利用信息化技術提升企業法務管理效能的思考

郁慧華

【摘 要】近年來，如何利用信息化技術提升企業法務管理效能，成了多數大型國有企業都在探索、實踐的熱點問題。信息化技術的運用，為企業借力技術手段提升法務管理效能帶來了機遇，將使企業法務管理工作走上快車道，帶來風險管控能力切實全面的提升。本文從影響企業法務管理效能的幾個問題談起，結合筆者自身的經驗，談一些體會，希望能為相關問題的解決提供些許思路和參考。

【關鍵詞】信息化技術；法務管理效能；合同風險管理

自2005年國務院國資委提出“中央企業法制工作三年目標”要求以來，以建立健全企業法律風險防范機制為核心，中央企業及其重要子企業的法務機構建設得到了加強、機構工作職能得到了豐富、在企業法律風險防范工作中的地位變得越來越重要。

多數大型企業的法務部都有以下職能，如合同管理、案件管理、知識產權管理、法律風險管理、授權管理、證照管理、外聘律師管理、參與重大決策和規章制度管理等。就企業法務日常工作而言，最基礎、占據工作時間最多和造成困擾最多的就是合同管理這部分工作。所以企業在提升法務管理效能的需求中，對提升合同管理效能的需求通常是最迫切的。從法務信息化的實踐來看，也是先將合同管理信息化，再將其他業務逐步信息化。

一、合同管理中普遍存在的問題

很多企業的合同審核都經歷了從轉簽紙質評審單到使用辦公自動化系統（Office Automation，簡稱OA）評審這樣的過程，合同文本的傳遞變得越來越便捷，但不論采用哪種方式傳遞合同文本，通常都會存在以下問題：

（一）合同送審文本與蓋章文本不一致

各部門通過人工傳遞或使用在OA系統中上傳下載待評審合同文本的方式進行合同評審，使得在最后蓋章環節，蓋章人員無法確認各文本之間的一致性，校對工作量大，校對難。容易造成合同文本內容與評審表單內容不一致、合同審核意見與合同文本脫節、合同評審版本雜亂、合同蓋章文本與送審文本不一致等情況的發生，為合同風險的發生埋下隱患。

（二）合同評審內容重復、效率低

很多企業的法務人員每年要審查、修改大量的合同，以至于某些企業以審查、修改的合同總量作為考核法律顧問工作的標準之一，但這種做法未必合適。因為忙碌不等于效益也不等于效率。在日常送審的大量的合同中，存在著版本相似甚至相同的合同文本，采用傳統的一事一審的工作方式，將會使無效或低效勞動占據大部分工作時間，因此需要改進工作方法。

（三）合同數據未實現集中化管理

企業通常會有采購、財務、人力、質量、儲運等各個信息系統，與合同洽商、簽訂、履行、歸檔、糾紛解決相關的各種信息常常散見在各系統中，沒有形成有效關聯。企業管理人員無法對合同全生命周期的相關信息進行有效的統計與分析，合同風險無法得到有效提示，數據的價值得不到體現，各系統之間不能形成合力，合同全面風險管理也就無從談起。

二、信息化系統提供的解決路徑

（一）使用在線文本技術解決合同送審文本與蓋章文本不一致的問題

利用在線文本技術可將送審的合同文檔轉變為在線文本或直接通過在線擬稿的方式進行評審，各審批環節的意見和經辦人的修改記錄都會在同一在線文本上進行留痕、流轉和展示。簽章人員可對完成評審和清稿操作的合同進行在線打印、簽章登記和正本回收登記。這樣通過在線文本技術的使用，使送審合同完全實現了封閉式流轉，保證了送審合同文本和用印合同文本的一致性，解決了合同審核意見與合同文本脫節、合同評審版本雜亂等問題。

（二）應用信息技術手段推行合同標準化，解決合同評審效率低的問題

合同審核標準的不統一、合同起草和評審人員水平的差異等各種因素會導致合同質量參差不齊。通過信息化手段可以推行合同文本和合同條款的標準化，將差異性不大的文本和條款進行統一，最大限度地降低重復率。同時，通過信息化手段提供合同起草，文本比對等功能，能夠減輕人工對重復文本審核的精力。推行合同標準化，能將企業法務人員熟悉企業的交易與外部律師熟悉相關法律體系的優勢結合起來，做到將制度中對風險防控的要求固化在標準化管理流程中，規范合同文本的起草，提升合同文本質量，使企業合同管理水平產生質的飛躍，切實提升合同評審效能。只有將法務人員從簡單低效的重復勞動中解脫出來，才有機會使他們進一步提高業務水平，在更高的層面上完成企業法律風險管理工作。

（三）通過信息技術解決合同數據集中化管理問題

合同的全面風險管理是以風險防控為導向，對合同的起草、審核、用印、歸檔、履行、糾紛等各環節中的風險進行防控，而這種合同全生命周期的風險防控必須要解決信息不對稱問題。要求合同相關數據在管理系統中做到統一展現，各相關信息能方便獲取和分析。利用信息化手段可實現企業各系統之間數據的集成，并進行有效的風險提示，能為決策分析，管理優化提供良好的數據支持，為合同全面風險管理和領導科學決策提供有力抓手。

三、法務信息化系統建設的幾個關鍵點

法務信息化系統是法務管理信息化成果的集中體現，一個完整的法務信息化系統建設是個復雜并需要持續投入的事情。法務管理信息化系統的建立，需要進行明確管理目標、需求分析、功能設計、代碼開發、系統測試、上線試運行、正式上線、人員培訓，系統完善，系統維護等工作，離不開企業領導支持和相關部門的密切配合。同時要注意以下幾個關鍵點：

（一）制定與信息化要求匹配的法務管理制度

要健全、完善和細化法務管理相關的制度、業務流程和技術規范。以合同管理為例，需要對合同管理制度、授權管理制度、合同分類標準、合同編號規則、合同信息錄入規范、合同審核的電子化流程、合同執行監控要求、合同統計分析模型等內容進行整理和制定。如果沒有規范的制度和統一的標準，信息化系統就無法將企業管理制度進行落地，無法建立合規有效的操作流程，合同信息化系統數據的準確性也得不到保障，整個系統的價值也就難以實現。

（二）建立與其他系統的集成

在新建法務信息化系統時，必須充分考慮與其他系統的集成的問題。在法務管理系統實施時，必須開發標準的系統集成接口，實現與企業現有的財務管理、辦公管理等其他系統的充分集成，根據企業管理需要，最終實現合同風險防控需要的數據能在各個系統中抓取，避免信息孤島產生。

（三）重視法務管理隊伍的建設

每個企業的實際情況不同，信息系統的實施是否順暢、各項管理措施是否符合企業實際，切實可行，有成效，離不開企業法務人員的智慧、探索和辛勤工作。法務管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和法務信息化管理系統的使用，因此要重視提高一線法務人員的信息化意識和信息化技術水平。企業要積極創造學習氛圍，定期舉行法務管理信息化的培訓，提高法務管理人員的信息化工作技能，同時要注重調動法務人員的工作積極性，重視促進法務人員的風險防控經驗向信息化實現方式的轉化，鼓勵他們為企業法律風險防范工作作出有益的探索。

期望通過以上對利用信息化技術提升企業法務管理效能的思考，給在探索企業法務信息化過程中的法務管理人員以借鑒，希望企業法務工作能借力信息化手段帶來法務管理效能和風險管控能力切實全面的提升。

【參考文獻】

[1]完美的防范/吳江水著.-北京大學出版社，2010.1

[2]合同風險119：合同審查與風險控制法則/朱柏彥，朱鷺著.-北京大學出版社，2013.7

[3]公司法務部：揭開公司法務的面紗/陶光輝著.-法律出版社，2016.3