土賢莊電站建設檔案管理淺析

呂 靜 蘇 磊 韓 寧 耿岳維

（河北省石津灌區管理局 河北 石家莊 050051）

1 工程概況

土賢莊水電站總工期自2011年5月15日至2012年6月30日結束。建設內容為：土建工程施工、金屬結構及機電設備安裝工程施工和并網工程施工等。土建工程施工內容包括：土方工程、前池、進水閘、壓力管道、尾水渠等金屬結構設備的制作；金屬結構及機電設備安裝工程內容包括：水輪機、發電機、水力機械輔助設備安裝、電氣設備安裝、升壓變電設備安裝、公用設備安裝、金屬結構安裝等；并網工程內容包括：線路部分、一次部分、二次部分和通訊部分等。

2 工程檔案管理情況

2.1 檔案管理機構設置。專門成立了河北省石津渠土賢莊水電站籌建處，全面負責土賢莊水電站工程的實施，包括項目宣傳、協調、規劃、設計、招投標、施工安排、技術指導、質量監督、資金籌措、使用管理及審計、檔案管理等具體工作。為進一步加強項目檔案管理，籌建處建立檔案管理機構，設置綜合檔案室，配備專職檔案管理人員2人。設計、監理、施工單位相應建立了檔案機構，并明確檔案管理負責人及管理人員，形成了以籌建處綜合檔案室為中心、以各參建單位的檔案管理人員為基礎的檔案管理網絡，做到有問題及時溝通，及時處理，完善檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理各項規章制度。按照 《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，以及有關檔案管理的法規和規章，制定了一系列有關該項目檔案管理的規章制度，包括檔案立卷歸檔制度、安全管理制度、保密制度、借閱利用制度等。在工程建設初期，為統一檔案標準，確保檔案質量，使檔案資料歸檔規范化，籌建處向各參建單位印發了水利部 《水利工程建設項目檔案管理規定》、 《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》及國家檔案局、國家發改委聯合印發的《重大建設項目檔案驗收辦法》等，作為工程檔案資料收集、整理、分類的參考依據。監理單位及時督促各參建單位按照要求移交檔案。

2.3 加強檔案管理人員業務培訓。籌建處多次派出檔案管理人員參加河北省水利廳和河北省石津灌區管理局組織的檔案管理業務培訓，及時掌握工程檔案管理規范要求，針對該項目的具體內容，綜合檔案室及時組織各參建單位檔案管理人員進行業務培訓，為該項目工程檔案收集齊全、整理規范打下良好基礎。

2.4 檔案管理與建設過程同步進行。在河北省石津渠土賢莊水電站開工建設的同時，檔案管理工作就同時啟動，籌建處把檔案管理作為工程管理人員崗位責任制的一項重要內容，責任落實到人。在開工之前對工程檔案管理人員進行培訓，明確了該項目的建設內容和產生檔案的數量，使檔案收集工作有目標，工程建設期，在檢查工程進度與施工質量的同時，檢查工程檔案的收集、整理情況，發現問題及時糾正，真正做到了有計劃、有反饋、有結果，避免了工程完工之后搞突擊收集、突擊整理造成的檔案收集不全現象。

2.5 檔案管理納入工程管理體制。該項目實行了“項目法人制、工程招投標制、工程監理制及合同管理制”的“四制”管理模式，為檔案管理工作增添了新的內涵。籌建處將檔案管理納入到了“四制”管理中，在編制招投標文件及與參建單位簽訂協議時，專門設有對竣工檔案資料具體要求的條款，對工程檔案的內容、形式、份數、時間等均作出了明確要求。

2.6 建立健全檔案控制體系。建立了包括建設、監理及施工單位的檔案管理三級控制體系，使檔案管理工作始終貫穿于施工管理全過程。對河北省石津渠土賢莊水電站項目工程檔案管理工作高度重視并給予指導，籌建處工程技術人員和檔案管理人員及時進行跟蹤檢查，及時發現檔案產生、收集過程中存在的問題，召集各施工單位和監理單位的有關人員舉行專題會議，共同探討解決辦法，對好的做法進行推廣，促進檔案管理水平上臺階。

2.7 完善硬件管理設施。為了保證工程檔案資料的存放安全、應用方便，籌建處各處室及綜合檔案室均購置了檔案柜、檔案盒、封皮等，綜合檔案室還配置了計算機、除濕機等硬件設施，及時建立了借閱利用記錄，為該項目的檔案管理創造了良好的條件。建設單位對歸檔移交后的檔案進行了科學編目，編制了符合要求且查找應用方便的檢索工具，全部實行微機管理，建立了文件級目錄數據庫，保證檔案實體安全和信息安全。

2.8 資料立卷歸檔與保管情況。土賢莊水電站籌建處認真完成了檔案資料的收集、整理和歸檔移交工作，共形成工程檔案46卷(采取圖紙和文件混合組卷法)，包括工程建設前期工作文件材料、招投標材料、監理文件材料、設備材料文件材料、施工文件材料、合同協議書、資金文件材料、專項文件材料、階段驗收文件材料、質量監督文件材料、竣工驗收文件材料等。