淺議衛生監督機構檔案管理

吳寧

摘 要：檔案管理，無以倫比。在衛生監督機構，檔案管理占據至關重要的重要。檔案管理工作的有序和規范，直接關系到衛生監督管理工作的正常運行和穩定。在衛生監督機構中，要做好檔案管理工作，除了要具備過硬的專業技能，還要經得起各種考驗。

關鍵詞：衛生計生監督；檔案；規范有序

工作干得好，檔案少不了。檔案這項工作，是國家機關、企事單位、社會團體在正常運營中自然形成的、按照一定的規律保存、留檔的信息載體。檔案忠實記載、客觀公正的記錄了單位的史料，是總結單位成績的重要的、不可或缺的參考資料，更是檢查單位遵章執行政策方案的最好證明。尤其是對于衛生計生監督機構而言，身為法制化極強的職能部門，做好日常的檔案管理工作顯得尤為重要。

一、衛生計生監督部門的資料歸檔的專業性

當前，衛生計生監督機構的蓋爾任務正在有條不紊的有序進行。衛生計生監督部門的檔案管理工作，相比以前，有了很多壓力。很多資料需要重新建檔、歸檔，這在一定程度上加重了檔案管理人員的工作量。縱觀衛生計生監督部門的檔案案例工作，繼續做得好，又要做出成績，檔案從業人員，應該切實提高自身的專業素質和業務能力，為保障和促進衛生計生監督部門的健康有序發展做出應有的貢獻。

在衛生計生監督部門，所有的檔案資料都應該合理的歸檔，這是做好檔案管理工作的最基礎的責任。歸檔應該按照檔案的日期和順序、裝訂順序、排列順序規范操作執行。檔案管理工作人員除了要熟練操作報表出力方法，還得按照月、季、年上報及歸檔。

除了歸檔，檔案的安全存儲和備份也顯得尤為重要。尤其是衛生計生監督部門，更要嚴謹細致的做好這項工作。無論是檔案劃分的種類、保管的要求、保管的期限，都要運用科學的方法，遵循科學的原則進行存歸檔管理。與此同時，還要采取科技手段，進行安全備份管理，這樣既有利于檔案的保存，又方便于檔案的查早，大大減少了檔案損壞或者丟失的風險。

除了正常收錄的檔案，還有面臨銷毀的檔案。有些檔案期滿，需要銷毀的時候，必須嚴格執行檔案管理規定，由檔案部門提出銷毀意見，嚴格審查把關，編纂檔案銷毀的清冊和目錄，同時還要標注檔案的名稱、卷號、冊數、起始年度和到期年度。單位的相關負責人，還要在檔案的銷毀清冊上簽署具體的意見。在銷毀檔案的時候，檔案機構和相關人員要委派專人監督，銷毀前，認真清查盤點；銷毀后，在銷毀清冊目錄上簽名蓋章，并將銷毀情況整理成書面文字，報告給本單位檔案管理的負責人，另一份則歸檔備查。[1]

二、衛生計生監督部門的檔案管理的安全性

無規矩，不成方圓。尤其是對于衛生計生監督部門的檔案管理工作者而言，更要樹立牢固的責任意識和安全意識，嚴格按照工作流程去開展日常的檔案管理工作，不能有絲毫的粗心大意。

在日常管理檔案的時候，對于單位的含有保密信息的資料要進行特別的管理，要注意嚴格的保密，就算有特殊的原因，也要遵守工作紀律，不能有絲毫的泄露。在檔案書寫的時候，必須按照檔案有關規定班名，字跡工整清晰，不能涂抹，不能筆誤，從源頭上去減少安全隱患的存在。

衛生計生監督部門的檔案管理人員，還應該樹立牢固的安全意識和堅決的保密意識。在日常的工作中，確保檔案的完整和檔案的安全是檔案管理工作的重中之重。身為管理人員，一定要不忘初心，牢記責任，始終把檔案的安全工作和檔案的保密工作放在首位，切實做到防微杜漸，警鐘長鳴。[2]

同時，在日常的檔案管理中，檔案工作人員還應該經常加強安全教育和安全技能培訓，在加大檔案保管力度的同時，還要制定詳細的檔案安全管理預案和防范措施，理順彼此之間的工作關系，認真落實檔案管理所要面對的“防火、放盜、防潮、防有害氣體、防蟲、防塵、防霉、防光”等八防工作，切實提高自身的安全防范和應急處理能力。

三、衛生計生監督部門的檔案管理的主觀性

身為衛生計生監督部門的檔案管理工作者，在日常的工作中，一定要不斷加強現代化意識、法律意識和職業道德意識。作為檔案的管理者，必須要認真維護檔案的真實性和歷史事實的本質。不能利用職務之便隨意篡改和歪曲事實，也不能憑借個人喜好，主觀臆斷，肆意鑒別。要抵制來著各方面的誘惑和壓力，老老實實做人，規規矩矩做事。

對于衛生計生監督部門的檔案管理者而言，必須要具備的扎實的基本功和過硬的專業素質，在檔案管理這個工作室，具備專業的鑒別技能和處理辦公事務的能力，提升開發研究檔案自愿的主觀意識，駕馭專業技能，能夠不斷滿足檔案信息日益增長的需求。不拖后腿，不掉鏈子，讓檔案工作清晰明朗，有效運行。

人不學要落后，刀不磨要生銹。信息時代，互聯網技術發展日新月異。身為檔案管理人員，更應該充分利用高科技，提升專業能力，不斷加強檔案管理的信息化水平，更好的做好本職工作。在日常的過程中，還呀加強與各部門的溝通、協調，不要在自我的圈子里沾沾自喜，閉門造車，應該多走出去，去觀摩，去學習，去取經，吸收先進的經驗，利于自己在今后的工作中能夠游刃有余。

除了要掌握信息，身為檔案的管理工作者，在日常的工作中，還需要主動掌握一定的文史知識，畢竟，漢語言文學與檔案的管理密不可分。如果檔案管理工作者自身具備較強的語言表達能力和書寫能力，對工作的順利開展大有裨益。同時，還要認真研讀現代管理學、圖書館學等專業知識，不斷提升綜合素質，主動適應檔案發展的要求。[3]

四、當前檔案管理工作面臨的困惑

任何工作都不是一帆風順的，檔案管理也不例外。由于隔行如隔山的原因，很多時候，大多數人對檔案管理工作抱有一定的偏見，總覺得檔案管理無非就是簡單的記錄和日常是抄寫，然后找個檔案盒做好標記，認真分類就行了。正是有了這樣先入為主的概念，有些單位對檔案管理工作不夠重視，隨便找個人就能應付一下。這樣的偏見，導致檔案管理工作停滯不前，甚至無從下手。

平心而論，任何檔案管理工作，并不只是單純的把資料放到指定的位置就行。很多人，對檔案管理抱有一定的偏見，在他們看來，檔案管理工作做的再好，也不會給單位創造效益，更別提實現任何社會效益。正是有了這種偏見，導致有些單位的檔案管理工作出現停滯不前、漏洞百出等問題。

檔案管理工作，是單位工作有條不紊運行的根基和保障。通過現象看本質，一個單位的檔案管理，詳細記錄了單位工作人員的基本情況和相關人員的詳細資料，還忠實的記載了單位的相關數據和重要信息。由于對交接環節的疏忽，很容易導致檔案的丟失和錯亂，就算后期彌補，也是忙的手忙腳亂，無形之中加重了工作負擔。[4]

有些單位的檔案管理者，在檔案工作的宣傳管理上，顯得太過輕松隨意。他們很多并不是科班出身，缺少相應的專業知識，之所以干這項工作，很多只是上面壓下來的人物，不得已而為之。由于管理者本人對檔案缺乏最起碼的重視，并沒有長遠的打算，從而導致在工作中粗心大意，經常湊活，這在無形之中埋下了隱患，不利于工作的順利進行。

一直以來，紙質是檔案管理的重要載體，除了電腦打印的之外，很多還是以手寫的抄錄為主要方式。在檔案填寫的時候，不但容易弄臟弄亂，而且容易丟失破損。這種陳舊的檔案管理模式，不但耗費的很多人力、物力和精力，而且對于檔案的及時歸檔整理也很被動，檔案管理的安全性更是沒有得到保障，這樣的隱患，也必須防微杜漸。

五、檔案管理工作的對策及思考

出現問題，不能逃避，想法解決應對才是上上策。對于衛生計生監督管理部門的檔案管理者而言，在日常的檔案管理過程中，要主動強化檔案管理意識，自覺履行檔案管理程序，主動養成認真嚴謹的工作作風，辦事雷厲風行，不虛以委蛇，不拖泥帶水，不陰奉陽違，不危言聳聽，無愧于初心，無愧于工作。

打鐵尚需自身硬，在檔案管理方面，相關的硬件設施也得想法完善起來。單位應當重視檔案管理工作，并配備單獨隱蔽的檔案管理庫房。庫房內不但要有空調、除濕器等設施，還要配備相應的管理配件，做好日常檢查和維護，真正做好八防工作，而不是只是在嘴上說說，不但要腿勤，更要求心細，做好維護工作。[5]

在檔案交接的時候，一定要嚴格按照相關程序進行。交接工作需要嚴密的手續，不能嘻嘻哈哈，不當回事。因為交接工作事關重大，稍有馬虎大意，就可能造成檔案的流失或損毀。在交接的時候，身為當事人，一定要對個人所負責保管的檔案進行全面整理，以高度認真負責的精神，確保檔案交接工作滴水不漏，嚴絲合縫、規規矩矩。

同時，衛生計生監督管理部門檔案負責人，還應該健全檔案管理制度，所有事情，都要有規范的流程，尤其是檔案管理的從業人員，更要具備較高的職業操守，確保日常的規范有序合理化操作，杜絕不該出現的瑕疵和漏洞。所制定的制度，必須具備可操作性，以便更好的 發揮規范指導作用，便于操作和實施，并收到事半功倍的效果。

六、結束語

總而言之，身為衛生計生監督部門的檔案管理工作者，在日常的工作中，應該自覺肩負起責任，在工作上一絲不茍，始終把單位的利益放在前面，不斷加強自身的文化水平和業務能力，努力完善檔案管理的安全性，加強信心，拼搏進取，總結經驗教訓，提高業務能力。

參考文獻：

[1]茹明霞.加強基建檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2008，（5）：25-26.

[2]許冬生. 安全文化建設是拯救人生命工程的重要保證[J]. 湖南安全與防災，2006，（12）.

[3]劉焱華.企業安全生產是以人為本， 維護職工的最大利益[J]. 重慶勞動保障，2006， （9）.

[4]黃曉英. 建立“效益型”企業檔案工作機制的思考[J]. 廣東檔案，2001，（2）

[5]汪翠萍.如何近一步規范事業單位會計檔案管理.湖北檔案，2006；增刊：113.