大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作探析

張明

摘 要：檔案行業(yè)以各類檔案的有效管理、整理、保管以及檢索等工作為主要工作內容，具有工作量大、任務重等特點，而在當前大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作也必將發(fā)生變革，檔案數(shù)據(jù)的信息化將是必然趨勢。為了適應這一變革，高校檔案管理需要解決好人員水平提升、設備更新?lián)Q代、檔案數(shù)據(jù)安全等問題，做好基礎檔案材料的收集、開發(fā)先進實用的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)、加強相關制度建設等工作，以提高高校檔案管理工作的效率和科學性。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代 檔案管理 信息化

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）11-00-01

信息通信技術的發(fā)展和日益成熟，使大數(shù)據(jù)和云計算圍繞個人和組織的行為構筑了一個與物質世界相平行的數(shù)字世界。大數(shù)據(jù)對社會經(jīng)濟生活產(chǎn)生了深刻影響，推動了決策行為和組織管理模式的變革，為管理者提高管理效率、工作效率和工作精準度提供了前所未有的工具[1]。檔案工作以其工作量大、任務重為特點，傳統(tǒng)的檔案管理方式，缺點是管理效率較低，并且耗費大量的人工成本和時間成本[2]。大數(shù)據(jù)時代，如何基于數(shù)據(jù)分析加強檔案管理，提升工作效率和檔案管理的科學性，是十分值得探究的課題。

一、大數(shù)據(jù)時代對檔案工作的影響

1.促進檔案信息數(shù)據(jù)化的實現(xiàn)

大數(shù)據(jù)為檔案管理帶來了全新的發(fā)展契機。 依靠大數(shù)據(jù)，不僅可以建立“大檔案”體系，形成一個規(guī)模較大、信息量齊全的數(shù)字化檔案庫；而且，可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)的預測、研判功能，能夠及時發(fā)現(xiàn)、準確理解檔案信息內容，以及信息與信息之間的某種關聯(lián)性，從而實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化。信息的數(shù)字化和信息的數(shù)據(jù)化是兩個不同的概念，具體來說，掃描那些紙質的書籍，以圖片形式呈現(xiàn)出來，制成電子書，是信息的數(shù)字化；而信息數(shù)據(jù)化是在充分利用數(shù)字圖像的光學字符識別軟件的基礎上，識別電子書的字、詞等。有專家指出，在一定程度上，檔案信息資料數(shù)據(jù)化的實現(xiàn)，是大數(shù)據(jù)背景下高校需要完成的首要任務，這將使檔案信息資料能夠更方便、更快捷、更準確地被檢索、統(tǒng)計、分析、應用，能夠真正發(fā)揮其自身具有的價值[3]。

2.促進現(xiàn)代檔案數(shù)據(jù)資源利用和服務水平的提升

大數(shù)據(jù)背景下，檔案的數(shù)據(jù)處理范圍、方式、對象等都將發(fā)生巨大的變化。同時，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務也發(fā)生變化，將向數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方向轉移，對海量數(shù)據(jù)的分析與處理將成為檔案館的主要業(yè)務內容[4]。換言之，大數(shù)據(jù)更新了傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)資源， 激活了原有的數(shù)據(jù)， 進而提高了檔案資源質量，可以有效提升檔案資源的價值，擴大檔案服務的范圍和廣度。可以說， 大數(shù)據(jù)對于檔案服務的提升起到了關鍵性的作用，深度挖掘檔案資源的潛在價值、存在規(guī)律，將很好地提升檔案服務水平。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理需要注意的問題

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的信息化是必然趨勢，而檔案的信息化建設需要一定資金與技術人員的支持，同時還要重視檔案信息的安全，這些都是需要注意的問題。

1.檔案管理人員問題

大數(shù)據(jù)時代的到來，給現(xiàn)代檔案管理工作人員的從業(yè)理念和從業(yè)素質提出了較以往更高的要求[5]。因此，首先，有必要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓，宣傳大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的新理念、新要求，努力將檔案管理人員從傳統(tǒng)的那種繁重的檔案管理手工勞動中解放出來，扭轉其從業(yè)觀念，樹立正確的從業(yè)觀、職業(yè)觀；同時，開展技能培訓，使檔案管理人員學會應用現(xiàn)代信息技術手段，更好地從事檔案管理工作，培養(yǎng)出專業(yè)型、復合型檔案管理人才。其次，要創(chuàng)造條件引進新型的檔案管理現(xiàn)代人才，以提高檔案管理從業(yè)人員的整體素質，積極應對大數(shù)據(jù)給當代檔案管理所帶來的挑戰(zhàn)。

2.經(jīng)費投入問題

檔案管理的信息化需要更新一些必需的設備，這就需要一定的資金支持。除了傳統(tǒng)的檔案管理設備外，還需要配備新型的檔案管理設施，如分類別的數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)和硬件設備等。設備更新緩慢，不利于高校檔案管理的規(guī)范化建設與科學化建設。高校管理者應從新時代供給側結構性改革的要求出發(fā)，從適應大數(shù)據(jù)時代檔案管理的信息化需要入手，充分論證和決策檔案管理的信息化建設，把檔案管理信息化納入全校信息化建設規(guī)劃，不惜經(jīng)費投入，穩(wěn)步推進檔案管理信息化，以滿足大數(shù)據(jù)信息化的管理需求。

3.檔案數(shù)據(jù)安全問題

大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生使數(shù)據(jù)分析與應用更加復雜，也面臨數(shù)據(jù)安全問題。各類安全事件已經(jīng)敲醒了警鐘。檔案數(shù)據(jù)同樣面臨著安全方面的問題。如果一些機密檔案泄露，很可能造成無法挽回的后果。對于檔案數(shù)據(jù)安全問題，必須引起高度重視，不僅要加強檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)道德教育，更要從技術層面入手，通過設置必要的程序來堵塞漏洞，防范安全隱患，切實保障檔案數(shù)據(jù)資源的保密性、客觀性、可靠性、真實性。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設的策略

1.做好基礎檔案材料的收集

大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設是不可逆轉的趨勢，而檔案信息化建設是一項系統(tǒng)性工程，決不能急于求成。只有遵循事物既有的發(fā)展規(guī)律，循序漸進，順勢而為，才能實現(xiàn)檔案信息化建設的穩(wěn)步推進。我們應該清晰地認識到原始數(shù)據(jù)對于信息化建設的重要性，檔案管理工作人員在收集整理數(shù)據(jù)時必須樹立責任意識，最大限度搜集原始數(shù)據(jù)資料，嚴格審核，積極鑒別材料的真?zhèn)危_保原始數(shù)據(jù)的真實與豐富，這也是檔案信息化建設的前提。還有一個基本要求，就是：檔案管理工作人員在錄入基礎信息后，根據(jù)檔案欄目分類編目進行統(tǒng)一要求，做好材料名稱及形成時間的分條錄入，確保從目錄中清晰地了解檔案全貌，基于定位迅速查閱到對應內容。

2.開發(fā)先進、實用的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)無法使用單臺計算機進行操作和處理，必須采用分布式架構技術等，其也必然和云計算的有關分布式處理、云存儲以及虛擬技術等密不可分，因此，要想在大數(shù)據(jù)時代優(yōu)化和提升檔案管理工作，就要把大數(shù)據(jù)技術和檔案管理的實際工作緊密結合起來，積極尋求和有關大數(shù)據(jù)公司或者機構合作開發(fā)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。要把這些公司或機構“請進來”，讓他們熟悉和了解院校特點和管理模式，針對各類檔案需求，如人事檔案、財務檔案、公文檔案、學生檔案、基建檔案等，開發(fā)出真正適合檔案管理和先進、實用的檔案管理工具。同時，為了適應檔案管理的信息化，還要對檔案管理設備及時進行更新?lián)Q代，引進先進的檔案管理設備和管理技術，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到信息化水平，從而有效提升檔案管理質量[6]。

3.加強檔案管理的準入和監(jiān)管制度建設

如前所述，由于大數(shù)據(jù)時代各類檔案信息的更加開放和多樣，因此各種檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性風險同樣也在增大，因此，除了從技術層面來保障檔案數(shù)據(jù)的安全外，還要加強制度建設，尤其是要建立和完善有關檔案信息的準入制度和檔案管理的日常監(jiān)管制度，并且嚴格執(zhí)行這些制度，嚴把檔案管理、整理、保管、檢索、調閱等各環(huán)節(jié)，加大對各類檔案信息和數(shù)據(jù)的保護，有效降低各類檔案信息和數(shù)據(jù)的泄露、丟失的風險，以更好地保護檔案信息和數(shù)據(jù)的安全。

檔案最大的功能就是保存信息和提供信息服務，利用大數(shù)據(jù)技術能完美地將這個功能發(fā)揮出來。身處這個“未來”的世界，高校檔案管理人員一定要與時俱進，勇于創(chuàng)新，大膽作為，把互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等高新技術應用到檔案管理實際工作中，為高校的事業(yè)發(fā)展做出積極的貢獻。

參考文獻

[1]荊巍.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理探討[J].中國校外教育，2015（27）：26.

[2]黎英.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下人事檔案管理存在的問題[J].經(jīng)營與管理，2018，25（5）：212-213.

[3]宋本玉.大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理相關問題的探討[J].管理觀察，2015（13）：125-126.

[4]任南竹.大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].勞動保障世界，2017（03）：51+53.

[5]薛強.大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理中的挑戰(zhàn)及應對途徑分析[J].陜西檔案，2016（03）：26-27.

[6]王瑩.信息化條件下發(fā)展檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代商貿工業(yè)，2018（15）：117-118