探析新形勢下人事檔案管理信息化建設

劉雨微

【摘要】：目前正處于知識信息時代，隨著科學技術的不斷指導跟引導也逐漸的在改變著人們的生活水平跟工作方式，信息化已成為當前時代的主題，也是當下時代的主要體現(xiàn)，信息化時代的來臨為檔案系統(tǒng)信息化的構建提供了基礎，電子文件的大量出現(xiàn)也為人事檔案系統(tǒng)信息化的構建管理與實現(xiàn)帶來了巨大挑戰(zhàn)，因此，開發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)化、提高人事檔案管理工作的效率、實現(xiàn)檔案資源共享、搜索符合自己需求的檔案信息化建設之路，具有很重要的意義。

【關鍵詞】：人事檔案管理；信息化建設；措施

【引言】：人事檔案中包含了人員工作能力、工作經歷、學歷、思想品質等內容，在人員分工、干部任免等工作中，人事檔案都是重要的信息依據(jù)，因此長期以來，檔案管理一直時人事管理工作中的重點環(huán)節(jié)。近些年來，由于市場制度改革不斷深入，人事檔案管理工作遇到了更高的挑戰(zhàn)和難度，在實際工作中也暴露出了一些問題，為了保證人事管理工作的高質高效，就必須要及時解決這些問題。

1、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

1.1人事檔案管理人員的綜合素質偏低

由于在很多人眼里，人事檔案管理工作技術含量不高，似乎是人人都能從事的工作，導致很多部門的領導對人事檔案管理工作很不重視，從而導致我國人事檔案管理人員普遍的文化程度偏低，所以他們綜合素質偏低，對人對事的服務態(tài)度不端正，沒有盡職盡責地做好人事檔案的工作，比如員工私自將自己的檔案抽出來進行涂改造假為自己謀私利的現(xiàn)象難以避免，這樣的話就對人事檔案的真實性造成了嚴重的影響。其中還有不少的人事檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓也導致了他們的專業(yè)水平不足，他們不知道怎么整理處理好檔案材料，稀里糊涂的盲目完成任務草草了事，不能確保檔案材料工作及時到位。因此，在目前看來，提高人事檔案管理人員素質成為了目前緊迫需要解決的問題。

1.2人事檔案管理工作存在不規(guī)范現(xiàn)象

人事檔案管理工作離不開完善的硬件支持，但是就眼下來看，一些用人單位的硬件設施尚且不夠完備，一部分用人單位根本沒有專門的檔案室，也有一些用人單位雖然設置了檔案室，但是檔案室的實際環(huán)境很難滿足工作需要，例如有的檔案室過于狹窄，也有的檔案室存在嚴重潮濕等問題，還有的檔案室沒有設置防火設備，在這種情況下，人事檔案的完整性、實用性、安全性都會受到很大威脅。一旦出現(xiàn)霉變、蟲蛀、火災等問題，人事檔案就會出現(xiàn)殘缺現(xiàn)象。此外硬件設施不健全不僅僅體現(xiàn)在檔案室方面，其他一些方面也存在硬件設施不完善的情況，比如在一些用人單位中，切刀和檔案夾等設備尚且沒能配置齊全，也有一些用人單位中，沒能對檔案資料進行科學的分類，雖然一部分用人單位認識到了檔案分類保管的重要性，但是存在分類不準確的現(xiàn)象，這樣就給檔案查閱工作增添了難度，而且一些用人單位尚且沒能規(guī)范人事檔案的制作材料，比如檔案材料標準用紙原本應該是16開辦公用紙，但是一些用人單位有時會使用A4紙來制作人事檔案，這樣就導致檔案材料規(guī)格不一，給檔案整理以及裝訂工作都帶來了很多不必要的麻煩。

1.3人事檔案管理的安全受到威脅

人事檔案的信息化管理有助于現(xiàn)在社會檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，更是整個社會檔案管理工作中最主要的組成部分。近年來，人事檔案信息化管理運用到了單位建設中來，其中單位局域網(wǎng)、人事信息網(wǎng)更是被開發(fā)出來，對單位人事信息的管理、分類等工作加強了保障，在很大程度上加快了查找信息的準確度和效率。但是互聯(lián)網(wǎng)技術的運用，伴隨而來的網(wǎng)絡安全的隱患，存在著材料信息泄露、黑客侵入、計算機病毒等威脅，所以，解決計算機安全問題是人事檔案管理信息化工作中首要任務。

2、完善人事檔案信息化管理的對策

2.1全面推行并落實責任追究制

想要規(guī)范人事檔案管理工作，首先應該全面推行并落實責任追究制，將人事檔案管理的責任落實到具體的部門和個人，促使工作人員能夠充分重視人事檔案管理工作，例如在對檔案進行分類時，一旦出現(xiàn)分類混亂的現(xiàn)象，導致檔案難以順利查閱，此時就要追究相應責任人的責任。同時用人單位一定要設立專門的檔案室，并且要確保檔案室的大小、環(huán)境能夠符合使用要求，還應該合理設置防盜、防火等設備，保證人事檔案的安全和完整。此外切刀、檔案夾等設備也應該配置齊全，人事檔案的制作材料應該滿足統(tǒng)一標準。有了責任追究制度和完善的硬件設施做保障，人事檔案管理工作就可以更加規(guī)范。

2.2提高人事檔案管理人員素質

提高人事檔案管理人員素質，需要人事檔案管理人員樹立責任意識、奉獻意識、服務意識以及服務意識這四大意識。人事檔案工作人員要忠于職守，在工作中要敢于堅持原則、嚴守制度，盡職盡責地管好用好人事檔案，使其更好地在企業(yè)的組織人事工作中發(fā)揮重要的作用。伴隨著人事檔案工作的發(fā)展，從事人事檔案的人越來越多，這些人不僅僅要求比較高的思想水平，更加要求從事檔案管理的人員具有較多的工作經驗，最重要的是他們具備相對較強的責任感和熟練的操作以及累計的業(yè)務經驗，還要緊跟時代潮流，吸取國外人事管理經驗，熟練運用計算機和互聯(lián)網(wǎng)等多媒體工具進行人事檔案管理。他們是今后中國的人事檔案管理的重要支柱，因此需要不斷的學習科學文化技術，摒棄落后的管理技能觀念。

2.3實現(xiàn)信息資源共享

介于人事檔案管理的覆蓋面較廣泛，所接觸的管理對象以及服務對象有一定的社會性，導致了人事檔案的來源趨向于復雜性。人事檔案的利用可謂是無孔不入，像外資、國有企業(yè)管理、技術人才的招聘，優(yōu)秀人才的選拔或職位變遷，以及應屆畢業(yè)生的就業(yè)甚至是國家公務員的考核或任職都與人事檔案息息相關。采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡化管理和服務等方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

結束語

綜上所述，信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設對實現(xiàn)單位的人事人才信息管理工作的社會化服務有著非常突出的現(xiàn)實意義。只有采用高效的信息化管理模式，建立科學規(guī)范的人事檔案管理信息網(wǎng)絡，更好的發(fā)揮計算機在檔案管理方面的作用，才能盡快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實現(xiàn)檔案管理的根本變革。

【參考文獻】：

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