EPC模式下施工管理信息系統在項目文件中的應用初探

綦子俊

摘 要 EPC模式下項目文件管理是項目管理工作的重要內容，傳統的項目文件管理方式存在諸多問題，項目文件質量無法得到有效保障。

關鍵詞 EPC 火電建設 施工管理信息系統 項目文件

一、EPC項目文件的范圍及特點

項目文件是指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。

二、EPC項目中施工文件管理的質量要求[1]

完整性、準確性和有效性是EPC模式下的火電建設項目施工文件質量的基本要求。施工文件的完整性是指每個單位工程都應包含綜合管理文件、施工記錄文件、質量驗收文件，歸檔的文件不能缺張少頁，如正文與附件須完整、進場材料報驗單與出廠質量證明文件須完整等。

三、EPC模式下施工文件管理中的問題

（一）專業人員配備不足

EPC模式下火電建設項目總承包單位通常設置專業的文控工程師負責施工文件的過程管理，但各施工承包商通常由專業工程師或其他人員兼職，人員的數量及專業程度無法滿足對施工文件過程管理的要求。

（二）施工文件格式不統一

由于人為隨意性，紙質生成的施工文件的格式無法做到前后完全一致，如頁邊距、頁眉、頁腳、字體樣式、字體大小、表格寬度等，這些問題將在一定程度上影響項目檔案的質量，并對項目優質工程獎或魯班獎的評選帶來不利影響。

（三）文件管理涉及單位多，文件編碼不標準

由于同一類文件涉及分包單位較多，手動記錄文件編碼經常出現重號、編碼規則混亂等現象，給后期施工文件分類、編目、組卷及過程查找帶來了困難。

（四）文件閉合情況控制困難，準確性和有效性較低

手工簽署的文件會出現大量漏簽、人為刮擦等現象，導致施工文件簽字蓋章手續不全，文件無法閉合，最終影響竣工文件的評審和移交。

（五）程序文件同步更新不及時，時效性較低

項目前期各專業項目劃分表須經過多次升版才能定稿，下發給各施工承包商的項目劃分表如果版本更新不及時，檢驗批報審時項目劃分就會不一致，大量施工文件出現重新返工的現象。

四、施工管理信息系統的應用

（一）確定施工文件過程管理組織機構

EPC模式下火電建設項目施工文件多數由施工分包商編制，并由總承包單位、監理單位、建設單位分步審核完成后，施工分包商、總承包單位、監理單位、建設單位分別歸檔存放，各單位明確接口文控工程師及相應主管領導，便于施工文件過程管理中文件交接順暢及問題快速解決。

（二）建立施工管理體系文件

建立健全的施工管理程序文件是施工管理信息系統建立的基礎。施工文件范圍內的文件都建立了對應的管理程序文件，程序文件的內容主要包含施工分包商、總承包單位、監理單位、建設單位各崗位職責，工作流程圖，各流程節點工作描述及輸出文檔，形成的報告和記錄等。

（三）建立施工文件過程控制管理程序

根據施工文件過程控制管理的要求完成施工管理信息系統中文件編碼、文件樣式等基礎信息初始化，施工文件過程控制管理程序主要對施工文件的編碼、文件的收集與檔案整理、文件過程控制、文件格式作了詳細要求。

（四）施工管理信息系統應用

第一，各參建方文控工程師參與信息管理流程，推動流程有效流轉。在應用信息系統之前，文控工程師須根據每份文件的內容建立臺賬本手工登記接收文件，同時根據施工文件流程要求及項目部工作分工將施工文件送至專業工程師手中；施工文件發放實現信息化后，流程相對固定，每個流程節點定義了專業工程師簽批，流程參與人只需根據流程定義完成各自工作，這種方式大大節省了文控工程師登記臺賬的時間，同時解決了施工分包商人員不足、專業化水平不高的問題；同時將文控工程師納入施工文件信息化流程，發現人員更換或者休假等情況可以在流程中及時更換，快速通知相關人員及時簽審文件，在項目部人員較為固定、流程流轉較為順暢的情況下可以免除此步驟。

第二，統一表格樣式，批量生成施工文件。通過應用施工管理信息系統，可以預定義文件樣式，生成的所有文件保持樣式一致，如要求左邊距為25mm，右邊距為15mm，上邊距為20mm，下邊距為15mm，標題為宋體加黑，小二；正文為宋體，小四，1.5倍行距，裝訂線位置居左，頁眉7mm，頁腳15mm；表格屬性：縱向-指定寬度為16.88cm，居中，橫向-指定寬度25.88cm，居中。

第三，預定義文件編碼規則，編碼自動生成。根據施工文件過程控制管理程序文件編碼規則，施工管理系統可以對每份文件定義文件編碼規則，規則一旦建立，每份文件便可自動生成編碼，解決了手動編碼重號、規則不準確的問題。

第四，預定義文件簽署人員，流程節點完不成簽署無法送達下一步。系統中生成的每份文件同時生成文件流程，流程中明確了每個步驟的簽署人員，當前步驟簽署完成，流程自動發送至下一步簽署人員，簽批過程中如發現文件內容有問題，可以駁回文件編制人處進行修改，此種方式有效避免了文件漏簽及刮擦等現象。

第五，自動實現文件流程跟蹤，實時統計流程流轉情況。施工管理系統能夠自動跟蹤每份文件的流轉情況，實現文件流轉的實時統計。

第六，實現質量驗收在線報審。通過系統實現檢驗批、分部、分項、單位工程在線驗收報審，不僅提高了施工文件的準確性，同時大大提高了施工文件的報審效率。

第七，實現施工記錄文件統一管理。施工管理系統中建立了施工記錄存儲目錄，施工分包單位根據文件編制要求及時下載對應的施工記錄表單，做到表格樣式統一、編號統一。

五、結語

以施工管理程序文件及施工管理過程控制程序文件為基礎建立的施工管理信息系統，不僅使施工文件的規范性得到了有效保證，有效解決了紙質文件流轉過程中出現的文件格式不一致、編碼混亂、簽署不全等問題，同時在過程管理中能夠有效跟蹤施工文件流轉情況，及時發現未正常流轉文件，對施工文件與工程建設同步移交提供了可靠保障。

（作者單位為山東電力工程咨詢院有限公司）

參考文獻

[1] 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DA/T28-2002）[S].endprint