風險防控方法在檔案信息化管理的對策

趙志軍

【摘要】：機關事業單位的檔案管理是一項不可或缺的重要基礎性工作。檔案管理發展的必然趨勢就是檔案的信息化建設管理，也是推動現階段檔案管理狀況的必然選擇。大力發展檔案信息化管理建設，可以最大程度的減少人力資源投入，在同等工作需求之下，可以大大提高檔案管理的服務質量和工作能效。

【關鍵詞】：企業檔案；信息化建設；對策

【引言】：大數據時代背景下，信息成為企業發展的重要戰略資源，面對錯綜復雜的市場競爭，企業對各類信息資源開發利用的能力就顯得至關重要。檔案，作為企業各類信息資源的載體，其潛在利用價值不容忽視，因此大數據時代對企業檔案的管理工作也提出了更高的要求。

1、檔案信息化建設發展現狀

近年來，各類企業在檔案信息化建設方面取得了顯著成績，主要表現在：（1）廣泛開展檔案信息化建設的探索和實踐。近幾年，信息技術的快速發展，傳統的檔案管理模式亟待改革，各單位紛紛對檔案信息化建設工作進行了規劃、部署和實施。隨著檔案管理系統的搭建，很多企業實現了內部資源共享，大多單位建立了與公司內部OA等系統的接口管理，實現了對電子文檔的實時捕獲；（2）檔案信息化環境得到改善。隨著國家對檔案工作建設力度的強化，大數據概念的引入，各單位檔案信息化建設的意識得以加強，在檔案信息化建設方面的投入不斷加大，檔案收集范圍更加廣泛，檔案信息資源結構進一步優化，檔案信息化的基礎建設得到鞏固。

2、目前檔案信息化建設存在的主要問題

2.1信息檔案殘余風險

隨著互聯網計算機的普及發展，我們已經步入信息化社會。對于一些企業或市政府的檔案信息管理逐漸地朝著數字化發展。這種管理更加簡單方便，但也存在著很大的威脅。科技很發達，但也不能消除這些危險因素。檔案的信息化數字化既帶來了方便也存在安全隱患。很多時候我們已經采取的保護措施，但不能避免危險情況的發生。但是，對于檔案信息的管理還是要朝著數字化前行，要在這個過程中規避風險，進行風險防控。

2.2檔案信息系統缺乏標準

檔案進行信息化建設的時候，在選擇信息系統時受到了部門和資金的限制，各單位目前的檔案管理原件格式五花八門，因業務的不同，文秘水平的差異以及對檔案文書理解上的不一致，導致同類的檔案格式也不能整齊劃一，所以軟件的數據標準和設計方向上無法實現統一處理。因此錄入系統的檔案數據很難擺脫所在軟件的限制進行資源的整合，這就直接地影響了信息的交互，數據的共享。與此同時，各單位之間對檔案信息的安保措施不同，導致各單位之間信息資源沒有辦法進行統一的管理。各單位檔案部門之間想要進行信息的疊加和歸檔也就存在著很多的問題，造成了檔案信息化管理建設難上加難的局面。

2.3基礎設施不齊全

實現檔案管理信息化的前提是基礎設施的完善，并加大對基礎設施的資金、人力、物力等各方面的投入力度，進而確保檔案管理工作的順利開展。雖然現代化信息設備和技術有其自身的優勢，但是同樣存在一些問題。比如計算機一旦出現病毒，或者沒有提前將檔案信息進行備份，硬盤損壞之后，就會直接造成檔案信息的丟失。另外，部分高校檔案管理人員缺乏對計算機缺乏正確的認知，沒有及時對計算機軟件展開維護與升級，這樣不僅會影響檔案信息的完整性，還會造成檔案信息的泄露，進而影響其安全性。

3、信息化建設路徑

3.1創新檔案管理制度

檔案管理部門應結合本單位檔案資源利用的實際情況和大數據時代背景，準確把握本企業業務發展的脈搏，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的精神，運用創新思維，制定適應信息化建設的檔案管理制度，進一步健全完善檔案管理業務流程和技術規范，以確保電子文件和電子檔案的安全性與完整性；同時應在遵守國家標準規范的基礎上，建立內部檔案信息化標準體系，如：檔案管理軟、硬件實施標準，檔案數字化加工標準，檔案數據整理、保管、服務標準等，為檔案信息化建設的有序化操作、檔案數據的規范化管理和檔案服務做支撐。

3.2要做好檔案信息系統的管理調研

檔案信息管理的工作要符合信息化管理的規范。有很多地方的檔案管理制度已經不適合信息化的管理，對于管理制度要隨著時代的變化而改進。擬定新的制度需要考慮到多個方面，涉及到部門很多，以及人員內部的管理，分屬不同的部門，由于信息比較分散，所以給新制度的擬定帶來很大的困難。有時原本的管理制度已經深入人心，想要改變更加困難。管理檔案的人員把側重點放在紙制的檔案上，所以很多時候改動文書檔案不會在電子檔案中有記錄，這樣制度管理就沒有改進的意義。這個問題得不到解決，這會影響整體的文件處理。所以在制定新的管理規范時，要把這一點重視起來，無論是電子還是紙制的檔案都要符合信息化的管理規范。

3.3完善檔案信息化建設技術支持和資金保證

要完成檔案信息化建設從根本上來說，對技術設備以及相關軟件和硬件的要求較高。工作進展的深度越深，對資金的儲備要求也就越高，只有充足的資金儲備才能保證技術的順利執行，才能保障單位檔案信息化進程中所需設備的正常運行，保護檔案數據的完整性。第一步，提高檔案管理工作的技術含量，信息化所需的技術設備在數量和質量上要有保障。解決機關事業單位設備落后所造成的信息化建設管理進程緩慢的問題，開設專項資金用于信息化檔案建設管理設備配置。第二步，完善和建設基礎檔案信息化管理設施，并及時進行升級和維護，保證系統的平穩使用。第三步，增強檔案信息化管理的安全意識。檔案管理從傳統到數字化的改變，其所存在的安全風險也隨之得到了極大上升，所以單位需要對信息系統進行充分必要的安全防護，強化檔案信息的安防措施，提高檔案信息的安防等級，降低檔案管理的風險，使得檔案中的數據信息萬無一失。

結束語

綜上所述，我們可以知道，信息化社會有利也有弊，給檔案的管理帶來了巨大的挑戰。要改變傳統的檔案管理方式，積極地進行風險預測，認識到信息化檔案管理的優點。還要加強信息管理，減少安全隱患。無論是政府和企業，在進行信息管理之前，都應該有一個全面的認識，深入了解內部存在的問題，這樣才能讓我們國家的檔案信息化管理，更加的安全，并可持續的發展。

【參考文獻】：

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