分“歸口”把關多環節審查

趙志闖 余武南

摘要：《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制是否成功，取決于編制單位的編制工作和檔案行政管理部門的審查工作兩個關鍵因素。本文分析了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的審查現狀，并結合本地區工作經驗，提出按“歸口”輪換審查的模式，分析其流程，并闡述該模式的意義。

關鍵詞：文件材料歸檔范圍保管期限表“歸口”

一、引言

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》）中第十二條規定：各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。這條規定向我們傳達了兩項重要信息：一是各機關應該編制本單位的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》（以下簡稱《保管期限表》）；二是所編制的《保管期限表》必須報同級檔案行政管理部門審查同意后才能執行。

目前已有研究大多都關注《保管期限表》的編制，而對于《保管期限表》的審查則關注極少。一方面，筆者身為檔案行政管理部門的工作人員，在實際工作中深刻體會到《保管期限表》的審查是保證其編制成功的必要條件之一，提高《保管期限表》的審查水平，更是保障立檔單位文書檔案工作順利開展的重要前提。另一方面，《保管期限表》的審查又是文書檔案工作中最復雜的一項，如何保證審查效果也一直是困擾審查人員的一個難題。

近期，筆者所在單位改進了《保管期限表》的審查模式，提出了按“歸口”輪換審查的模式，并完善了審查環節，有效保證了審查工作的質量和效率。

二、《保管期限表》審查模式研究綜述

筆者在中國期刊全文數據庫中以“機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限”為檢索詞，在題名字段中進行檢索，共檢索出42篇文章，通過人工篩選方式，剔除內容重復、信息報道以及弱關聯文章，與《保管期限表》審查有關的共有11篇文章。這些文章的研究內容，主要包括三個方面。一是，關于審查機構的研究。檔案行政管理部門需要成立專門的審查機構，設專人負責，并對審查程序、手續、標準做出明確規定。[1][2]二是，關于審查要求方面的研究。檔案行政管理部門，要以嚴謹、認真的態度嚴格履行審批手續，[3]逐字逐句地進行閱讀審核，糾正《保管期限表》中存在的問題和不足，對不規范之處應返回編制單位修改，直到符合要求。[4]三是，關于“備案改審查”的意義方面的研究，既要求檔案行政管理部門發揮專業指導作用，對保管期限表予以前端控制，[5]有效保證《保管期限表》的質量，[6]最大限度減少范圍和期限上的誤差，[7]也體現了檔案行政管理部門在檔案信息資源收集和積累方面所負的責任越來越大，這是檔案行政管理部門主體地位提升的有力表現。[8]

綜上可知，當前有關《保管期限表》審查的研究比較少，且已有研究側重于闡述其機構設置、如何審查及審查制的重要意義，雖然提到檔案行政管理部門應設立專門機構進行審查，但缺少對于具體審查模式及審查流程的研究。本文提出的按“歸口”輪換審查的模式，是基于本地區《保管期限表》審查工作經驗所得，不僅彌補了前人研究的不足，更具有一定的借鑒價值，可促進審查模式的不斷優化。

三、檔案行政管理部門對《保管期限表》按“歸口”審查流程分析

不同地區、不同級別的檔案行政管理部門在審查《保管期限表》方面的做法或模式可能不同。以筆者所在的北京市朝陽區檔案局為例，對于各立檔單位《保管期限表》的審查，由業務指導部門負責，分為初審、復審、終審三個環節，每個環節都由專門的人員負責，主要模式可用“分歸口，重環節”六個字概括。

（一）分歸口進行初審

為方便監督、指導，筆者所在單位的業務指導部門根據立檔單位的屬性將其劃分為不同的歸口，由不同的人員負責不同的歸口。當某一單位需要重新編制或修改《保管期限表》時，由分管這一歸口的人員進行第一個環節——初審。初審人員根據國家檔案局8號令（或10號令）、本地區《規定》實施細則以及編制單位的“三定方案”（機構職能）對《保管期限表》進行審查，審查文件材料歸檔范圍是否齊全，各項材料的保管期限是否準確，以批注的形式在《保管期限表》的相應條目上一一標示出來。

（二）部門分管領導進行復審

對《保管期限表》的審查、指導是一項難度較大的工作，對業務能力要求很高，剛接觸此項工作的人員難免會感覺無從下手，導致審查工作效率低下、質量難以保證。為防止此類現象出現，筆者所在的業務指導部門安排一名對此項工作熟練的分管領導進行復審，審查模式由原來的“工作人員初審—部門負責人復審”變為“工作人員初審—部門分管領導復審—部門負責人終審”。這樣做看似環節增多了、流程變復雜了，但此舉一是為了盡可能多地發現提請審查的《保管期限表》中存在的問題，保證審查效果；二是老人帶新人，梯隊培養業務骨干。

（三）業務指導部門與編制單位之間多輪審查

在部門分管領導未同意提交終審之前，相關人員需要與編制單位進行多次對接，將初審、復審的意見返給編制單位，編制單位則需要根據意見進行多次修改。具體而言，在終審之前，審查流程可以概括為“上報—初審人員審查—復審人員審查—返回修改—再次上報”。這個流程的循環周期及持續時間長短，根據提交單位編制的《保管期限表》的問題多少而定，若問題較多，返回修改的次數多，持續的時間會較長。

（四）業務指導部門負責人進行終審

部門分管領導復審通過，便可提交業務指導部門負責人終審。在終審環節中，部門負責人主要起把關作用。一是對內容把關，再次確定歸檔范圍和保管期限是否有不合理之處；二是對部門人員的審查工作把關，了解部門人員對審查工作的要點是否掌握，在審查過程中存在哪些問題，提高部門人員的業務能力，確?！侗９芷谙薇怼穼彶楣ぷ髂芨瞄_展。

（五）輪換歸口進行審查

單位屬性不同，其產生的文件材料也各不相同，對其《保管期限表》的審查側重點也會有所不同。為了讓業務指導人員能全面提升對各類型單位《保管期限表》的審查與監督能力，筆者所在部門對不同歸口單位的審查人員進行定期輪換。這種模式，一是防止審查人員長期只審查某一歸口單位的《保管期限表》而形成固定思維；二是讓審查人員接觸各種類型的《保管期限表》以拓展審查思路，提升審查能力。

（六）履行審批手續

檔案行政管理部門確定《保管期限表》無誤可使用后，便可通知編制單位履行審批手續。以本地區為例，手續分兩個階段：一是編制單位需要經領導班子開會討論通過《保管期限表》，并由主管檔案工作的領導簽字后，形成一式兩份，一份由本單位保存，另一份交檔案行政管理部門備案；二是檔案行政管理部門各審查人員需要填寫審查單，說明各自審查的主要情況，由于審查周期往往較長，此舉可幫助業務指導人員鞏固審查內容，更快提高審查能力。

四、檔案行政管理部門對《保管期限表》審查工作的意義

《保管期限表》是各機關收集本單位需要歸檔的文件材料并為之確定保管期限的依據。一份范圍齊全、完整，期限合理、準確的保管期限表，除了本單位在編制方面要下功夫之外，負責審查的檔案行政管理部門也起著至關重要的作用。

（一）對被審查單位的意義

一是完善各單位的《保管期限表》，保證文件材料收集齊全及保管期限確定、準確。8號令未實施之前，各單位編制完本單位的《保管期限表》后，只需要報同級檔案行政管理部門備案即可。這種“備案制”方式下編制的《保管期限表》未經檔案行政管理部門的審查與指導，會出現文件材料歸檔范圍偏差、保管期限不準確的問題。而8號令實施以后，編制完成的《保管期限表》需要經過檔案行政管理部門的審查同意才可執行。這種“審查制”方式下編制的《保管期限表》大大減少了上述問題的出現。

二是保證最有價值的檔案得到最妥善的保管。國家檔案局9號令規定，30年或永久保管期限的檔案需要接收進館。倘若保管期限劃分不準確，勢必會影響檔案的進館：一些本該永久保管或具有30年保管期限的檔案若被劃分為10年保管期限而不進館，對社會和人民群眾來說是一種遺憾；而本不該進館的10年保管期限的檔案倘若進館永久保存，則會加大保管壓力，造成人、財、物的浪費。

（二）對檔案行政管理部門的意義

一是增加對立檔單位職能及業務的了解，更有利于開展檔案監督及指導工作。檔案工作雖說更偏重于對有價值的文件進行管理，但若對于所監管單位的職能毫無了解，則在監督及指導工作的開展過程中很容易陷入被動，不能很好地解答立檔單位在歸檔范圍和保管期限方面所提的問題。而檔案行政管理部門通過對《保管期限表》的審查，可以了解各單位的主要職能、產生的文件材料有哪些，避免以上問題。

二是提高檔案行政管理部門審查人員的業務能力，增強對檔案工作的宏觀把控能力?！侗９芷谙薇怼吩跈C關檔案管理中是一項比較難的工作，通過對《保管期限表》的長期審查，會逐漸提高審查人員的業務能力，增強對文書檔案的各類材料及其保管期限的把控能力，提高監督和指導水平。

注釋與參考文獻：

[1]邢捧，黃存勛.規范機關文件歸檔與檔案鑒定工作的重要指南——《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》[J].山西檔案，2007（2）：24-25.

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[3]王保國.關于執行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的幾個問題[J].山西檔案，2007（2）：22-23.

[4]王洪良，王伊寧.淺析機關《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制[J].浙江檔案，2008（3）：43-45.

[5]楊霞.機關文件管理法制化建設的新成果——解讀《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》[J].北京檔案，2007（5）：22-23.

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[7]徐軍民.新《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》特點之我見[J].陜西檔案，2007（2）：23.

[8]姜華.解讀《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的創新特點[J].山東檔案，2007（2）：33-34.

作者單位：1.北京市朝陽區檔案局2.首都醫科大學附屬北京婦產醫院