檔案管理在現代文秘工作中的重要作用

◎嚴文枝

檔案管理在現代文秘工作中的重要作用

◎嚴文枝

文秘工作是文書和秘書工作的總稱，是各級領導機關日常工作的重要組成部分。承上啟下、聯系內外、溝通左右、參謀輔助是現代秘書工作的重要作用。檔案管理是現代文秘工作的重要工作內容，二者是相輔相成、相互支持的關系：文秘工作人員為領導或管理部門及時呈報公文、材料，并隨時跟蹤審閱結果，將公文、材料及審閱結果分類歸檔，不僅提高了整體工作效率，也提升了文秘工作的服務質量，因此，加強檔案管理對現代文秘工作極為重要。

隨著現代網絡科學技術的發展，檔案管理在現代文秘工作中發揮了先進的科學優勢，從公文生成制發、跟蹤結果到最后分類歸檔，整個運行過程借助計算機管理系統一次輸入、多次輸出，實現了文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規范一體化，進而保證了檔案信息收集完整、系統、準確；數據信息重復利用，提高整體工作效率。“文檔一體化”既提高了文秘工作的質量，又促進了檔案管理更加規范科學。

檔案管理與現代文秘工作的關系

檔案管理與現代文秘工作相輔相成，但工作性質和工作特點又有所不同。文秘工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文秘工作的延伸和發展，公文是二者緊密銜接的主體，“文檔一體化”利用計算機管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用公文處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文秘工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務。只有檔案管理與現代文秘工作有效的結合起來，才能實現公文運轉的高效率和檔案管理的高質量。

影響現代文秘工作與檔案管理順暢銜接的主要因素

公文是現代文秘工作與檔案管理工作的銜接主體，但在銜接過程中，公文處理不規范、檔案管理流程不科學等現象導致現代文秘工作與檔案管理工作無法到順暢銜接，具體表現為：

公文用紙不規范。國務院辦公廳最新發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱“辦法”）中明確指出，現行公文紙張為：公文用紙一般使用紙張定量為60～80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。但在實際應用中，很少注意公文用紙的的克度、耐折度、酸堿度等標準，導致檔案在保存過程中出現了嚴重的變色、折損、腐蝕，導致一些重要文件、參考文獻、圖紙等原始數據缺失，嚴重影響了檔案管理工作的質量，

公文印刷裝訂不規范。公文印刷裝訂不規范直接影響公文的嚴謹性和美觀性。“辦法”中明確規定：公文頁邊與版心尺寸：公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼），版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。但在實際印刷裝訂時，顏色不規范、壓字、掉頁、漏頁、裝訂不齊等問題普遍存在，直接導致檔案信息不完整，嚴重影響文秘呈報審批工作。

公文文種使用不規范。我國行政系統通用公文文種體系中包括有：條例、規定、辦法、決定、命令、指示、批復、通知、通報、公告、通告、議案、請示、報告、調查報告、總結報告、函、會議紀要等，性質不同，適用范圍也有所不同。文種選擇時首先看選擇作者與主要受文者間的工作關系；其次看作者的法定權限；最后看行文目的、行文要求和表現公文主題的需要。但在實際應用時“通知”與“通告”混淆，“請示”和“報告”不分，導致文秘工作人員無法將公文及時呈報或下達，致使檔案管理工作和文秘工作嚴重“脫節”。

公文附件不規范。《國家行政機關公文處理辦法》中指出：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號并在其后標識附件（或帶序號）。但在公文制發中常常出現將附件理解為附注、附件位置標注錯誤、附件序號標注不正確或附件序號與裝訂序號不符，甚至錯將主件當附件。由此可見，公文質量的高低直接影響了檔案管理工作和現代文秘工作有效銜接。

抓好文秘工作中公文立卷環節

文立卷就是按照公文的特征和聯系將若干具有共同點和聯系密切的公文組合成有機聯系的集合體的活動。從公文的組成結構中概括出來的為所有公文都共有的共同點，如作者、內容、地區等，是立卷工作的依據。公文分類和公文組卷是立卷工作的兩項主要內容。公文立卷是文秘工作的結束，檔案管理工作的開始，是檔案管理工作和文秘工作重要銜接點。所有審批完畢的公文材料，由文秘工作人員統一整理保管，依照公文立卷方法和原則完成公文立卷，并使公文立卷日常化，為日后查閱提供參考依據。

隨著現代化信息技術的飛速發展，檔案管理工作對現代文秘工作有著非常重要的影響，嚴格按照國家規范標準執行檔案管理工作，強化文秘工作人員檔案管理意識，盡快在實際工作中真正實現“文檔一體化”。

四平市山門水庫管理處）