淺談文書檔案管理特點

穆丹

摘 要：文書檔案是企事業單位在行政管理事物活動中產生的見證單位發展的資料和文件，對單位決策和發展有一定的輔助作用，文書檔案管理是否科學對文書檔案的利用率有較大的影響，所以，研究文書檔案管理的特點對提高文書檔案利用率有一定的作用，也有助于改進文書檔案的管理方式。本文主要介紹了信息時代背景下我國文書檔案管理的特點，并指出當前我國文書檔案管理中常出現的問題，提出了相應的解決措施。

關鍵詞：文書檔案；管理；特點

計算機技術的飛速發展給人們的生活和工作帶來了巨大的變化，在文書檔案管理方面，計算機技術逐漸替代了傳統的人工整理，提高了文書檔案管理工作的效率，計算機管理和人工管理并存的情況改變了文書檔案管理的方式，使文書檔案管理呈現新的特點，而分析文書檔案管理現狀并總結文書檔案管理特點對企事業工作有重要的作用。

一、文書檔案的管理特點

（一）內容繁雜，時效性強

文書檔案管理的對象主要是各種紙質資料和電子資料，包括合同、協議文書、單位文件、部門資料、人事關系及調動記錄、業務記錄、會議記錄、登記選票以及其他各種日常工作中產生的文件和檔案，企事業單位的日常運行通常會產生大量的內容多樣、形式多樣的文件檔案，按照文件的性質可以將它們分為政策性文書檔案、記錄性文件資料和見證性文件資料，政策性文書檔案的記錄的主要官方事業單位或半官方性質的團隊、組織的原始活動內容，記錄的內容都是與政策方針、法律法規、行為規范等相關的內容，包括各種公文、法令的初步擬定方案和修改記錄，具有一定的權威性；記錄性文件資料是指企事業單位的某一工作項目從開始到結束的整個過程中產生的各種文檔、憑證，它的形成、收集和整理、入檔過程與項目基本流程相符；見證性文件資料是指反映企事業單位的發展過程的資料，如單位基本資料、機構設置、工作變動、大事件記錄等。文書檔案管理的工作內容就是對以上繁雜的文檔資料進行整理、分類、入檔以及將各種資料的內容提煉出來形成檔案，文書檔案工作的一項重要內容是資料的手機和保存，即將企事業單位的重要文書檔案記錄并存檔。很多文書檔案都具有時效性，尤其是單位運行中產生的各種日常文件，所以文書檔案管理工作需要及時將這些文件整理并提煉出重點內容，方便工作人員查閱。

（二）辦公自動化

計算機的飛速發展讓人們迅速進入了信息時代，計算機、互聯網、云計算已經成為當代人們工作中不可或缺的工具，文書檔案管理工作也是這樣，隨著計算機的普及和云計算的發展，文書檔案管理已經基本實現了辦公自動化。文書檔案的形式有紙質檔案和電子檔案兩種，對于紙質檔案，文書檔案管理人員通過掃描、語音輸入等方式將其轉化為電子檔案，智能的云計算技術可以通過關鍵詞篩選的方式整理出檔案中的重點內容，減少工作人員的工作量。傳統的人工文書檔案管理中，工作人員收到文件后需要手動輸入文件內容，手動轉換文檔格式、添加文檔目錄等，工作內容繁瑣且效率低，還容易出現錯誤，尤其是年末的工作資料整理，大量的文檔資料要求工作人員提前一兩個月開始整理，而應用了云計算技術和縣級的文檔管理系統之后，工作人員可以隨時登陸文檔系統，利用先進的辦公設備將紙質文件直接轉化為電子文件，并通過計算機文件檔案管理系統智能添加目錄，工作人員只需要將紙質文檔進行分類并按照一定順序排列，在計算機的智能控制下，電子文檔很少出現內容遺漏、顛倒順序的問題，既提高了工作效率，又降低了錄入文檔信息的錯誤率，同時，利用統一的電子設備處理文檔有助于規范文檔的格式和處理標準。辦公自動化還體現在文檔信息利用的自動化，文書檔案錄入智能管理系統后，可以實現一對多利用模式，即一份文書檔案可以同時供多人使用。文書檔案管理的一項重要內容就是文書檔案的檢索，未引進計算機文檔智能管理系統時，文書檔案的檢索只能依靠工作人員手動查找，所以傳統人工管理模式下，文書檔案的查找占據了文書檔案管理人員的大部分工作時間，而引進計算機文檔智能管理系統后，單位員工可以在系統中登陸自己的賬號自主查詢需要的文書檔案，計算機數據庫系統可以利用員工輸入的關鍵詞或篩選條件進行智能查詢，準確率和效率都遠遠高于人工查找，實現了查檢索文書檔案的自動化。

（三）文檔一體化

由于文件資料數量多、內容繁雜，所以在傳統的人工文書檔案管理工作中，文書工作和檔案工作通常是分部門或分別由專門的工作人員負責的，文書工作的工作對象是文件，包括文字、圖表、音頻、視頻等資料，是形成檔案的基礎，檔案工作的工作對象是檔案，是由文件轉化來的有效信息，而信息時代的到來改變了文件檔案管理的模式，計算機文檔智能管理系統的出現實現了文檔一體化，將文書管理和檔案管理合為一體，實現了文書實體生成、文檔管理、文檔查閱、文檔信息利用的一體化和文書檔案的標準化。在計算機文檔智能管理系統中同時存在檔案管理系統和文書管理系統，云計算技術下的檔案和文書的區別更小，日常工作中生成的文件輸入智能管理系統后經過系統的簡單處理就轉化為檔案，系統根據檔案的關鍵詞等信息自動判別檔案的類型并存儲在相應的文件夾中。文書與檔案聯系緊密但相互獨立的兩項內容，所以人工管理模式下文書與檔案存儲在不同位置的，在計算機文檔智能管理系統中，文書與檔案也是存儲在系統的不同模塊，但是由于計算機數據庫系統內部是網狀結構，所以文書與檔案的存儲位置有一定的關聯性，如果使用者有需求，系統可以迅速找出與檔案對應的文書或與文書對應的檔案，實現了文書檔案查找利用一體化。

二、文書檔案管理工作中出現的問題及解決措施

（一）工作人員的專業素質有待加強

據調查，很多單位的文書檔案管理工作人員都是由其他部門的工作人員兼任或其他專業的人擔任的，這些工作人員普遍缺乏文書檔案管理的專業知識，經常在辨別檔案真偽、檔案分類、檔案信息提取等方面出現問題，給檔案管理工作造成很多問題，降低了工作效率和正確率。所以，企事業單位要設立專門的檔案管理部門，招聘專業的檔案管理專業的人才負責文書檔案管理工作，還要定期開展文書檔案管理培訓，加強工作人員的專業技能，提高其專業素質。

（二）文書工作與檔案管理銜接不當

在文書檔案管理工作中常出現文書管理與檔案管理銜接不當的問題導致檔案不能及時形成，降低了文書檔案的利用率。所以，工作人員在文書管理和檔案管理工作中必須使用同一套標準，使智能管理系統能夠直接從文件資料中提取出檔案信息并形成檔案。

（三）電子文檔安全問題

文書檔案的信息化管理中，電子文檔的安全是一項不可忽視的問題，工作人員的疏忽或計算機管理系統的漏洞都會導致電子文件的丟失或系統被侵入和惡意破壞，所以，單位要完善系統的軟件和硬件功能，防止外界病毒侵入系統，還要建立健全的電子檔案管理制度，合理設置賬號權限，防止工作人員在查閱資料時不慎刪除或修改資料，檔案管理人員要熟練掌握系統的操作規程，避免由于操作不當導致文件損壞。

三、結語

綜上所述，文書檔案管理的工作內容主要是整理、整合、儲存檔案，其本身就具有內容繁雜、時效性強的特點，在計算機技術和云計算技術迅速發展的背景下，文書檔案管理工作引進了這些先進的技術，并形成了辦公自動化、文檔一體化的特點，提高了文書檔案管理的工作效率和服務效果。文書檔案管理的特點直觀地反映了文書檔案管理的現狀和發展趨勢，所以企事業單位要了解其特點，把握文書檔案管理的發展趨勢，不斷完善文書檔案工作模式。

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