探究辦公自動化與文秘工作有效銜接的措施

摘 要 隨著信息技術的快速發展，辦公自動化技術在企業文秘工作的各項業務開展中扮演著越來越重要的角色，將文秘工作人員從煩瑣的辦公室工作中解放出來，因而如何推動辦公自動化與文秘工作的有效銜接就成為進一步提升文秘工作效率與效果的關鍵。在這種背景下，本研究首先概述了辦公自動化的主要功能，進而探討了辦公自動化對文秘工作的影響，最后提出了辦公自動化與文秘工作有效銜接的措施。

關鍵詞 辦公自動化 文秘工作 影響 有效銜接 措施

一、辦公自動化的功能

辦公自動化是信息技術在辦公室各項業務工作中有效應用的重要方式，它的主要功能包括進行日常事務性工作處理、企業資源管理規劃、協助企業決策等內容。一般來說，以下三項功能是其最主要功能。

第一項功能是對企業日常的各項事務性工作加以快速有效處理。辦公自動化系統能快速地處理各類文書、檔案，也包括輸入、編輯、排版、修改、翻譯、打印、儲存等文字信息處理功能；能快速地收集數據、生成各種統計報表、賬目計算等數據信息處理功能；能高效和大量地記錄、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢功能；能便捷地上傳和下載資料、發布信息，運用E-mail進行網絡通信等處理功能。實現公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全過程的標準化、網絡化、無紙化。

第二項功能是對于企業的各項資源加以系統管理。借助辦公自動化軟件，企業可以開發出多項實用的資源管理軟件。這些軟件以企業內部的局域網系統為基礎，可以應用到研發、戰略決策、財務、生產等各項具體的業務活動中，對這些業務活動中所涉及的資源加以有效的管控。另外，借助統一的局域網系統，不同業務的資源管理軟件能夠實現便捷互聯，這有利于公司從總體層面上來統籌規劃資源。

第三項功能是協助企業開展決策活動的功能。決策支持建立在信息管理的基礎上，利用大型數據庫提供的相關聯信息，針對各種需要作出決策，利用經驗構成的或理論的決策模型，結合有關內部和外部的信息，由計算機執行決策程序，作出決策。隨著4G移動網絡的部署，辦公自動化已經進入了移動時代和智能時代，它可以將辦公自動化系統上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機，工作人員和領導們可以隨時隨地進行掌上辦公，成為管理者、市場人員等貼心的移動辦公系統。

二、辦公自動化對文秘工作的影響

文秘工作是最為重要的辦公室工作之一，通過將辦公自動化引入文秘工作之中，將極大地提升文秘工作人員的工作效率。具體來說，辦公自動化對于文秘工作有以下三點影響。

第一，辦公自動化可以提升文秘工作的效率。辦公自動化以計算機信息技術為基礎，最大的特色在于快速精準地完成各項指令型的工作。計算機具有十分強大的數據運算功能，通過電子信息的錄入，將文秘工作人員從傳統的紙質工作環境中解放出來，保證了各項數據錄入與核查工作的準確性，并且也不需要借助手工來輸入及修正各項數據，完全可以借助計算機來進行快速處理。另一方面，計算機本身并不需要休息，這能夠極大地提升文秘工作的工作效率，而且這些工作僅需要文秘工作人員簡單地進行監控即可，并不會因此而增加文秘工作人員的工作量。最終，隨著工作效率的提升，文秘工作人員能夠將更多的精力放到提升工作開展質量上。

第二，辦公自動化有助于推動文秘工作的辦公一體化進程。在文字管理方面，辦公自動化系統可以高效率地完成對各類文件、檔案及其他文字材料的綜合管理工作。采用辦公自動化軟件所繪制的圖表、數據的運算、結果的輸出等都可以更為詳細、生動與清楚。另外，采用辦公自動化也能夠讓企業領導的各項事務安排更為有序，更好地確保領導對不同事務加以協調處理，避免因安排沖突而耽誤事務處理進度。

第三，辦公自動化也能夠極大地增強文秘工作人員的服務意識。服務意識是確保文秘工作人員高質量完成自身工作的基礎，這種意識往往是一種潛意識，有時文秘工作人員并不容易發覺。采用辦公自動化系統之后，文秘工作人員能夠較為清晰地認識到自身工作的不足，有針對性地提升這方面的知識儲備與工作技能，極大地發掘出自身的潛力。除此之外，隨著辦公自動化系統的推行，文秘工作人員也會意識到創新自身工作方式的重要性，會致力于將更高質量的服務內容融入自身的日常工作當中，自覺探索辦公自動化在文秘工作當中的新用途與新方式，以避免因辦公自動化的逐步推行而嚴重影響自身的工作穩定性。

三、辦公自動化與文秘工作有效銜接的措施

鑒于辦公自動化對于文秘工作產生的重要影響，企業有必要采取有力的措施來確保辦公自動化能夠與文秘工作有效銜接到一起。總體來說，企業可從以下幾個方面來開展相應的措施。

第一，建立并完善相應的規章制度，明確辦公自動化影響下的文秘工作的具體職責。辦公自動化對傳統文秘工作產生了巨大的沖擊，為此企業首先有必要從制度層面來確立起辦公自動化在文秘工作當中的重要地位，制定詳細且規范的新文秘工作崗位職責，進一步豐富文秘工作人員的工作內容與工作開展的步驟，確立相應的崗位權利與義務。尤其需要注意的是，企業應當針對文秘工作的不同內容，制定不同的工作規章體系。對于檔案管理、公文處理等流程性較強的工作，應當特別重視利用辦公自動化系統的精確核查功能，并設置更為嚴格的審批與處理規定，而對于文字工作、決策支持等隨機性更強的工作，則應重點利用辦公自動化的快速處理功能。

第二，努力提升文秘工作人員的綜合業務素質。在辦公自動化系統快速推行及創新的當今時代，文秘工作人員除了要嫻熟掌握以往文秘工作技能外，還應當密切關注各類信息技術及信息技術工具的開發與應用，這包括計算機、打印機、傳真機等硬件工具，以及辦公自動化軟件、數據處理軟件等軟件類工具。另外，辦公自動化系統所帶來的并不僅僅是工具上的創新，更多的是帶給文秘工作人員以信息上的創新，因而培養文秘工作人員的信息挖掘能力更為重要。為了增強這些能力，企業必須有針對性地為文秘工作人員提供相應的培訓機會。一方面，從思想上為他們樹立起重視信息化發展的意識；另一方面，也從知識層面為他們提供全面且便捷的學習機會。

第三，企業應樹立起一種合作的企業價值觀。為了更好地推進辦公自動化在文秘工作中的應用，企業應鼓勵文秘工作人員之間進行資源分享，這是促進辦公自動化順利推行及發展的重要手段，該手段的實現又需要進一步借助科學標準的規章制度來保障。為此，企業有必要綜合評價自身的長遠發展規劃，以及現有的文秘工作資源儲備情況，對于當前所實行的不利于共享文化形成的規章制度加以修正，從根本上為辦公自動化的推行提供支持。鼓勵分享不僅僅需要在制度層面給予支持，更應當采用有效的工作加以落實，因而在推行過程中，要超出文秘工作本身，積極借助網絡平臺來實現不同部門、不同層級的員工之間的快速交流。

（作者單位為甘肅送變電工程有限公司）

[作者簡介：李愛棟（1969—），男，甘肅白銀人，本科，助理政工師，主要從事文秘工作。]

參考文獻

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