淺談如何加強人事檔案管理工作

于曉燕

一、企業人事檔案管理工作的重要性

所謂人事檔案，主要是指社會機構或組織在人事管理活動中形成的人事文件材料，內容包括個人經歷、德才能績、工作情況等，并以個人為單位集中保存起來的以備査考。人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分。

二、我國企業人事檔案管理工作存在的問題

（1）人事檔案管理模式落后。目前，我國無論是國家行政機構，還是企事業單位都執行統一的人事檔案管理格式、分類、保管方式和裝訂標準，導致相關的人事檔案管理工作模式老套，無法推動人事檔案管理工作的進一步發展。

（2）人事檔案管理人員思想意識淡薄。受傳統管理觀念的束縛，部分企業的領導和員工對人事檔案管理工作普遍缺乏深刻認識，檔案管理意識淡漠，認為人事檔案只是一些資料，沒有太多的利用價值，沒有對其予以重視。

（3）檔案室辦公設備不健全。由于部分單位的經費不足，沒有固定的檔案經費，導致檔案室現代化辦公設備不健全。防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠及濕度調節等設施設備更是無法得到保障，這在一定程度上影響和制約了人事檔案管理的發展。

（4）檔案管理人員素質亟待提高。部分人事檔案管理人員，由于素質低、責任心不強、服務觀念薄弱，從而導致人事檔案管理水平落后，工作方法比較陳舊，只注重紙質檔案材料，卻忽略了與之配套的電子檔案，管理水平僅停留在存檔的層面上。

三、解決人事檔案管理工作現狀的途徑

（1）建立健全人事檔案相關的規章制度。人事檔案管理人員可以結合單位的實際情況制定管理規章制度，促使檔案管理人員重視人事檔案管理工作，增強責任心。

（2）加大人事檔案管理的宣傳力度，努力提高領導干部及職工的檔案管理意識。檔案管理人員要充分利用展板、政務宣傳欄、黑板報、簡報、電子郵箱、QQ群等工具大力宣傳與全體干部職工切身利益相關的檔案知識。

（3）徹底改變現有人事檔案材料內容的單調性和陳舊性，提高檔案的利用價值和功能，豐富人事檔案多元化的內涵。在人事檔案中可增加反映個人真實情況的一些材料，這樣更能全方位的了解個人在“德、能、勤、績、廉”等方面的最新信息。

（4）加強檔案室的硬件配置。設立專門的檔案室，檔案室必須配置專人專用的計算機、復印機、打印機、掃描儀、照相機等現代化辦公設施。必須重點加強硬件建設，這也是保證人事檔案管理質量的必要手段。

（5）提高人事檔案管理人員素質。首先是增強人事檔案管理人員政治思想和職業道德的培養。檔案工作者要提高政治修養和黨性修養，忠于職守、愛崗敬業，堂堂正正做人，清清白白做事。其次是加強人事檔案管理人員業務能力的培養，努力豐富其檔案管理業務知識，不斷提高檔案工作水平。最后是要學會計算機的操作和現代化的檔案管理知識，才可以從以前人事檔案整理繁瑣、勞動強度大、重復性勞動多的工作中解脫出來，提高人事檔案管理工作的效率。

（6）以人為本，增強服務意識。人事檔案管理人員應該解放思想、與時俱進，樹立“以人為本”的理念。在人事檔案管理工作中，始終堅持以“人”為中心，做到尊重人、關心人、愛護人。建立新的人事檔案管理模式，變封閉式的管理為開放式管理，把人事檔案社會化、公開化，才能使人才資源得到更有效、更合理、更公正的利用。

四、結語

綜上所述，加強人事檔案管理工作是一項漫長、復雜、重要的基礎性工作，我們只有不斷地創新工作思路，才能提高人事檔案管理工作效率，體現人事檔案的社會價值，發揮人事檔案的重要作用。

參考文獻：

[1]魯 瑤.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊，2006（4）.

[2]張惠琴，陳春紅.新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].當代醫學，2012（16）.endprint