疾病預(yù)防控制中心質(zhì)量體系檔案管理現(xiàn)狀和對策

李家慧

（簡陽市疾病預(yù)防控制中心 四川 簡陽 641400）

隨著衛(wèi)生醫(yī)療體制的不斷改革，傳統(tǒng)型的預(yù)防檢測工作已經(jīng)無法與疾控中心質(zhì)量體系檔案管理的要求相適應(yīng)，檔案管理工作會對實驗室質(zhì)量體系的運行有著重要的影響，其已經(jīng)不是一種過渡性和階段性的任務(wù)，還是常規(guī)性的具體工作，所以實驗室質(zhì)量體系檔案管理工作應(yīng)該以日常管理為主，對于實驗室質(zhì)量檔案要做到及時的整理及完善，做到檔案的實時歸檔，保證實驗室質(zhì)量檔案的完整性。

1.疾控中心實驗室質(zhì)量體系檔案管理的內(nèi)容分析

根據(jù)檔案管理的內(nèi)容我們可以將其分為檢驗技術(shù)類檔案、綜合類檔案、質(zhì)量控制類檔案、輔助記錄類檔案、儀器設(shè)備類檔案等。

（1）實驗室檢驗技術(shù)類型的檔案：該種類型的檔案是對檢驗樣品從采樣開始到最后出具報告整個過程進行的記錄，是疾控中心實驗室檢驗最真實的記錄過程，具有專業(yè)性的特點。涉及到了檢驗技術(shù)協(xié)議、流轉(zhuǎn)單、檢驗原始記錄、檢驗報告單等，作為疾控中心來說其移交的檢驗報告是否真實和可靠將直接的決定著實驗室和客戶的利益，所以這類型的大干應(yīng)該有適當(dāng)?shù)谋４嫫谙蓿⒆龅酵旰玫谋Ｃ堋?/p>

（2）綜合類型檔案：此種類型的檔案包括了內(nèi)外部兩類檔案，外部文件是有效保證實驗室工作的上級發(fā)布的制度文件和法律法規(guī)等，內(nèi)部文件包括有效保證實驗室運行的年度計劃、人員變動、實驗室環(huán)境建設(shè)等檔案信息。

（3）質(zhì)量控制類檔案：此種類型的實驗室檔案指的是確保實驗室檢驗質(zhì)量的體系文件，是有效保證實驗室內(nèi)部運行的法規(guī)性文件，具體的包括有實驗室質(zhì)量管理手冊、質(zhì)量管理程序文件、質(zhì)量記錄、質(zhì)量受控文件、技術(shù)記錄、質(zhì)量控制計劃、質(zhì)量檢定計劃等，座椅作為實驗室為了做好檔案質(zhì)量管理就應(yīng)該從質(zhì)量體系文件相應(yīng)的控制程序出發(fā)，做好各種影響實驗室質(zhì)量體系因素的有效控制，從而實現(xiàn)所有數(shù)據(jù)及記錄的完善及保存。

2.疾控中心實驗室質(zhì)量體系檔案管理不足

對于疾控中心實驗室質(zhì)量管理來說，檔案是質(zhì)量體系管理中最原始、最真實的記錄，能夠最客觀的反映出疾控中心試驗室檢測質(zhì)量和水平。實驗室檔案材料是進行質(zhì)量體系文件編寫的依據(jù)，所以實驗室質(zhì)量體系檔案管理至關(guān)重要，其涵蓋了質(zhì)量評審相關(guān)的內(nèi)容，是切實保證實驗室評審工作順利進行的鑒證依據(jù)。

2.1 疾控中心質(zhì)量體系檔案管理手段尚未得到有效的整合

對于疾控中心來實驗室質(zhì)量體系和檔案管理工作二者是互相銜接、互相制約、互相依存的，所以對二者關(guān)系的有效理解能夠有效的推動實驗室質(zhì)量認(rèn)證體系工作，但是從當(dāng)前來看，實驗室質(zhì)量體系檔案管理手段尚處于分離的狀態(tài)，文件及資料尚未實現(xiàn)統(tǒng)一的審批、統(tǒng)一的格式。

2.2 相關(guān)工作人員對疾控中心質(zhì)量體系檔案管理認(rèn)識不足

雖然當(dāng)前大部分的疾控中心質(zhì)量體系檔案管理工作人員已經(jīng)具備的相應(yīng)的工作經(jīng)驗，但是仍舊沒有對檢測質(zhì)量做到真正的理解和認(rèn)識，工作中將產(chǎn)品是否合格作為質(zhì)量檢測的標(biāo)準(zhǔn)，而忽視掉了客戶的關(guān)注和滿足，這必然會對疾控中心質(zhì)量體系檔案管理工作的成效產(chǎn)生影響。

2.3 疾控中心質(zhì)量體系與檔案管理尚未在內(nèi)容上建立起相應(yīng)的聯(lián)系

對于一個單位來說檔案是最直接、最真實反映單位活動的內(nèi)容，可以通過書面形式、電子文件的形式進行保存。而從質(zhì)量體系角度來看，相應(yīng)的文件是有效組織質(zhì)量體系檔案管理的關(guān)鍵和重點，也就是說二者不管是從內(nèi)容還是從載體上來看，都是密不可分的，但現(xiàn)實中二者卻并未在內(nèi)容上建立起任何的聯(lián)系。

3.提高疾控中心質(zhì)量體系檔案管理成效的措施

3.1 提高疾控中心管理層對實驗室質(zhì)量體系檔案管理的重視程度

對于疾控中心來說實驗室檔案管理工作是一項機密性、政策性和專業(yè)性非常強的工作，作為疾控中心的各個部門來說則應(yīng)該充分的認(rèn)識到在質(zhì)量體系當(dāng)中檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到實驗室質(zhì)量體系檔案管理對于疾控中心的業(yè)績來說的重要性，從而在推動檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的同時，有效的提高疾控中心的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

3.2 引進先進的檔案管理設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理信息化

雖然檔案管理屬于一項傳統(tǒng)性的管理工作，但是在實際檔案管理當(dāng)中還需要引進科學(xué)化、信息化技術(shù)來有效提高管理的效率，這就需要做好技術(shù)的創(chuàng)新、技術(shù)引進工作，比如購置檔案信息化優(yōu)化所需的硬盤、高速掃描儀、文件管理系統(tǒng)等的購置。有效的提升疾控中心信息化檔案管理的水平，同時還需要加強軟件建設(shè)工作，并做好實驗室質(zhì)量體系檔案的分類保存。

3.3 做好疾控中心質(zhì)量體系檔案管理工作人員的定期培訓(xùn)工作

當(dāng)前疾控中心實驗室質(zhì)量體系檔案數(shù)量不斷增加，這就在一定程度上加大了檔案管理的工作量，再加上當(dāng)前電子檔案的出現(xiàn)，雖然在一定程度上使得檔案管理工作更加的便捷，但是也導(dǎo)致檔案管理工作變得更為復(fù)雜，所以就對檔案管理人員提出了技術(shù)提升的要求。那么作為疾控中心來說則應(yīng)該對檔案管理人員做好定期培訓(xùn)工作，使其能夠通過培訓(xùn)掌握相應(yīng)的管理工具和管理手段，不斷提高檔案管理工作能力。與此同時還需要加強相應(yīng)人員檔案管理的責(zé)任意識，使他們認(rèn)識到檔案管理工作的作用，從而不斷促進檔案管理向著科學(xué)化的方向發(fā)展。

3.4 加強疾控中心檔案管理制度工作，實現(xiàn)檔案管理體制的不斷完善

疾控中心質(zhì)量體系檔案管理應(yīng)該做好責(zé)任制度的貫徹和落實，作為檔案管理工作人員應(yīng)該認(rèn)識到自己所承擔(dān)的責(zé)任，從而在意識上做到提升，那么作為檔案管理部門則應(yīng)該做好關(guān)于檔案收集到檔案使用全部環(huán)節(jié)的管理制度完善工作，切實的保證質(zhì)量體系檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。另外針對檔案管理工作還應(yīng)該做好業(yè)績考核制度的建設(shè)工作，針對檔案管理工作人員實行定期考核制度，從而從制度上督促其進行技能和知識的更新，不斷適應(yīng)時代的發(fā)展和血牛，進而有效的推動疾控中心實驗室質(zhì)量體系檔案管理工作。

4.結(jié)語

對于疾控中心來說檔案管理工作屬于實驗室質(zhì)量體系建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，所以做好檔案的分類管理工作，則能夠在一定程度上有效的提高疾控中心的工作成效、提升群眾的滿意度。實驗室檔案作為實驗室質(zhì)量提升的一手參考資料，其管理的成效將直接決定著實驗室的專業(yè)水準(zhǔn)，屬于實驗室日常管理工作的重要環(huán)節(jié)和手段。當(dāng)前疾控中心質(zhì)量體系檔案管理工作存在著疾控中心質(zhì)量體系檔案管理手段尚未得到有效的整合、相關(guān)工作人員對疾控中心質(zhì)量體系檔案管理認(rèn)識不足、疾控中心質(zhì)量體系與檔案管理尚未在內(nèi)容上建立起相應(yīng)的聯(lián)系三大問題，而要解決這些問題，則應(yīng)該提高疾控中心管理層對實驗室質(zhì)量體系檔案管理的重視程度、引進先進的檔案管理設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理信息化、做好疾控中心質(zhì)量體系檔案管理工作人員的定期培訓(xùn)工作、加強疾控中心檔案管理制度工作，實現(xiàn)檔案管理體制的不斷完善。

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