高校人事檔案管理系統功能需求探析

韓真

摘 要：高校人事檔案信息化是推進干部隊伍管理信息化的重要環節，高校人事檔案管理系統的開發與選擇是干部人事檔案信息化中的重要環節。高校人事檔案信息化建設水平的提高能夠為高校干部隊伍的建設、高校的發展提供全方位、更精準、快捷的服務。本文根據自身工作經驗，對高校人事檔案管理系統的功能需求進行研究，以期望為今后的檔案信息化提供一定的經驗借鑒。

關鍵詞：高校人事檔案 信息化 人事檔案管理系統 功能需求

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）11-00-01

高校人事檔案是指高等院校各級組織部門、人事部門、教務部門、科研部門等形成的，關于高校各類人員德能勤績和學生學習生活方面的記錄。[1]本文探討的高校人事檔案以高等院校教師及管理人員的檔案為主。2000年，在全國檔案工作會議上，檔案信息化建設的概念第一次正式提出來之后，檔案信息化建設便在全國蓬勃開展起來。人事檔案信息化建設有助于提高檔案管理的工作水平與工作效率，能夠更好的實施檔案保護，能夠為人才的任用、干部提拔提供更準確快捷的數據，為人才隊伍建設提供信息化服務。同時，人事檔案信息化建設也是適應信息化社會發展，為高校發展提供全方位、更準確的服務的前提。

高校人事檔案信息管理系統是利用計算機軟、硬件及其他辦公設備，對人事檔案信息進行收集、存儲、更新、維護、傳輸，以便管理和開發人事檔案信息，輔佐決策的計算機系統。[2]

人事檔案信息化的基本任務，主要包括以下三方面的內容：電子人事文件完整、安全、規范的歸檔；建立人事檔案數據庫，全文數據庫與目錄數據庫；把數字化的檔案信息網絡建設和維護好。從目前實際工作情況來看，當前檔案信息化應以加快檔案數字化進程為基礎，以收集補充紙質文件與電子文件為重點，加強檔案信息資源建設；以優化和推廣應用人事檔案管理軟件為基礎，加緊人事檔案應用系統建設；以研究制定人事檔案網絡歸檔為基礎，加緊檔案信息化管理標準的制定和推廣。[3]

一、高校人事檔案管理系統的設計原則

高校人事檔案管理系統設計應遵循“規范、先進、實用”的基本原則。[4]

1.規范性。統一的規范性和標準是實現人事檔案管理系統有效管理和資源共享的關鍵和前提保證。建立健全人事檔案信息化建設的標準和規范，可以將人事檔案信息資源協調有序的組織起來，通過網絡系統實現共建與共享。首先，系統設計應參照相關法律法規進行設計，例如《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《紙質檔案數字化技術規范》DA/T 31-2005、《電子文件歸檔與管理規范》GB/T18894-2002、2011-2015年全國組織系統信息化工作規劃、新任中管干部數字檔案報送標準（試行）等。其次，進行高校人事檔案管理系統設計時，應遵循人事檔案術語標準、人事檔案管理標準、元數據標準、文件存儲格式、存儲標準等。再次，人事檔案管理系統設計與應用標準，包括人事檔案數據交換技術規范、元數據格式及置標語言標準、數據存儲壓縮格式規范、數據長期保持格式規范、信息過濾技術標準、數據安全與密級控制規范、網絡協議等。

2.先進性。高校人事檔案管理系統應具有良好的兼容性和可擴展性、系統的靈活性及數據的獨立性。系統的兼容性和可擴展性能保證人事檔案管理系統與其他系統的兼容性，確保檔案部門對本單位各類人事檔案數據的收集、整合、控制和傳遞。系統應在原有的系統平臺上留有可供擴充的多種接口，如程序開發接口、數據移植接口，用戶可自行進行功能擴展，既能自定義某些功能或修改部分模塊，又為今后的擴充留有空間。系統的靈活性和數據獨立性能夠提供多種設備配置方案和應用環境，確保在軟硬件環境發生變化時，數據的完整、安全遷移及有效利用。

3.實用性。系統檢索的高效便捷性、易用性、安全與穩定性。系統應根據不同的需求，提供多樣化檢索功能，實現遠程利用與資源共享。系統的開發設計一定要遵循人事檔案管理人員的工作特點和規律，做到系統界面友好，語言復返見解，易于操作，方便用戶的使用。系統的穩定性和安全性。包括操作系統、數據庫、數據管理與存儲、備份、數據內容處理、信息發布、信息安全等技術，以保證系統的持久性和性能的穩定性。在系統安全保障方面，可采取密鑰技術、電子簽名技術、身份識別和訪問權限控制等措施，通過系統的自動化處理盡量減少人工修改的可能性，使系統的運轉和數據的存儲獲得較高的安全保障。

二、高校人事檔案管理系統功能研究

高校人事檔案管理系統功能需求指的是高校人事檔案管理系統進行人事檔案實際工作時應該具備的各項功能。系統功能的設計是整個系統開發的核心，關乎高校人事檔案管理系統應用的實際使用情況，功能的缺陷必然會影響系統的使用效率及用戶體驗度。筆者根據實際工作情況出發，結合曾經使用過的相關檔案管理學系統，對高校人事檔案管理系統進行一定的研究，認為高校人事檔案管理系統應具備一下幾方面功能：

1.用戶管理功能。用戶權限管理包括系統各部分的操作權限管理和數據操作的權限管理。用戶必須根據所分配的權限登錄進入系統后，才能執行一定的操作，并生成日志記錄，包括登錄人姓名、訪問時間、所用計算機變化、查詢內容、利用方式（閱讀、修改、拷貝、打印），并提供詳情查詢功能。人事檔案信息具有保密性的特點，用戶管理功能能夠為人事檔案保密設置第一道保護。

2.檔案信息管理功能。不同級別的管理員可根據自己的權限對數據庫或數據字段進行新表的添加、修改、刪除等。如增加員工檔案信息、修改員工信息、刪除員工信息、工作調動信息的調整、員工信息的整理維護等。檔案信息管理功能是高校人事檔案管理系統的核心功能。

3.人事檔案檢索功能。查詢時高校人事檔案系統的基本功能之一，允許用戶基于元數據、文件內容、文件主題等內容的檢索，為用戶提供盡可能多的檢索途徑和選擇范圍，以滿足各種檢索需求，達到準確、快速查詢、利用信息的目的。在人事檔案檢索功能中最主要的一個檢索功能是以“姓名”為主要字段進行檢索。同時，系統應滿足對查詢結果的顯示、排序、打印或者選擇性輸出等技術處理。

4.人事檔案統計打印功能。利用按鈕菜單能較好地完成數據的錄入、查詢、修改、數據統計、打印等功能。完成各類常用統計報表的編制和臨時性的隨機統計操作，可根據需要設定表格、圖表、文字等輸出打印功能。

5.系統信息維護功能。能完成對人事檔案數據的更新、可擴充、可一直性等操作，完成用戶權限分級的設置、修改和刪除等。如刪除不必要的字段、增加新的功能，添加新的字段，這是對系統靈活性和適應性的基本要求。

6.輔助實體管理功能。借閱單管理、利用者信息、利用借閱、利用歸檔、預約信息、預約提示、催還提示、審批結果提示等功能。

7.數據的遷移功能。支持人事檔案數據的導入、導出、遷移、轉換工作、預留與組織部、人事部門信息管理系統的接口，實現系統之間的有效對接，能夠為日后人事信息資源庫或人事信息資源共享平臺的建設提供一定的信息資源。

8.系統的可擴展功能。能夠在應用需求變化時，方便調整，易于擴充升級。

9.系統的安全保密功能。因人事檔案的保密性，系統的安全性是系統設計時最需要關注的部分。訪問控制應實現嚴格的權限控制并防止越權操作的技術措施；數據庫保護是指對檔案數據的采集、存儲、處理、傳遞、使用和銷毀應遵循國家有關保密規定，系統有數據加密和密級識別；安全保密監控是指對系統中高中操作實現嚴格的監控并加以記錄。

三、結論

高校人事檔案動態性強，檔案使用價值較大，檔案利用需求較多。檔案管理工作者應積極探索高校人事檔案管理新模式與方法，，應用現代化技術開發高校人事檔案信息資源。根據自身工作實際，借鑒國內外實踐經驗，建設適合高校工作的具有先進水平的人事管理系統。通過規范、整合、集成各項人事數據，實現信息的及時、準確，管理的規范、高效，最終實現人力資源的優化配置和檔案信息資源共享。高校人事檔案信息化管理是高校干部隊伍管理信息化的重要環節，也是促進高校管理信息化的重要措施。

參考文獻

[1]朱玉媛、周耀林，人事檔案管理原理與方法[M]，武漢，武漢大學出版社，2011.

[2]鄧紹興，人事檔案教程[M]，北京，中國傳媒大學出版社，2008.

[3]邢丹露.干部檔案信息化管理研究[J].城建檔案，2017（11）：22-23.

[4]孟文娟.高校附屬醫院干部人事檔案信息化管理系統探究[J].黑龍江檔案，2017（05）：92.

[5]余利娜.高校干部人事檔案信息化建設研究[J].檔案天地，2017（05）：30-33.

[6]張天龍.干部人事檔案信息化管理的問題及措施研究[J].辦公室業務，2016（19）：35.

[7]方德生.破解干部人事檔案信息化困境的對策思考[J].經濟研究導刊，2015（21）：270-272.