論檔案管理電子化的重要性

邸文君

【摘 要】什么是檔案？《中華人民共和國檔案法》為檔案作了定義：指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄，是歷史，能反應一切活動的原始面貌，所以，檔案并不是新產生的事物，而是由有形的原始記錄材料轉化而來，具有極其重要的歷史價值，我們有責任、有義務管理好日常工作中的各類檔案。

【關鍵詞】檔案管理；電子化；重要性

一、檔案管理的重要性

首先，因為檔案是一切人事、活動的原始記錄，所以-一個單位檔案的建立能夠確保在有需要的時候能夠做到有據可依、有證可查。在如今經濟高速發展的現狀下，良好的檔案管理變身為一座堅固的橋梁，為工作的正常有序開展打下了堅實的基礎；其次，我們能夠通過對檔案歷史數據的統計分析，對某一項工作的發展做出趨勢線判斷，或者通過數據分析的結果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進行怎樣的調整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎；最后，檔案也是一個單位的成長記錄，是這個單位的文化沉淀，是單位的內涵及外在形象體現。

二、檔案管理與保護的要求

《中華人民共和國檔案法》對檔案工作的基本原則作了規定：統一領導、分級管理、維護檔案的完整與安全、便于社會各方面的利用。基于國家對檔案工作所作的具體規定，一個單位的檔案管理與維護應該要做到統一領導、集中管理、對檔案進行維護管理并確保檔案安全、便于社會各方面的利用。

（一）、單位負責人統一領導。目前，傳統的檔案管理工作，存在諸多弊端：不規范、易損壞、易泄密、易丟失、保存成本高昂，無法統計，查詢不方便，往往要找一個文件需要花很長時間到檔案館（室）翻閱查找。近年來，隨著信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，傳統管理環節或增加或復雜或弱化，尤其是檔案接收的范圍、時間、載體和實現方式、利用形式等發生了很大的變化，傳統的檔案管理模式無法滿足現代化的工作需要，已經面臨全面改革。

（二）、單位檔案實行集中管理。一個單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財務檔案以及與專業工作相關的業務檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業人員采取專業的設備技術實現集中管理。能更好的實施各項工作制度、能減少管理及維護成本、能節約管理場地的建設、能充分采用先進技術設備進行現代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。

（三）、檔案的維護。日常我們要對檔案的全面完整性、真實性、時效性以及規范性進行維護，這是檔案管理最起碼的基本要求，完整有效規范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質基礎。全面完整性：主要是指三個方面，第一是數量的完整，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質量意義上的完整，也就是從系統性方面要維護檔案的有機聯系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過程中，因各種理化因素或有害生物對各種檔案制成材料產生不同程度的損害，一旦發生這些情況，為了使這些破損檔案恢復原貌，繼續發揮作用，必須由專業人員對破損檔案進行及時修復。

（四）、檔案的安全防護。安全主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質安全；二是要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數字檔案需進行加密處理，檔案室內需安裝360度無死角攝像頭，同時還需做到人離鎖落、定期對檔案室進行檢查清點等。

（五）、檔案的利用。檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。這是檔案管理的根本目的，是檔案管理的價值體現，所以檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應該要以方便利用為目的而不斷進行優化，盡可能提供高的服務效率和服務質量。首先在檔案收集過程中一定要做到全面完整，同時除了首次收集外，在日后的工作中還要將人事或其他工作的整個變化過程所產生的有用的資料進行及時補充收集整理，只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。所以檔案的收集及接受相關的制度流程一定要制定完善并嚴格執行；其次，對于收集的檔案要加強審查并整理歸類。傳統的分類檢索方法主要是通過全宗目錄、卷宗目錄及卷內文件目錄進行檢索。所以說，檔案，一定要充分利用才能體現其價值，單位的各位領導也一定要重視檔案的管理單位的發展才更有可能蒸蒸日上。

三、檔案電子化建設

檔案電子化建設就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案電子化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。在《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中就提出：“貫徹落實國家有關電子文件管理、數字檔案館建設的文件精神，加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設。做到電子目錄、全文數據與紙質檔案同步進館。按照有關規定，在試點基礎上推動機關電子文件管理工作……在深入調查研究的基礎上，逐步完成全國范圍的專業檔案資源體系規劃。”

四、降低檔案管理成本

傳統紙質檔案對保存環境要求過高，環境的溫濕度、防火、防水、防盜、防鼠。本項目的建設將對各部門、單位形成的電子文件進行集中統一管理，將比傳統的辦公方式下各部門、單位的分散管理要節約大量成本，減少重復勞動，提高工作效率，且易于專業化管理。

五、檔案信息資源共享，提高效率

系統建成后，免除了“信息孤島”的現狀，實現了信息資源共享，各級各單位在得到相應授權后可隨時根據工作需要調取查詢檔案文件，檔案管理系統將進一步增強和擴展傳統檔案管理的功能，進一步提高審批系統的辦公效率和社會價值。通過OCR技術對檔案進行文字識別后，可進行全文關鍵字查找，提升檔案文件查找的速度，精度。最大限度的減少檔案管理人員的勞動強度，提高檔案工作的效率和質量。

六、提高檔案管理工作的安全性

通過對檔案數字化，為使用者提供便利，快速查找，檔案數字化后的安全問題全得到很大的提高，對于沒有權限的人員是無法查看的，通過異地備份，在發生重大自然災害后檔案的完整性不會受到任何傷害。電子數據全是通過特殊方式進行加密的，其它任何人員無法在沒有授權的情況下，對檔案數據進行查看。大大提高了檔案工作的安全性。

七、適應現代化辦公和上級部門的要求

貫徹落實國家檔案局有關指示精神，全面提升檔案管理水平，充分利用現代化信息技術手段建設數字檔案信息化，以適應現代化辦公要求。確保使用人員的操作可追溯、使保密檔案能長久安全的管理。

檔案工作要適應未來的工作環境，迎接新技術革命的挑戰，必須從現在開始加強對電子檔案管理問題的研究和創新，盡快掌握現代化管理的有關知識和技能，采用現代化信息技術武裝檔案部門，提高檔案管理和利用現代化技術，以適應未來對檔案事業的發展要求。國家在各個時期頒布的規劃、方法及條例，證明我國對檔案管理事業的重視程度，國家的檔案管理事業的規劃真正逐步走向規范、先進的行列。

【參考文獻】

[1]丁海斌.論檔案的價值與基本作用[J].檔案，2012，（04）：10-13.