醫院檔案管理的現狀及對策

◎張影

醫院檔案管理的現狀及對策

◎張影

檔案作為人事管理、業務信息、總結發展的重要佐證，對于醫院工作來說至關重要。醫院的信息更為復雜，除去常規管理以及工作人員的信息，還包含就診患者的病例和個人信息，涉及就醫的安全性、隱私性，為此醫院做好檔案管理工作是維護工作運轉的基礎。本文立足醫院檔案管理中存在的問題，以及解決的策略進行具體研究。

檔案是信息資源的載體，同時也是關乎資料搜集、保存、調取、應用的重要工作。信息資源涉及人事調配、保密資料、工作計劃與進程等內容，分屬于醫院的常規工作，隨著信息技術的發展，應符合便捷查閱使用的目的，再加上除去紙質檔案還衍生出了許多新的存檔形式，這都是檔案管理工作面臨的新局面。

醫院檔案管理中存在的問題

由于人員安排不夠、技術落后等原因使得檔案管理仍存在滯后的問題。這給管理工作帶來了很大的難題。管理方式決定著工作的效能，部分醫院并不重視管理方式的更新，尤其對于檔案管理工作，在思想上認識不清，認為檔案管理是簡單容易的事情，在存檔上仍大量采用紙質留存的形式，制度上存在一定的管理問題，比如人員安排欠缺合理性，甚至沒有專門管理檔案的人員，造成建檔、查檔困難的問題。部分工作人員認為檔案管理工作無足輕重，在工作中疏忽散漫，不具備專業的管理知識，以完成基本工作為目標，在實際操作中難以進行自主創新，對工作中存在的問題視而不見，使得醫院檔案管理成了可有可無的工作，無法發揮檔案管理的實際效用。此外，檔案資源種類繁雜，數量龐大，在搜集和管理中都存在一定的難度，這也使得一些工作人員在歸檔的時候并沒有做好分類工作，讓檔案資源處于雜亂無章的狀態，直接導致應用不暢，甚至在管理中出現遺失的現象，給工作帶來嚴重的后果，甚至造成重要文件的流失。

醫院檔案管理工作的發展思路

隨著信息技術的發展，信息化已經成為人們生活工作的重要方式。數字化管理理念是時代發展的成果，同時也在醫院檔案管理工作中起到了重要的作用，為醫院的管理工作提供了技術的保障。針對檔案管理存在的詬病，數字化策略的應用明顯提升了檔案管理的效率，可以說是一項創造性的舉措。傳統管理辦法讓檔案管理工作成為一潭死水，信息技術的應用在解放勞動力的同時，讓查詢與管理變得更加方便快捷。數字化管理的一個突出特點就是系統性，在系統管理軟件中將檔案的內容分為人事和基建兩大類，在此基礎上延伸出細小的門類，并將文字、音頻、視頻等內容打包處理，將檔案內容進行編號，在檢索的時候能夠獲得更為直觀的內容，對于一些關聯性信息也能夠達到一檢即出的效果，增強工作效率，讓工作人員獲得更輕松的工作狀態。檔案是一個龐大的信息系統，其中包含的內容五花八門，信息技術能夠滿足快速檢索的目的。以往，檔案錄入和查閱的過程是一個強度大、效能低的過程，在經過大量篩選之后獲得的信息資料也未必是正確的，因此，增強快速檢錄的需求迫在眉睫。數字化管理的突出作用在于具備完整的信息檢索系統，能夠快速地搜索到我們需要的信息，在錄入和修改的時候也只需要檢索到相應的人員和位置即可，將復雜的操作過程變得簡單快捷，又極大地保證了檔案內容的準確性，為其他工作的開展做好輔助性支撐。

創新醫院檔案管理的新舉措

豐富理論認識，提高檔案管理水平。學習是自我提升的重要手段，也是檔案管理工作進行革新的武器。為了從思想上改變過往的管理模式，醫院需要對檔案管理人員進行再教育，開設專門的學習課程，主要從先進的管理理念和計算機操作方式兩方面進行學習。首先，理念是行動的先驅，因此，只有在理念上對員工進行教育才能獲得更強的工作動力、獲得創新的工作方式。數字化管理的好處俯拾即是，主要呈現在對檔案信息的保存上，可以說是意義非凡。對于員工的工作來說也是一個福音，員工可以利用有限的時間做更多的事情，解放了自身的精力，讓工作變得不再索然無味、疲憊不堪。對于員工的專業發展也是一個很好的提升，專業技術能夠增加工作人員自身的價值，讓人學有所獲，從學習中獲得快樂。此外，對計算機操作技術的培訓也是十分重要的。在數字化管理中計算機操作和常備軟件的使用是必不可少的，同時對于一些年長的工作人員來說也存在一定難度，加之一些專業化軟件復雜的操作流程，使大多數人十分頭疼，在這樣的條件下，需要提高培訓的力度，邀請專業的人員進行培訓，做好交流工作。

借助信息管理平臺，提高檔案管理效率。信息的發展也衍生出許多問題，比如如何保障信息的安全性和穩定性。醫院的檔案信息或多或少都會涉及一些隱私或是單位的具體情況，因此在數字化管理模式的應用中，保障信息的安全也成為醫院發展的重要方面。針對安全問題，需要醫院在排除人為泄密的條件下，保證網絡防火墻的及時更新，做到對新生病毒的有效防御，同時對于一些端口進行經常性地排查，在軟硬件管理上做到雙管齊下。保障好信息安全也是做好其他工作的基礎，信息是一個龐雜的體系，同時也環環相扣，做好檔案管理工作其實就是在為其他工作做鋪墊，只有保證每個環節都盡善盡美才能讓信息管理體系的大網更牢固。

醫院檔案管理工作關系到信息的存儲與調用，是醫院發展的基礎，為醫學的發展提供很多借鑒。信息技術的發展為檔案管理工作提供了技術上的支持，讓更多的部門從中獲得借鑒。隨著新式檔案資料的豐富，數字化平臺在檔案管理中的應用越來越廣泛，因此，各醫院只有在積極扭轉工作思路的同時，借助檔案管理的新方式，才能促進工作效能的提升，促進檔案管理工作的順利開展。

吉林省四平市梨樹縣中醫院）