化系統建設為視角，從系統調研、業務流程梳理、供應商選擇與系統開發、系統優化與培訓四個階段出發，介紹了合同管理信息化系統的建設過程，總結了系統建設成果，提出了信息化建設過程中的經驗，例如要正確認識信息化的作用、制定完善的配套制度作為支撐、提高員工思想認識，促進全員參與、信息化建設要符合公司戰略，保持適度前瞻等。

關鍵詞：風險管理 信息化 合同管理系統

隨著我國法治社會建設進程的推進，特別是黨的十八屆四中全會的召開，依法治國已成為我國主要的治國方針。隨著《中央企業全面風險管理指引》《企業法律風險管理指南》《關于推動落實中央企業法制工作新五年規劃有關事項的通知》等一系列文件的發布，企業法律風險管理被提升到了一個新的戰略高度。2016年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《國家信息化發展戰略綱要》提出，要“最大程度發揮信息化的驅動作用，推進“互聯網+”行動計劃，引導新一代信息技術與經濟社會各領域深度融合”。在這樣的時代背景下，國家法治建設與信息化建設開展得如火如荼。

某集團是一家大型的綜合性民營投資企業集團，直接或間接控股多家上市公司，下屬產業投資領域包括移動互聯網、生態農業、光通訊、供應鏈、金融保險、地產、能源。隨著集團各項業務的飛速發展，集團領導也越來越重視企業風險管理，明確提出要借助信息化，建立健全集團全面風險管理體系。全面風險管理體系包括業務風險管控、財務風險管控、人力風險管控、法律風險管控等。

法務中心作為法律風險管控的主要責任部門，一直在思考與尋找信息化與全面風險管理體系建設的切入點。合同是企業通向市場的橋梁，合同的簽訂、履行、管理貫穿于企業決策和經營管理的各個環節，因此合同風險的防范顯得至關重要。隨著集團全面風險管理體系與信息化建設工作的開展，引入或開發先進的合同管理信息化系統，以信息化為手段，實現合同的全流程閉環管理，不僅可以有效降低合同風險，還能推動集團的全面風險管理體系建設。

建設階段

1.1系統調研

法務中心作為合同管理信息化系統建設的主導部門，通過問卷調查、實地調研、訪談等形式，在集團（含下屬產業，下同）內部進行了大范圍的需求調研。調研目的是理清所有與合同相關的業務流程，進行業務規則與信息系統的匹配。

經過調研，我們總結了集團合同管理存在的主要問題：

1.1.1單向審核制，審批效率低

合同的審批有兩種方式：一是由經辦人帶著紙質合同找審批人審批；二是由經辦人發郵件提請審批。合同實行單向審核制，如其中一個審核人審核不通過，整個流程需要重新開始。由于合同數量多、種類雜、參與審批的人員多，一份合同的審批時間短則三五天，長則十天半個月。審批效率難以滿足集團的發展需求，有的合同需求部門甚至會在合同簽訂之前就開展業務，大大增加了合同風險。

1.1.2合同從審核、歸檔到履行各環節分散，缺乏部門協同性

合同從提出需求至履行完畢，需要各個部門人員的參與，但各部門均只在合同的某一特定環節參與，部門之間缺乏協同性，導致實際履行合同的人不了解合同內容，了解合同內容的人不參與合同的履行，一旦出現人員調動或離職，合同某一環節的信息就可能丟失。

1.1.3集團與產業單位之間缺乏合同信息的即時共享l

集團與產業的合同審批流程與審批人員不一樣，合同的履行、歸檔、保管也歸各自管理。各級人員很難有統一的途徑進行合同查閱和共享。集團只能定期去抽查產業的合同簽訂履行情況，或者等發生爭議糾紛時再去了解與合同相關的情況，往往為時已晚。

1.1.4合同示范文本管理不統一

法務中心會不定期增加和修訂合同示范文本，但集團在實際應用示范文本時，經常會用錯版本，新老版本混用，不僅增加了與相對方談判的難度，也加大了我方的合同風險。

1.1.5合同信息匯總困難、檔案管理分散

合同信息記錄是采用手工臺帳報表，由于集團各部門數據格式不統一、信息采集滯后，匯總工作需要耗費大量人力，難以為集團的決策提供數據支持。產業單位缺乏統一的合同管理人員、合同編號，不方便合同查找與保管。

通過調研及需求分析，我們明確了合同管理系統信息化建設的目標：通過信息化系統，降低勞動強度，提高工作效率，規范流程，輔助內部監管與控制，形成標準化、規范化、透明化、網絡化的合同管理平臺，實現合同信息共享，為決策提供數據支撐。

1.2梳理業務流程，明確系統邊界

調研結束后，在集團高層的發起與各部門負責人的配合下，法務中心順利對不同類型合同的履行節點、審核流程進行了梳理。

通過梳理，精簡了合同審批流，將單向審核制改為了多向并軌審核制，各審核人可同時對合同進行審核并反饋審核意見，以達到提高審核效率、減少重復工作的目的；明確了合同各節點的責任部門與責任人，梳理了合同審核流程中各審核人的職責，明確了各審核人的審核要點，輸出了《合同審核風險清單》。在梳理過程中，有部分合同因涉及商業秘密等特殊原因不適合線上審批，對這部分合同，我們也規范了線下的審批流程。

1.3供應商選擇與系統開發

因集團業務模式各具特色、發展程度不一，接觸的多家供應商均沒有可供使用的成品，考慮到供應商可能對集團的合同風險管控、業務流程的理解不足，最終選擇了由供應商、集團的IT團隊與法務中心共同開發。法務中心借鑒供應商豐富的開發經驗，對需求與流程不斷進行優化；供應商根據需求描繪系統原型，指導法務中心優化需求，攻克開發中的技術難點；集團IT團隊負責系統與集團內部辦公系統的對接、內部流程的設置，三方在開發過程中取長補短，相互配合，相互促進。

1.4系統優化與培訓

系統初步開發完成之后，在集團內部試運行了3個月，根據各部門的反饋情況，對系統進行了進一步的優化。為幫助集團人員改變思維習慣，盡快熟練使用合同管理系統，法務中心通過會議、辦公系統、郵件等對合同管理系統進行了宣導，編寫了合同管理系統使用指南等文件，并舉行了多次現場培訓。

建設成果

2.1提高了審核效率，優化了審核流程

合同審核系統建立后，合同無需再進行線下紙質或郵件審批，合同的立項、起草、審核均可通過系統一步到位的實現，省去了審核人線下多次郵件溝通往來的環節。同時，將《合同審核風險清單》固化入系統，系統自動提示各審核人的審核要點，便于審核人能快速精確的找到審核點，明確了各自職責劃分，也提高了審核效率。考慮到審核人可能會因各種原因不方便電腦審核，在開發PC端的同時，法務中心一同開發了手機端。一份合同可在幾個小時內快速完成審核，大大縮短了審核時間。

法務中心在集團與下屬產業設置了專門的法務對接人，將法務對接人嵌入集團與產業內部的審批流，通過流程再造，不僅實現了所有合同文件法務強制審核的目標，也有利于業務部門與集團充分共享數據，增進法務人員與產業單位的互相熟悉，實現審批過程的優質高效。

2.2實現了合同全流程的標準化管理，增強了部門之間的協同性

標準化可以使信息被正確識別并實現跨平臺溝通，合同管理系統的標準化流程包含立項、談判、起草、審核、蓋章、歸檔、履行，涵蓋了合同生命周期的各個環節。通過系統，將合同從立項至歸檔、履行環節的各個參與人歸集到一起，使各個參與人能實時了解合同的當前情況。合同立項即提出合同需求，由合同經辦人的直接上級對合同簽訂的必要性進行第一道把控。合同談判是對談判過程的記錄，便于責任溯源。合同起草嵌入了合同編號規則，實現了合同編號的自動生成，保證了每份合同編號的唯一性。合同示范文本的系統嵌入簡化了合同的起草、審核，避免了新老版本混用的情況。系統自動識別每份合同的檔案管理員，解決了因檔案管理員不一致導致的合同查找保管困難。合同審核通過之后，由系統預先設定的蓋章人員直接線上打印審核通過的合同并進行蓋章，杜絕了篡改合同的風險，也有利于企業印章管理的統一性。合同歸檔實現了已簽署合同的線上存檔，提高了檔案的查詢效率。合同履行實現了合同的全流程跟蹤，減少了因合同簽訂與履行兩條線分開帶來的法律風險。

2.3實現了集團與產業之間的合同信息共享

通過系統能實時查詢集團與產業的合同簽訂、履行、蓋章、檔案管理情況，查詢供應商的履約信用情況，實現了跨部門、跨業務的合同關鍵信息管控，實現了對合同信息的動態管理，降低了因信息不對稱帶來的法律風險，也為集團和產業單位員工提供了信息共享的平臺。

對系統積累形成的數據，做深層次的分析和挖掘，能為集團與產業提供更有價值的數據支撐。如通過對現有模版的使用頻率、修改頻率進行分析，得出合同模版需要完善的條款；通過分析糾紛案件的產生、發展過程，追根溯源，進一步完善合同各環節的履行，實現系統反哺業務的功能。

經驗總結

3.1正確認識信息化的作用

企業可以依托信息化技術，對現有資源進行梳理和整合，搭建統一的風險管理信息化系統，構筑一個通暢的信息溝通渠道和交流平臺，但信息化僅僅是手段和工具，目的是實現管理的精細和服務的便捷，更好地服務于人、服務于集團與產業的發展戰略。信息化也不是萬能的，在借助信息化手段提升管理效率和工作效率的過程中，需要有明確清晰的信息化戰略，需要明確業務邊界，對一些無法通過信息化系統實現的流程，不能生搬硬套，需要在快速變化的業務實際與相對穩定的信息化系統中找到平衡，選擇與企業戰略最匹配的信息化技術。

3.2制定完善的配套制度作為支撐

合同管理信息系統只是搭建了一個現代化的平臺，其使用效果如何，關鍵在于管理是否到位，是否建立了一套行之有效的、完善的管理制度以及制度是否執行到位。在建設合同管理信息化系統的過程中，各項制度要做到同步規劃、同步建設，以強化信息化工作的管理，促進信息化與管理實際深度融合、良性互動、同步提高。沒有制度相匹配的信息化系統很容易淪為形式，也容易出現運營管理與信息化各自為政的情況。

3.3提高員工思想認識，促進全員參與

信息化建設過程的本身就是流程再造的過程，是一項長期的系統工程，不可能一蹴而就，需要集團各部門的協調與配合，特別需要高層領導的重視與大力支持。集團全體員工都是信息化建設的重要參與者，需要建立一支素養良好的員工隊伍，充分調動員工的積極性，提高員工參與信息化建設的思想意識，才能不斷創新，持續實踐。同時，要通過多種途徑的培訓，確保每個員工都能認識到信息化系統的作用，熟練使用信息化系統。

3.4信息化建設要符合公司戰略，保持適度前瞻

信息化不僅是技術變革，也是管理變革，公司無論采用怎樣的技術與手段，最終目的都是為了實現公司戰略。信息化建設要結合公司的管理水平、業務實際與發展戰略，統一規劃、明確建設目標。盲目追求大而全或不切實際地迷信、跟風新技術都是不可取的。

另外，隨著公司自身的快速發展，業務模式、管理流程也可能會隨之發生變化，信息化技術也在日新月異的發展，信息化系統建設在結合公司實際情況的前提下，需要有適度的前瞻性，為這種變化預留充分的拓展空間，總體規劃、分步實施、循序漸進的實現信息化系統的迭代更新。

結語

合同管理系統經過運營了近一年的時間，目前已經進入良性運行的階段，后期將根據實際情況，不斷進行升級調整和優化，如增加系統的自動預警功能、加強與財務系統的對接。合同管理系統作為集團全面風險管理體系建設的一部分，在自身不斷優化的同時，也需要與集團的其他信息化系統相輔相成，借助信息化的助推力，共同為集團與產業的經營保駕護航。

【參考文獻】

[1]劉愛和，如何用信息化實現合同的結構化管理[J]，法務信息化，2015，（06）：72-74.

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