文書檔案管理系統的設計與應用研究

鄭艷燕

摘 要：文章首先從系統總體設計、系統架構設計與應用、系統網絡部署結構的設計與應用、功能模塊詳細的設計與應用和數據庫連接技術這五點分析了文書檔案管理系統的設計與應用，然后從應用原則、應用注意事項和系統安全措施的應用提出了文書檔案管理系統的應用策略。希望給相關人員帶來幫助，促進我國文書檔案管理系統設計與應用水平的提高。

關鍵詞：文書檔案；管理系統；系統技術

中圖分類號：G275.2 文獻標志碼：A 文章編號：2095-2945（2018）34-0087-02

Abstract： At first， this paper analyzes the design and application of document archives management system from the following five aspects： the overall design of the system， the design and application of the system architecture， the design and application of the system network deployment structure， the detailed design and application of the functional modules， and the database connection technology. Then， from application principles， application notes and system security measures， the paper puts forward the application strategy of the document file management system， in the hope of bringing help to the relevant personnel and facilitating the improvement of design and application level of our country's document archives management system.

Keywords： document archives； management system； system technology

1 文書檔案管理系統的設計與應用

1.1 系統總體設計

1.1.1 設計目標

在設計文書檔案管理系統時，主要是依托于計算機網絡技術進行設計，首先設計人員要系統的總體進行規劃與安排，要確定文書檔案管理系統的設計目標，它的設計主要是為了簡化程序，能夠輕簡文書檔案，便于工作人員的管理。同時，也為了能夠更好的實現檔案的收集、歸檔、回收等方面的工作，實現工作的程序化與信息化。以上這些就是文書檔案管理系統的總體設計目標，一切的設計工作都要圍繞這一設計目標去執行。

1.1.2 總體設計方案

在確定了設計目標之后，設計人員就要擬定總體設計方案。首先要確定系統內容的基本設置，一般在設計文書檔案管理系統時，要保證其實現一些功能，主要包括以下幾個方面。第一，就是可以將文書檔案快速的歸類，要實現歸類功能，讓工作人員按照等級重要程度以及文件機密程度進行歸類，之后完整的儲存起來。第二，系統要包含文書文檔借閱部分，這一部分主要應該包括收發文檔和歸還文檔的登記功能，這樣可以便于工作人員在文檔借閱和歸還的時候，清楚準確的進行記錄，從而提高工作效率。另外，在文檔借閱的時候，系統也應該出示一些信息記錄功能，例如，要具備人員信息借閱審批、人員歸還日期等方面的內容。第三，系統要包含文書檔案查詢的功能，在進行這方面的設計時，一定要注意提高查詢的便捷與方便程度，可以具體進行分類查詢設計。例如，實現收文與發文信息的分類查詢，實現文檔的借閱與歸還信息的分類查詢等。

1.2 系統架構設計與應用

在設計文書檔案管理系統時，要設計系統的架構，系統架構是整個系統的基礎部分，一個好的系統架構可以促進系統的安全運行，也利于之后的升級與完善，開發人員可以進行如下的設計。例如，可以使用J2EE的框架，這種框架通常有四層。每個系統層之間都是獨立的，但是層與層之間也有一定的聯系。其中應用表示層可以讓用戶與文書檔案管理系統直接的聯系起來，使用戶可以接觸，工作人員可以把web瀏覽器當作用戶與系統間的溝通界面，在設計好之后，用戶可以通過登錄瀏覽器來訪問文書檔案管理系統的程序。應用持久層主要是進行數據庫的鏈接，可以提高工作人員的工作效率，設計人員可以采用Hibernate和JDBC方式連接，這樣可以進行文書相關數據的刪除、新增等操作[1]。應用業務應用層主要的功能是為系統提供各種模塊功能，例如，可以實現信息統計和檔案管理等等。在整個檔案系統中最重要的核心部分就是業務邏輯層，它是承載多種業務的重要部分，一旦業務邏輯層出現問題，管理系統就會受到影響，出現各種問題，所以一定要注意這部分的設計。

1.3 系統網絡部署結構的設計與應用

在對架構設計之后，還要對網絡部署結構進行設計，在這方面要求技術人員將信息安全角度作為重點進行設計與考慮，一定要提高系統及文書信息的安全性。在通常情況下，設計人員可以用內部網絡來設計系統，一旦想要通過外部網絡訪問數據庫時，要對其進行授權操作，方可進入系統訪問。在具體布置內部網絡時，要做好結構設計，其中包括很多部分，比較重要的就是web客戶端、檔案數據服務器及應用程序服務器等等。目前，時下最流行的就是B/S，它可以實現數據庫、瀏覽器、服務器這三者的設計，可以提高系統的擴展性，利于系統與用戶在瀏覽器頁面進行交互與操作。一般最好的在Windows7環境下進行開發，可以使用NET或ASP開發語言，服務器最好選用Windows2003或2008款，而客戶端，選用360、火狐、搜狗瀏覽器均可。如果使用IE瀏覽器的話，至少要將其升級到IE8.0以上[2]。

在具體應用時，工作人員可以通過路由器來訪問系統內部資料，這方面可以通過web客戶端的設計達成，但是應用時要注意建立相應的鏈接，將路由器進行防火墻檢測，進行去除掉木馬及病毒，保護內部網絡以及文書檔案系統的安全性。其中服務器與客戶端是要連接在一起的，為了提高其安全性，技術人員還可以準備一個備份服務器，這款服務器不需要進行其他工作，只需要進行同步更新功能即可，這樣一旦數據庫信息資料丟失和損壞，則備份服務器上的文書檔案信息也會完整的保留下來。

1.4 功能模塊詳細的設計與應用

在文書檔案管理系統設計時，還要細化每一部分的模塊的功能，整體設計主要分為四個模塊系統。第一是分類管理模塊，它是比較基礎的模塊，在具體應用時可以實現文書檔案的分類、調取以及歸還等工作，還可以通過收藏夾，實現文書資料的收藏，便于功能工作人員高效的將各種檔案進行歸檔處理。其中在分類管理中可以按照文書檔案的具體類型進行詳細的劃分。第二是系統管理模塊，其主要實現對于用戶的管理，當用戶進行文書檔案的借閱或歸檔的時候，工作人員就可以應用到這一模塊，可以利用該模塊進行文書檔案的新添以及刪除。第三是檢索管理模塊，這部分是對檢索的級別程度進行設計。在應用時，工作人員可以選擇是簡單檢索還是跨庫檢索等，還可以在高級檢索中輸入日期、年份等相關信息，從而快速的檢索到想要找的文書文檔。第四是業務模塊，這部分是讓工作人員進行具體的業務工作的，當對進行信息統計或文書檔案進行管理的時候，都要應用到這一模塊。

1.5 數據庫連接技術

在對整個文書檔案管理系統進行設計時，其中有一項非常重要的環節必須引起設計人員的重視，就是數據庫連接技術。進行數據庫的設計主要是實現錄入文書檔案的功能。這種數據庫與系統程序并不是在同一系統中，其是獨立于系統之外的，這樣可以較大的提高存續功能，不僅便于在運行過程中隨時調整和維護，也可以進行相應的系統調試與更新。一般的數據庫中要包含多個文檔，各個文檔之間是有聯系的，技術人員可以通過組織這些文檔實現數據的管理。在設計時，還要注意實現資源數據的共享性，做到統一控制，要標注清系統各部分的作用、字段表、字段名稱與類型等相關內容[3]。人們在應用文書檔案的數據庫時，可以進行數據的錄入與存儲，這都是需要管理員進行管理系統中進行操作的。

2 文書檔案管理系統的應用策略

2.1 應用原則

在應用文書檔案管理系統時，一定要注意以下幾點原則，第一，要注意整體性的原則，在具體應用時，工作人員最好通過與其他部門的協作配合進行文書數據的收集工作，使得文書檔案管理具有整體性。第二，在應用時要注意規范性的操作，要按照嚴格的流程方式使用管理系統。尤其是在收發過程中，應該做好信息登記，并進行規范性的處理，以便為檔案查詢者提供真實有效的信息。第三，要注意保密原則，工作人員可以在信息系統中設置密碼，將不同的文檔放置在不同的分類系統中，將核心文檔重點保管。

2.2 應用注意事項

在具體應用文書檔案管理系統進行工作時，要注意以下幾點。第一，要提高應用意識，相關單位最好要加大資金投入，加大文書檔案管理系統的建設力度，具體結合實際情況，配置高端的軟件與硬件設備，提高檔案管理的效率。第二，要對檔案管理人員進行培訓，提高他們的應用意識與管理意識，尤其是對文書檔案管理系統的使用進行培訓，提高他們的應用水平。第三，要提高檔案管理的力度，相關單位應該健全檔案管理制度，對系統的應用建立相關制度，對檔案借閱與整理等工作的細則進行規范，保證工作者的工作質量。第四，要重視數字化的建設程度，要重視安全性，可以使用開放級別分類，使不同級別的用戶有不同的使用權限。第五，要對重要文件備份，可以采用圖像掃描等方式將最原始的信息內容儲存起來。

2.3 系統安全措施的應用

在應用文書檔案管理系統時，為了使文書檔案管理系統的信息能夠更加安全，相關工作人員要應用一些系統安全的措施。第一，可以應用系統中的日志監控軟件，其可以幫助管理員處理相關問題，尤其是對用戶操作的信息進行記錄，可以記錄下操作的時間及過程。一旦系統出現問題，工作人員可以通過分析日志監督系統的使用，找到問題產生的原因，從而進行針對性的處理。第二，可以應用到用戶權限管理，對不同級別用戶設置權限。第三，在對文書文件管理的時候，可以借助其他軟件進行進一步防護，促進系統的安全性，例如，防篡改技術以及文件電子簽名都是比較好的選擇，它們都可以對相關操作進行審批管理。另外，系統中設計的自動歸化功能也可以被應用在日常管理中，當借閱者逾期不還時，管理系統就可以啟用該功能，將文書自動還回系統中。

3 結束語

綜上所述，隨著科技的發展，應用文書檔案管理的工作者越來越多，因為其具有非常大的優勢特點，既可以保持檔案的完整，又可以提高工作效率。所以為了更好的服務于工作者以及用戶，開發與設計人員更要完善設計技術。同時，工作人員也要提高自己的應用能力，發揮設計中的各組件內容，更好的進行工作。

參考文獻：

[1]孫錫銘.淺析信息化建設項目中的檔案管理系統建設[J].中國管理信息化，2018（18）：176-177.

[2]何虹.淺談新形勢下的文書檔案保密工作[J].辦公室業務，2018（15）：70+74.

[3]宋小杰.辦公自動化在文書檔案管理的應用研究[J].才智，2018（16）：206.