構建三甲腫瘤專科醫院科研檔案信息化管理平臺體會

吳國萍

（浙江省腫瘤醫院 浙江 杭州 310022）

醫學科研檔案是醫院科技人員在從事與醫學相關科學研究活動中，直接產生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學研究的詳細過程[1]。是醫學科技知識的重要載體，是豐富的信息資源和無形資產。

1.科研檔案信息管理系統

我院作為一家集腫瘤預防、醫療、科研、教學于一體的三甲專科醫院，近年來,平均每年發表論文500余篇，各類立項課題150項以上，專利及成果8～10項。各類獲獎項目每年不少于20項，這在客觀上要求有效有序地收集醫院各學科科研檔案信息資源，實現科教部門對院內各學科科研檔案資源的銜接和利用。如何適應醫院科研發展需求、合理管好用好科研檔案信息資源，已成為科教部門亟需面臨的重要工作。構建科研檔案信息管理平臺是推進科研資源共建共享的重要途徑，是提升科教部門檔案整體服務水平的一項主要工作內容[2]。近年來，我院信息部門在信息系統建設中成果顯著，為構建科研檔案信息管理平臺提供了技術支撐，此外還可以借助省檔案館在信息資源共建共享平臺建設中的經驗和方法，這些都為我院科研檔案信息管理平臺建設提供了有利的條件。通過現代化的信息技術手段，將院內各學科的科研檔案信息資源進行整合和利用，實現院內科研檔案信息資源的綜合管理，為醫院各腫瘤學科發展提供有效的科研檔案服務將是科教檔案部門需要重點解決的問題。

2.我院科研檔案信息化管理平臺的設計思路

2.1 原則

在科研檔案信息化管理平臺建設時應遵循下列原則，使得平臺順利開展。

2.1.1 實用性。根據醫院科研工作實際開展情況，開發實用、實效、可操作的管理平臺，以提高科學理念的管理效率。

2.1.2 前瞻性。在平臺建設時，應遵循檔案管理的前端控制原則，對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能設計在這一階段實現。

2.1.3 安全性。安全性是平臺建設和運行管理中全程貫穿的重要原則，嚴格遵守國家科技保密相關法規政策，維護科研檔案信息的安全。通過有效的安全管理措施和技術手段，確保科研檔案管理操作過程的安全性。

2.1.4 漸進性。平臺建設是一個循序漸進的工作過程，在建設時采取分步實施的方案，優先建設醫院有特色和有較高利用價值的科研檔案資源庫，同步建立各腫瘤學科的科研檔案管理端口，并逐步建設醫院各行政部門檔案需求的綜合性檔案管理信息資源平臺，使平臺具有可擴展性。

2.2 架構

2.2.1 科研檔案的分類。在醫學科研檔案管理中主要以課題基金、科研成果為主，而課題基金則可分為國家級、省部級、廳局級課題和其它各類課題，加強中標課題后期的文書內容、形式包括實物證書等紙質和電子檔案完整齊全，是科研檔案管理工作重中之重的任務，收集歸檔各種課題合同書、年度進展報告、科研論文、結題報告、經費使用情況等。同樣，科研成果按級別劃分，有國家級、省部級、廳局級等，完整的成果標書也是科研檔案收集內容之一。

2.2.2 科研檔案管理流程。按日常科研檔案管理的流程，在科研項目信息化管理體系和科研論文檔案的信息化管理體系的基礎上建立我院科研檔案信息化管理平臺。科研項目信息化管理體系是從項目申請、立項，到項目完成驗收、成果登記報獎，項目每個階段都實施信息化檔案全程管理監控，同時，對整個管理過程的目標、要求和規則科學整合，設計在預歸檔模塊，使科研檔案完整歸檔。

科研論文檔案的信息化管理體系是按期刊級別、文章類型分別進行管理。期刊級別分SCI收錄和中文期刊兩大類，SCI收錄從2016起按中科院JCR分區統計，2016年之前按影響因子的點數統計；中文期刊按2012版省衛計委醫學衛生刊物名錄分Ⅰ、Ⅱ和Ⅲ級，其中Ⅰ級期刊又分中華系列和其它Ⅰ級期刊；文章類型可分為論著、綜述、META分析、個案報道和其它。

2.2.3 運行管理。科研檔案信息管理體系包括技術平臺、科研檔案資源平臺和科研檔案開發利用平臺三個體系，技術平臺是運行管理的保障，科研檔案資源是系統運行的核心部分，科研檔案開發利用則是建立系統的最終目的。

技術平臺包括支撐平臺的軟硬件技術，醫院制定的《醫院科研檔案管理制度》，為建設平臺管理的相關法規政策、技術標準和評價機制，提供了支持，確保整個平臺體系的全局運轉。各學科科教秘書負責科內職工個人科研檔案上傳到系統平臺，科教部門檔案管理人員負責平臺系統前端控制的基礎管理。

科研檔案資源平臺是醫院各部門檔案管理人員及各學科科教秘書根據各自的權限，通過科研項目信息化管理體系和科研論文檔案的信息化管理體系，建立和完善個人科研檔案的錄入、科研項目初審、論文投稿審查和檢索等功能，實現院內科研檔案信息資源的整合、歸檔。

科研檔案開發利用平臺主要包括職工個人、醫院綜合檔案室和科教科檔案管理人員及其它行政管理部門，可根據需求在平臺檢索查詢，獲得相應的信息。科教部門可以通過平臺掌握本院科研總體狀況，為制訂相關法規政策等提供科學的依據，不斷提升本院科研水平。各行政管理部門通過平臺可統籌把握本院的科研工作全局，更好地提升專科醫院的工作效能。

3.科研檔案信息化管理平臺可持續機制建設

3.1 科研檔案信息資源的持續錄入

在醫院各項工作持續發展的強大動力下，各行政部門對科研檔案綜合利用提出了更多的需求。平臺在建設過程中，應根據實際工作開展情況，圍繞當前重點領域建設和學科發展，共同建設完善醫院科研檔案信息資源。加強各學科資源的匯總整合研究分析，科學規劃，組織協調各行政部門、職工個人將科研檔案資源逐步建設到共享平臺，保證科研檔案信息數據的持續錄入。同時，平臺建設同步更新匯總，形成與醫院發展相適應的、各類檔案資源相對完整齊全的醫院科研檔案信息化管理體系[3，4]，實現院內科研檔案信息資源科學合理的共建共享。

3.2 加強科研檔案信息化管理平臺的安全性建設

按照國家相關法規、標準和《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》要求，科研檔案信息安全監管，是貫穿檔案全程管理中應當遵守的重要原則。根據重要程度和業務特點，將科研檔案信息系統劃分為不同等級，按不同強度的安全等級進行管理，優先保護涉及重要數字檔案資源的信息系統[3]。有些科研檔案的內容涉及到專利權或相關人員利益、隱私不便提供利用，可根據管理對象、服務范圍的變化，重新組織鑒定，確定安全保護等級，及時調整安全保護措施。在平臺建設、運行管理過程中，應建立健全科研檔案信息安全管理和利用的法規政策，規劃和設計安全方案，通過有效管理措施和技術手段，分層對用戶開放。用戶可設置資源的安全等級，確保科研檔案信資料作為職工個人檔案信息的安全。

3.3 督促科研檔案信息收集錄入的規范化

因科研檔案資源種類多，散亂，錄入不主動，檔案分散在各科室和科研人員個人手里，導致檔案信息不完整，使得平臺難提供高質量科研檔案信息資源。為此，科教檔案管理部門應抓緊建立健全科研檔案收錄標準體系，將科研文件的形成積累和歸檔工作納入科研項目活動中，與科研人員的工資資金、職務晉升掛鉤，加強科研檔案信息日常采集，及時整理、定期歸檔工作。同時，應全面規劃，考慮各行政部門信息化系統的兼容，設計元數據標準、信息分類編碼、用戶視圖、科研檔案大數據庫標準等基礎標準[5]，構建科學規范的檔案信息資源管理系統平臺，確保醫院科研信息資源被各行政部門有效利用。