對館藏歷史檔案數字化過程中質量控制的思考

李來賓

摘 要：歷史檔案是我國檔案資源體系的重要組成部分，是政治經濟文化活動的歷史憑證，是研究社會歷史的第一手資料，是國家的記憶，是中華民族寶貴的歷史文獻遺產。隨著數字化時代的到來，歷史檔案數字化已成為不可逆轉的重要潮流。因此文章重點就館藏歷史檔案數字化過程中的質量控制進行分析。

關鍵詞：館藏歷史檔案；數字化；質量控制

隨著檔案數字化工作的蓬勃開展，對數字化質量控制的研究已越來越深入。歷史檔案形制復雜多樣，數字化質量控制要從多方面入手，多角度考慮，系統制定解決方案，才能做到歷史檔案數字化的全過程質量控制，以達到數字化的質量要求。

一、檔案數字化各環節的質量控制

（一）檔案條目著錄環節的質量控制

一是未錄入條目數據的，運用專業網絡數字化加工管理系統，錄入條目數據，并生成二維條碼，與檔案實體一一對應地粘貼在相應位置。二是對著錄項不齊、不全、不準的數據，要進行補錄。三是要根據檔案的性質、類別、查閱權限等情況對著錄項進行切分。四是重大工作任務、任免、表彰、獎懲等文件所涉人員姓名要錄入到備注項中。

（二）檔案整理環節的質量控制

一是拆釘。在不損壞檔案實體的前提下，對已裝訂檔案要拆除裝訂，以保證掃描的質量和效率；二是規范編頁。在掃描之前，對沒有編頁或編頁不規范的檔案進行重新編頁，編頁不應壓蓋檔案內容和原編頁號；三是對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復；四是圖像質檢完成后，拆除裝訂的檔案應按照基本恢復檔案原貌的要求重新裝訂。最后，在上述整理過程中，要對檔案實體調整情況在備考中注明。

（三）檔案掃描環節的質量控制

一是掃描設備的選擇。應按照檔案幅面的大小和紙張狀況選擇相應的掃描設備。二是數字化后文件命名和存放位置。掃描后的圖像文件存儲于以相應案卷或文件的檔號命名的文件夾中。文件夾內的圖像文件命名宜與相應案卷或文件的題名保持一致。確實無法保持一致的，可根據檔案主要內容提取關鍵字重新命名。三是在圖像采集過程中，要確保原件完好無損。

（四）圖像處理環節的質量控制

一是對圖像清晰度、失真度、偏斜度等進行檢查，同時核對文件內的頁數是否與工作單中記錄的頁數相符。二是圖像自動加工，包括格式自動轉換、圖像自動裁切等功能。在TIFF格式圖像轉換為JPG格式圖像過程中，通過自動定位圖像背景坐標，對TIFF格式圖像自動裁切并壓縮轉換，生成J PG格式圖像，很大程度上可以避免人工操作造成的失誤，提高質量管控能力。三是對掃描結果按照圖像上的頁號進行檢查，如次序不對進行調整，以確保電子影像的順序與實際紙張資料的順序完全相符。同時可以對成品自動檢查，包括畫幅數自動核查、圖像命名核對、封套圖像核對等功能，通過技術手段進行自動檢查。數據掃描加工過程中，系統能夠前后比對目錄與實際掃描圖像數量、命名及封套圖像等，一旦實際掃描圖像與目錄出現不吻合時，不允許掃描圖像上傳，倒逼加工人員檢查核對掃描圖像的準確性，從而確保掃描加工環節圖像數據的質量。四是在服務器端對已錄入完成的卷宗進行抽驗，根據工作單準確核對頁數頁碼的正確性，并檢查影像圖質量。以上過程中，如發現不合格圖像應及時返回前一工序進行糾正。

（五）數據掛接與總檢環節的質量控制

一是對條目數據著錄項目的完整性、著錄內容的準確性進行檢查，對質量不合格的條目數據及時進行整改。二是對成品文件是否存在不能打開，或內容與相應條目數據不符等現象進行逐一檢查，發現問題及時反饋整改。三是對圖像質量進行檢查。圖像模糊、不完整、變形或缺頁都要整改，重新數字化。

（六）數據驗收環節的質量控制

檔案管理部門及業務指導機關以抽檢方式對條目數據、成品文件的質量進行檢查，并填寫《檔案數字化成品驗收單》。當條目錄入有錯誤或圖像文件不完整、不清晰或掛接錯誤時，判定為“不合格”。抽檢的比率應達到掛接條目數量的5%以上（含5%），合格率應達到95%以上（含95%）。合格率=（抽檢合格條目數/抽檢條目總數）×100%。

二、館藏歷史檔案數字化質量保障措施

（一）完善相關規章制度

制度是維護正常工作秩序、保證各項決策順利執行和各項工作正常開展的基礎。制度的規范性和實操性在實現工作程序的規范化、崗位責任的法規化、管理方法的科學化等方面起著重要作用，對大規模數字化工作及質量控制尤為重要。在歷史檔案數字化工作中，可以將制度分為兩類：一類為管理性的，對數字化工作相關行為和工作流程進行規范和約束，確保數字化各項工作的有效執行，并根據數字化項目特點，結合質量管理各個環節，建立相應的管理制度；一類為實操性的，對數字化工作相關工作要求、技術標準等作詳細說明，用以指導各項工作的有效開展。由于歷史檔案形制復雜、檔案狀況不一，很難采用一個數字化加工標準來衡量。為此，在制定規范性制度時，需采取分層設計的方法。首先，建立數字化加工質量基礎標準，確定圖像質量基本要求和操作規范，劃定數字化加工質量紅線；其次，根據檔案的不同類型和保管狀況，在基本質量要求和操作規范的基礎上，制定詳細的質量標準和實施細則；最后，統一項目質檢工作程序及標準用語，將常見錯誤分類，并制定相應處理機制，確保質檢工作中檢查標準的統一，最終實現檔案數字化工作的質量檢查標準化及質量可控化。

（二）加強對軟硬件設備的管理力度

檔案數字化是檔案管理的趨勢，要確保最終數字化成品質量，對設備和軟件的管理極其重要。設備型號、加工方式等都會對最終圖像參數產生一定影響。為此，在設備使用上，應型號統一，使用前統一進行檢查和調試安裝，并對設備的使用權限和功能進行物理和軟件使用上的限制，避免加工人員擅自調整設備參數，增刪軟件，確保成品數據的穩定和安全。同時，應做好設備運維，每天要對設備進行除塵等日常清潔，同時由專人定期檢查掃描儀玻璃板、背板等，通過色卡進一步檢查設備色彩狀況。若出現玻璃劃痕、背板變色等情況，須由專業人員進行更換。在軟件管理方面，要針對項目特點，設計掃描、優化、著錄、校對、質檢、自動掛接、查詢檢索、數據轉換、數據上傳、數據備份等數字化相關功能。能夠支持“目錄數據庫”和“圖像數據庫”的創建、錄入和導入、導出，并自動批量掛接，支持實時工作量的統計輸出，并能夠自動生成工作進度統計圖表。通過對檔案數字化數據進行統計分析，可以全面掌握當前數字化質量狀況，并有針對性地制定相應舉措，開展專項培訓，進一步提高加工人員的業務能力，以更好地實現檔案數字化質量控制。

（三）做好流程管控工作

鑒于歷史檔案的復雜性，結合檔案特性，質量控制需要建立一個相對合理、運行順暢的數字化項目運作流程。整體來看，歷史檔案數字化工作流程包括前期準備、加工監管和檢驗接收3個階段，包含了立項調研、前期試掃、檔案原件交接、掃描前處理、加工掃描、數據質檢、驗收等多個環節，并設有相應的工作流程和管理權限。

總之，館藏檔案數字化工作作為檔案資源建設的主要手段之一，是數字檔案館積累館藏的基礎。如何保證數字化產品的質量，一直是數字化工作面臨的關鍵所在。文章詳細闡述了館藏歷史檔案數字化過程中各個環節的質量控制要點，同時建議從制度、設備和流程三個角度進行一步強化管理，切實保障館藏歷史檔案數字化過程有序安全開展。

參考文獻：

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