如何保障檔案的完整與真實

胡小蘭

摘 要：當前我國交通行業快速發展，導致交通建設工程檔案信息向著更多更復雜的方向發展。交通建設工程的實施、后勤管理以及運營都需要頻繁參考交通工程檔案，所以，為確保交通事業能夠順利發展，需要切實做好交通建設工程檔案的管理工作。本文針對當前我國交通建設工程檔案管理所存在的問題進行分析，尋找導致其問題出現的原因，并探討相關應對措施以保障交通建設工程檔案的真實性與完整性。

關鍵詞：交通建設工程檔案；真實性；完整性

新形勢下做好交通建設工程檔案管理工作的重要性

檔案管理工作本身意義重大，在交通建設工程項目的建設前準備、建設過程以及建設成果方面，交通建設工程檔案負責真實記錄其中的每一個環節，其所形成的檔案資料在未來的工程研究中是重要的參考依據，并且在交通建設工程完工之后，交通建設工程檔案會成為其維護和運行工程的重要依據。

此外一旦交通建設工程出現質量問題，則可以根據相關檔案內容準確確定應當承擔責任的一方，由此可見在交通建設工程項目中，檔案管理工作是非常重要的。

交通建設工程項目在檔案管理方面所存在的問題

交通建設工程檔案一般分為八個部分，第一部分，立項審批文件；第二部分，設計基礎文件；第三部分，設計文件；第四部分，管理文件（包括招投標、合同、建設用地規劃許可、紅線圖、海域使用證書和各單位來往文件等）；第五部分，施工文件；第六部分，監理文件；第七部分，竣工文件；第八部分，科研項目文件。所以交通建設工程項目檔案基本包含整個交通建設工程所有相關資料，但是在實際的調查中卻發現，交通建設工程項目檔案管理存在檔案資料真實性不足、交通建設工程項目檔案和工程建設進度之間不同步以及工程技術檔案歸檔和檔案管理之間規定不一致的問題。

交通建設工程項目檔案資料真實性不足

在開展交通建設工程項目施工過程中，部分參建的施工單位過度看重實體建設，對于工程檔案資料的編制和形成則明顯關注程度不足，其錯誤地認為編制交通建設工程項目檔案資料只是為了應對各方面的檢查，所以其記錄和資料普遍是臨時編制。盡管施工單位內部基本都有負責編制檔案的人員，但是這些人員普遍不夠了解工程施工流程和現場情況，所以導致其所編寫出的檔案資料與實際情況存在較大出入。例如在收集測量相關數據資料的時候，無法確保所收集到的數據足夠準確，對于檔案的編寫也過于流程化，并且經常出現錯填或漏填開工報告附件和土方填筑資料相關數據的情況。

交通建設工程項目檔案和工程建設進度之間不同步

交通建設工程項目檔案和工程建設進度之間沒有做到同步。在開展歸檔工作的過程中，側重考慮檔案的形成過程和歸檔工作的開展。例如在記錄塔標施工的時候，沒有在施工的開始階段就把原始記錄填寫到表中，而是將這些數據隨意記錄，事后才統一整理表格內容；沒有及時填寫測量放樣和實驗檢測資料，而是在事后進行補充，這就很容易出現歸檔效率低下且工程建設進度和工程項目檔案之間不同步的情況。

工程技術檔案歸檔和檔案管理之間規定不一致

在對交通建設工程檔案進行立卷和歸檔的時候，由于檔案管理相關規定與工程技術檔案規定之間存在一定的出入，所以不同的人員對于檔案的理解程度不同，同時因為習慣問題，所以在歸檔和分類檔案的時候也會存在較大的出入。例如在進行塔標施工建設的立卷過程中，部分檔案管理人員會選擇以每一個塔標作為基本歸檔單位，并且基于塔標相關的基礎、塔體、裝飾、航標設備以及附屬設施等作為分項進行處理，此為縱向歸檔；還有一些檔案管理人員會將整個塔標工程中所有的塔體作為一個單位、航標設備作為另一個單位以此類推，此為橫向歸檔。

導致交通建設工程項目檔案管理出現問題的原因

導致交通建設工程項目檔案管理出現問題的因素有很多種，但是這些問題的存在，都會導致交通建設工程檔案的完整性和真實性受到影響。

缺乏較強的檔案管理意識

交通建設項目管理部門在工程項目剛開始時就制定了諸如《竣工檔案編制實施細則》或《項目檔案管理辦法》等規章制度，但是依然存在檔案管理人員因為自身技術素養水平較低，未接受過專業的培訓，因此對于相關規定認識程度不足的情況，無法完整和系統地規劃設計項目檔案，導致其所編制的交通建設工程項目檔案與設定目標之間存在較大差距。

相關的交通建設工程程序沒有嚴格執行

交通建設項目管理部門在項目剛開始時，需要依據相關的法律法規制定規定和確定獎懲措施，如此才能夠實現對交通建設工程項目檔案的規范化管理。但是在實際的工作過程中，部分施工單位為了能夠在規定時間內完工，所以普遍對檔案管理工作不夠重視，這也是導致后期檔案管理難度上升，檔案的完整性與真實性受到影響的原因。

工程技術部門和檔案管理部門之間的規定存在出入

在技術檔案方面，工程技術部門有自身的管理辦法，而檔案管理部門的管理辦法與之存在差異，這也是導致檔案管理的真實性和完整性受到影響的主要因素之一。

提高交通建設工程項目檔案管理完整性和真實性的具體措施

完善檔案管理責任制度

在交通建設工程的初期階段，需要由業主、監理單位、施工單位三者共制定檔案管理責任機制，并且要建立檔案管理機構（即成立檔案檢查小組），負責制定項目檔案文件材料收集、整理、歸檔的工作要求，從而可以為檔案編制進行指導。此外，還需要設立專門的檔案室及檔案管理人員，做好日常檔案管理工作，并且認真落實相關的檔案管理制度，同時參與建設的相關部門也需要積極配合編制和管理工作。作為檔案管理人員，需要不斷提高自身的業務能力，形成基本的檔案管理素養，合理編制臨時文件的管理制度，對于文件的收集、編制、整理以及立卷歸檔等各個環節都需要認真負責，通過相關的制度及法規進行約束，才能夠確保檔案的真實與完整。

要及時地建檔立卷，確保施工進度與項目檔案之間同步

根據審批的程序和步驟，由檔案編制部門進行分項列表和整理，并且按標段中的分部分項工程形成預立案卷的目錄。作為檔案管理人員需要了解項目的進展情況，項目環節完成之后就需要第一時間收集和保存數據資料，并將數據資料進行分類和歸檔。在立卷歸檔的過程中，需要始終堅持隨時收集、隨時歸檔的原則，如此才能夠確保形成的檔案內容完整和真實，則在后續的工作交接上能夠更加順利和有序。作為監理單位和建設單位要先會審檔案資料，并且所有的檔案材料審核通過后才能夠正式簽發交工證書。

對于檔案編制的檢查管理力度也要加強

可以采取動態管理的形式對項目開展中的不同階段進行管理，采取定期或不定期的方式全部檢查原始資料，了解檔案資料的整理情況和電子文件的編制情況，并在此基礎上編制竣工文件。檔案所收集的文件必須屬于原始文件，并且要確保文件資料的真實、準確和規范。同時還應當在項目管理條例中增加項目檔案管理相關內容，要確保所編制的檔案數量和移交數量之間相同，如此有助于未來工程質量維護工作的開展，同時還能夠減少因為移交檔案所可能出現的拖延情況。在完成工程交接后，就可以與參建單位共同開展完善檔案的工作，使得檔案更加完整。

構建檔案網絡管理系統

當前處于信息化時代，交通建設項目工程對于信息技術的應用也越來越多，在檔案管理方面，合理的應用新技術能夠顯著降低人力、物力和財力的支出。同時能夠使檔案進行集中管理與分類處理，并且對電子檔案記錄進行篩查，及時發現其中所存在的真實性問題，同時也實現了對于電子文件和紙質檔案資料的同步管理，為檔案的完整和真實性提供保障。

做好檔案管理相關人員的培訓工作

交通建設項目工程檔案文件的收集與管理需要由專業人員完成，所以相關部門除了需要保證足夠的檔案管理人員數量之外，還需要不斷提升管理人員的業務素養，定期為其開展培訓學習活動，同時要積極引導其創新研究，對現有的檔案管理模式進行創新改革，不僅提升自身價值，也促進檔案管理行業的發展。

結語

當今社會相對于交通建設工程項目的檔案編制管理工作要求越來越高，為了能夠保證檔案的完整和真實，需要多方面共同努力，完善檔案管理責任制度、及時建檔立卷、保證施工進度和項目檔案之間處于同步狀態，同時還需要加強對檔案編制的檢查管理，積極結合信息技術構建檔案網絡管理系統，并做好檔案管理相關人員的培訓工作。

（作者單位：廣東省江門航道事務中心江門航標與測繪所）

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