檔案人員輪崗實施方案研究

馮佳

檔案人員輪崗，有利于調動和激發檔案人員積極性與創造性，提高檔案人員的業務水平和專業技能，持續激活檔案人員的潛能，進而實現工作效益提升；在檔案部門內部形成專業上的合理搭配、知識和工作經驗上的優勢互補，從而達到崗位和人員的最優匹配，有助于增強檔案部門的整體凝聚力和檔案部門的高效運轉，輪崗不僅是崗位的輪換，更是知識、信息、技術和經驗的交流，對提高檔案工作整體水平具有重要意義。

在通過崗位輪換取得上述優勢的同時，如果對于輪崗管理不當，也會帶來一些問題。一是思想觀念轉變上的問題，很多檔案人員已經完全適應了崗位上“從一而終”的工作方式，習慣和安于本職位工作，一旦輪崗會顧慮重重，產生種種畏難想法。初始推行輪崗，必然會有很多思想、意識上的阻力和觀念上的障礙。二是表現在成本上，包括時間、培訓成本以及被輪換者在新崗位上產生錯誤所帶來的成本等。三是在過程控制上，如果缺乏有效控制手段會出現短期甚至較長一段時期的混亂局面，延誤或中斷一些工作的執行與實施。

一、輪崗原則

1.自愿原則

檔案人員有自己的職業生涯規劃，有的樂于輪換崗位，而有的則未必需要通過輪崗的方式來激發工作的積極性和創造性。在崗位輪換的過程中，需要注意因人而宜，避免一刀切的現象。年齡偏大的檔案人員完全適應了崗位上“從一而終”的工作方式，暫時無法理解和接受輪崗，被迫調動崗位，有可能會出現工作不積極，工作興趣不高等情況，反而降低了原有的工作效率。所以確定輪崗對象時一定要兼顧檔案人員的個人意愿。在實施崗位輪換之前，必須對檔案人員的特點和發展方向進行深入的分析和把握，進而確定最終的輪崗方案。我覺得可供借鑒的一種思路是主動輪崗，也就是由檔案人員個人主動提出輪崗申請，再由檔案部門管理者負責審核，統籌安排。

2.總體穩定，局部輪換的原則

堅持在總體崗位穩定的基礎上，局部范圍實行輪崗，以保證檔案工作正常開展和檔案人員的工作相對穩定。在輪崗前，制定出一套詳細的輪崗制度，規定出輪崗的周期、控制好輪換的范圍和人員，形成一套完整的方案，達到有目的、有次序、有針對性地輪換。有計劃、有步驟地或交叉、或跟進地進行，做到循序漸進、穩步推進。

二、輪崗方法

崗位輪換一般有3 種方法：第一，完全輪崗法。全部或大部分按一定順序或周期進行輪崗。第二，部分輪崗法。根據崗位需要和人力資源情況，以相互學習知識和技能為目的，在小范圍內，部分人員之間進行輪崗。第三，混合輪崗法。是將以上兩種輪崗方法結合起來，按一定的組織程序來實施的輪崗方法，這種方法適應性強。

基于自愿和總體穩定，局部輪換的兩個原則，檔案部門內部輪崗建議采用部分輪崗法。可以采取以下三種形式：

1.新員工巡回實習

新員工即剛分配來的畢業生以及從外單位調入未從事過檔案工作的人員，前者具有較系統的專業理論知識，但缺乏實踐經驗；后者對檔案工作很陌生，心中無數。為了解檔案工作全貌，應視其本人情況，安排到每個崗位上見習，讓他們親自體驗不同崗位的工作情況，經過見習輪崗后，再根據他們的工作能力和適應能力給其確定適當的位置。

2.培養復合型人才的輪換

檔案人員輪崗交流是培養復合型人才的一種既經濟又有效的方法。選擇綜合素質高、業務能力強的業務骨干作為輪崗的對象，對這些業務骨干進行有計劃、有目的的輪崗鍛煉，培養他們一專多能的能力，以便在檔案業務內容發生轉變時， 能夠勝任工作。

3.崗位對換

對于出現倦怠情緒的檔案人員進行合理輪換，提高其積極性和主動性，提高工作效率。輪崗交流可行性比較高的方法是雙向的、互換的，即你到我這兒來，我到你那兒去。即有利于保持檔案工作的穩定，又能達到經驗交流的良好效果。

三、輪崗管理

1.切實做好輪崗的整體安排

輪崗應該制定科學詳細的崗位責任制和切實可行的輪崗計劃，明確輪崗對象、輪崗時間、輪崗目標、崗位交接、崗前培訓、考核標準、輪崗效果評估及輪崗工作協調機制等一系列問題。事前對檔案人員的發展能力進行綜合判斷，以做好人員及崗位匹配安排，并制定配套體系，以保證個人能力與崗位要求能有效地過渡、結合。長期、正規、有計劃的進行輪崗，將輪崗細化、規范化，形成有據可依、有章可循的一套制度，循序漸進，穩步實施，以保證輪崗的規范性、有效性、可持續性，并在實際操作中不斷總結經驗，調整改進方法，使輪崗制度日臻完善。

2.確定合理的崗位輪換周期

崗位輪換的周期要根據各個崗位的特點合理確定，注意對不同崗位給與不同的周期，對工作強度大、技術復雜的崗位應給予較長的工作時間，輪換周期也可相對長些，保證檔案人員有充分適應工作性質和發揮潛質的時間。對工作任務簡單、業務性不強的崗位，可以根據實際情況擬定時間，達到輪崗的目的。輪崗周期應根據實際情況而定，不應該是個統一的標準。

3.務必完成輪崗交接工作

檔案人員輪崗交流時必須相對保證工作的連續性和穩定性，否則，就會影響正常工作的開展。所以，搞好交接，是輪崗工作的一個重要環節。這就要求每個檔案人員都應在離崗前做好本崗位的結尾和交接班工作，保證輪崗的順利、通暢的實行。

即將離崗者將移交、歸檔的資料全部及時移送、交清，包括文件清單、物品清單、工作進度清單、工作注意事項、工作經驗總結報告等，確保各項資源完全移交、確保各項進展中工作接收者清楚了解。在輪崗中建議實行交接過渡期，在過渡期內，原崗位人員有責任輔導繼任人員的實際操作，及時提醒注意事項等，以便后行接崗者在短期內盡快適應熟悉新崗位工作要求，確保檔案工作的銜接、穩定和連續。

4.建立可量化的崗位評價標準和考核制度

輪崗不可盲目的進行，要有嚴格的考核制度和評價標準制約，定期對輪崗人員進行工作考評，對輪崗結果進行量化，結合檔案人員表現和崗位性質對其工作態度、工作能力、發展潛力、工作績效等進行綜合考核，作為獎懲、晉升、輪換、年終考核的依據。從整體上建立一種較公正的檔案人員崗位責任，這是檔案人員輪崗得以順利實行的關鍵所在。制定完備的考核制度，才能對今后工作進行現實的指導，才能達到預期目標。

5.抓好監督機制和反饋機制

在實行輪崗過程中，檔案部門應該注重發揮監督指導作用，適時監督檔案人員的輪換情況，考察檔案人員是否適應和勝任本崗位工作，發現問題及時解決。對個別不能勝任者，及時予以調整，以便合理使用人才，充分發揮現有員工的使用效益。必要時應給與相應的指導和幫助，引領檔案人員進行輪崗，避免盲目輪崗和出現混亂。

在輪崗后，及時將輪崗考核結果反饋給被考核人，并提出書面評議及建議。定期對當事人進行追蹤調查，傾聽個人意愿，指導和幫助輪崗者解決工作中的困難和問題，并對其進行一個專業性的評估，了解其特點和不足，給予盡可能的培訓和幫助。

（工作單位：中國石油遼河油田分公司勘探開發研究院）endprint