淺析Microsoft Access在房地產(chǎn)企業(yè)合同管理中的輔助核算方法及作用

康元波

成都坤盛置業(yè)有限公司財務(wù)部

一、引言

房地產(chǎn)行業(yè)有其自身特點，具有項目開發(fā)周期長，涉及到合作單位多，業(yè)務(wù)類型復(fù)雜，由此也決定了房地產(chǎn)企業(yè)的合同具有“數(shù)量多”、“種類多”“執(zhí)行周期長”等特點。《合同法》中的各類合同，房地產(chǎn)企業(yè)在開發(fā)項目過程中均會涉及。房地產(chǎn)開發(fā)公司合同管理的日常工作相當(dāng)繁重，如房地產(chǎn)開發(fā)公司有的同時開發(fā)2-3個項目，有些合同同時跨項目簽訂，同一單位簽訂若干合同等，從而造成了合同的管理的內(nèi)容變得更加復(fù)雜多樣。目前一般中小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)未完全實現(xiàn)管理信息化，有的甚至還存在采取手工臺賬的方法來管理合同。

本文試圖用微軟應(yīng)用軟件Access建立小型通用數(shù)據(jù)庫的方法來管理合同，以達到合同管控，進而實現(xiàn)目標(biāo)成本控制。

二、目前房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)中合同管理存在的問題

(一)財務(wù)軟件中未單獨設(shè)置合同輔助核算

目前實際工作中傳統(tǒng)財務(wù)核算的輔助核算基本上以客商核算、項目核算、部門核算為主，基本未單獨設(shè)置合同輔助核算，若財務(wù)軟件中完全建立合同核算，需較專業(yè)的財務(wù)軟件技術(shù)人員。為此多數(shù)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對合同采取供應(yīng)商核算，該核算模式僅能實現(xiàn)供應(yīng)商只簽一個合同、只施工一個項目的合同管理，而無法實現(xiàn)一個供應(yīng)商簽訂多個項目、多個合同的管理。

(二)合同臺賬管理以電子表格為載體、手工登記為主

合同管理中很重要的內(nèi)容就是付工程款、收發(fā)票。目前除了市場上較為常用的明源軟件成本管理系統(tǒng)外，通用的辦法是建電子表格，依據(jù)付款資料做賬，并在賬務(wù)處理后手工登記合同臺賬。

上述通用做法的缺點顯而易見，電子表格改動的隨意性較大，數(shù)據(jù)的規(guī)范性無法保障，對于后期數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計工作造成一定困難，由于數(shù)據(jù)不規(guī)范進而無法提供相對可靠的決策依據(jù)；手工登記也易出錯，造成合同超付等現(xiàn)象的發(fā)生。而對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)付款單位多、付款次數(shù)多需頻繁登記臺賬而言，電子表格就顯得捉襟見肘。

(三)財務(wù)核算人員無法實時掌控各合同完成產(chǎn)值及應(yīng)付未付款情況

大多數(shù)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)將合同的完成產(chǎn)值交由成本預(yù)算部門控制，而忽略財務(wù)部門對該部分的核算與控制，尤其是應(yīng)付未付款，目前通常做法也是暫時不入賬，這樣造成公司資產(chǎn)負債表中缺少一部分負債(應(yīng)付賬款)，而不能真實反映企業(yè)的資產(chǎn)負債狀況，進而對公司決策造成一定影響。對于少則上百份、多則幾百份的房地產(chǎn)企業(yè)的財務(wù)成本核算人員來講，周期性的統(tǒng)計如此數(shù)量合同的完成產(chǎn)值，不但費事費力，也絕非易事。

(四)房地產(chǎn)行業(yè)營改增后專用發(fā)票進項稅的統(tǒng)計問題

從2015年5月1日房地產(chǎn)行業(yè)營改增后，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對取得增值稅專用發(fā)票的進項稅統(tǒng)計就逐漸凸顯出其重要性。傳統(tǒng)方法的“應(yīng)交稅金”科目分稅率核算，對要求特殊的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)而言，無法滿足后期土地增值稅清算的需要，如何合理有效的分合同統(tǒng)計增值稅專用發(fā)票的進項稅，也成為合同管理的重要內(nèi)容之一。

三、運用Access建立小型數(shù)據(jù)庫，解決合同管理中的諸多問題

Acces是Microsoft Office系統(tǒng)中的軟件，與成熟的Excel、word、PPT一樣，具有“方便取得”、“方便安裝”、“方便使用”的特點，基本上具有計算機一般應(yīng)用技能的辦公人員即可操作。

筆者從運用Access解決合同管理中存在的諸多問題的角度出發(fā)，建立一個小型的access數(shù)據(jù)庫，從而使數(shù)據(jù)規(guī)范化，使臺賬的登記與執(zhí)行簡化，提高工作效率。

(一)建立小型Access數(shù)據(jù)庫

1、建立的小型數(shù)據(jù)庫主要由ACCESS由表、查詢、窗體、報表組成，各內(nèi)容如圖：

為統(tǒng)計需要，各表主要由合同檔案、供應(yīng)商明細賬、單位產(chǎn)值明細賬等表組成，基于后續(xù)查詢需要，各表中合同的編號為唯一編碼，這樣就完成了一個規(guī)范的小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立。

各表的組成主要如圖所示：

(1)合同檔案：包括的主要要素有：

(2)供應(yīng)商明細：包括的主要要素有：

(3)產(chǎn)值明細賬：包括的主要要素有：

(4)產(chǎn)值錄入窗體：

(二)小型合同數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用效果

1、可實現(xiàn)合同基礎(chǔ)檔案的管理

主要根據(jù)各部門新簽訂的合同錄入合同檔案，并根據(jù)需要隨時更新，該表基本囊括了簽訂合同的主要元素，并根據(jù)合同類型不同進行分類統(tǒng)計，并作為后期印花稅的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2、可免去逐筆登記付款、收票到合同臺賬的繁瑣步驟

ACCESS中“供應(yīng)商明細賬”與財務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出供應(yīng)商明細賬格式一致，只需在每筆明細之后加列“合同編號”，這樣就完成合同臺賬的登錄，每月只需根據(jù)賬套數(shù)據(jù)整理導(dǎo)入ACCESS的供應(yīng)商明細賬即可實現(xiàn)臺賬的登記。

3、實現(xiàn)合同完成產(chǎn)值及應(yīng)付未付款的實時掌控

合同完成產(chǎn)值由成本預(yù)算部門根據(jù)“產(chǎn)值審核表”在“產(chǎn)值錄入窗體”界面錄入，該部門一經(jīng)登記，數(shù)據(jù)便會傳輸至數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，財務(wù)成本核算人員可實時查詢到某合同產(chǎn)值情況。

4、各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范統(tǒng)一

由Access對數(shù)據(jù)有一定約束性，必須按照規(guī)范來錄入。在錄入數(shù)據(jù)時，自動檢查數(shù)據(jù)的有效性及合規(guī)性，對后期數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析可實現(xiàn)事半功倍的效果

四、結(jié)語

Access與財務(wù)軟件的有機結(jié)合，可有效的解決本文中提到的合同管理中存在的諸多問題。可規(guī)范數(shù)據(jù)的有效性；可作為財務(wù)系統(tǒng)的有效輔助核算；可實現(xiàn)局域網(wǎng)數(shù)據(jù)共享，方便公司需求部門對合同執(zhí)行情況的查詢并可有效防止超付情況的發(fā)生。

該小型數(shù)據(jù)庫還可輔助公司合同預(yù)算付款的編制；對后期土地增值稅的清算提供準(zhǔn)確的合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；對營改增后發(fā)票的管理，尤其是增值稅專用發(fā)票的進項稅管理數(shù)據(jù)庫可提供基于合同統(tǒng)計的發(fā)票臺賬及增值稅專用發(fā)票的進項稅臺賬等。

作為未來主流的數(shù)據(jù)共享，該小型數(shù)據(jù)庫可遠期延伸，ACCESS數(shù)據(jù)可方便遷移至sql、oracle等中大型數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)升級信息化管理的需要。

建立Access小型合同管理數(shù)據(jù)庫，可有效實現(xiàn)合同管理，為實現(xiàn)目標(biāo)成本控制提供有力的幫助。

[1]齊國顏.《房地產(chǎn)企業(yè)成本控制與精細化管理》[M].化學(xué)工業(yè)出版社

[2]余源鵬.《房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)合同管理與常用合同范本大全》[M].機械工業(yè)出版社

[3]秦春影，喻曉鋒，唐淑萍.Access內(nèi)置對象在項目開發(fā)中的應(yīng)用研究[J].榆林學(xué)院學(xué)報.2011(02)

[4]秦春影，王敬，喻曉峰，唐淑萍.Access內(nèi)置對象在中小型項目開發(fā)中的應(yīng)用[J].商丘師范學(xué)院學(xué)報.2011(06)