淺談如何做好文物檔案管理工作

程春艷

[摘 要]我國(guó)有著悠久的歷史，在歷史長(zhǎng)河中遺留了很多遺跡和遺物，這些文物成為歷史的見(jiàn)證品，有著巨大的研究?jī)r(jià)值，是我國(guó)歷史文化的重要遺產(chǎn)。我國(guó)都是通過(guò)國(guó)家博物館對(duì)文物進(jìn)行統(tǒng)一管理，每件文物都有對(duì)應(yīng)的文物檔案，由于我國(guó)文物經(jīng)手環(huán)節(jié)比較多，而且文物的數(shù)量和種類都比較龐大，這就導(dǎo)致文物管理工作十分困難。本文主要研究了我國(guó)在文物檔案管理中存在的問(wèn)題以及如何做好文物檔案管理工作，以供文物檔案管理部門(mén)借鑒。

[關(guān)鍵詞]文物檔案；管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.111

[中圖分類號(hào)]G275.9；K871 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）24-0-02

1 文物檔案概述

文物檔案就是記錄文物的挖掘、文物信息、文物保護(hù)、文物研究等與文物息息相關(guān)的工作內(nèi)容，依靠文物檔案，人們可以清晰地了解一個(gè)文物的歷史來(lái)龍去脈，幫助人們更好地認(rèn)識(shí)和了解文物。文物檔案的形式多樣，有文字的、圖像的、音頻的和視頻的。文物檔案有以下幾方面的特點(diǎn)。第一，文物檔案的附屬品性質(zhì)。文物工作者在歷史遺跡和遺物的研究中，會(huì)挖掘出歷史遺跡和遺物的特征，以此來(lái)確認(rèn)當(dāng)時(shí)社會(huì)的生產(chǎn)活動(dòng)以及政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等，由此可以看出文物檔案是在文物研究中逐步形成的。第二，文物檔案的動(dòng)態(tài)性。從文物挖掘工作開(kāi)始就已經(jīng)有了初步的文物檔案，隨著開(kāi)展鑒定、修復(fù)和研究等后續(xù)工作，會(huì)產(chǎn)生新的文物檔案，這些內(nèi)容不斷積累的過(guò)程也是不斷完善文物檔案的過(guò)程。第三，文物檔案具有的文物保護(hù)功能。文物資源是歷史的遺留，是在特定時(shí)間和空間形成的，不可再生，一旦文物被破壞，只能依靠文物修復(fù)來(lái)盡量復(fù)原。建立文物檔案，對(duì)文物進(jìn)行歸類和詳細(xì)記錄，也是文物保護(hù)的重要形式。

2 文物檔案管理的重要性

文物檔案管理工作對(duì)于文物的開(kāi)發(fā)、利用和保護(hù)有著重要的作用。首先，文物管理部門(mén)通過(guò)完善文物檔案，將其應(yīng)用到博物館管理中，可以為人們呈現(xiàn)出更為豐富和全面的文物資料，讓人們對(duì)文物所體現(xiàn)的歷史文化有所了解，這對(duì)于文物保護(hù)宣傳工作起到了一定積極作用。其次，文物檔案管理工作有利于文物的開(kāi)發(fā)和保護(hù)。由于文物資源是一種不可再生的重要資源，自然環(huán)境對(duì)于文物的影響是比較嚴(yán)重的，文物在自然環(huán)境中會(huì)受到侵蝕。文物管理部門(mén)通過(guò)文物檔案將文物的制作材料、歷史朝代、保存要求等記錄下來(lái)，對(duì)于文物的開(kāi)發(fā)和保護(hù)工作具有重要的意義。最后，文物檔案管理是現(xiàn)代管理的重要要求。文物檔案管理可以利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。文物檔案管理在最初只是整理文物的相關(guān)資料，在信息化的今天，文物檔案管理還提供了檢索工具，已同計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)融合，方便了文物檔案的歸檔和查檔，極大提升了科學(xué)性和工作效率。

3 文物檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 工作量大、程序多

文物檔案的管理程序多，工作量比較大。文物檔案在建立之初，需要登記文物的信息，要求登記人員的字跡要清晰工整，對(duì)登記信息進(jìn)行訂正，經(jīng)辦人員還要進(jìn)行蓋章，這樣才完成登記工作。同時(shí)，建立文物檔案需要很多規(guī)范性的規(guī)章和流程，由于文檔的經(jīng)辦人比較多，導(dǎo)致管理出現(xiàn)困難，一旦某方出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響文物檔案管理工作。例如，文物檔案填寫(xiě)人比較多，書(shū)寫(xiě)習(xí)慣和字跡都會(huì)影響文物檔案的研究和管理。

3.2 文物檔案管理疏漏

國(guó)內(nèi)文物檔案的種類繁多，增加了文物檔案的管理難度。目前，文物檔案管理主要采用編號(hào)的方式進(jìn)行，每個(gè)檔案都有編號(hào)，按照編號(hào)確定檔案的位置。文物檔案管理存在一些疏漏，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，檔案編號(hào)不合理。對(duì)于檔案編號(hào)分類不夠科學(xué)。其次，檔案的取放問(wèn)題。部分檔案室在取出檔案后，未預(yù)留空位，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)錯(cuò)位。最后，檔案整理問(wèn)題。隨著文物研究的不斷深入，文物檔案的內(nèi)容也在豐富，部分檔案室對(duì)文物檔案未及時(shí)整理或者管理不善，導(dǎo)致出現(xiàn)混淆和丟失的情況。

3.3 文物檔案的保存問(wèn)題

文物檔案保存取決于自身的材質(zhì)以及所處的環(huán)境、光線、濕度和溫度等自然環(huán)境，雖然這些因素破壞文物檔案的進(jìn)程比較緩慢，但是時(shí)間久了也會(huì)對(duì)文物檔案帶來(lái)極大損害。此外，對(duì)于一些比較熱的文物，人們通過(guò)借閱來(lái)獲取文物檔案的信息，文物檔案經(jīng)過(guò)多次借閱，也會(huì)出現(xiàn)損壞、磨損，甚至?xí)G失，進(jìn)而影響檔案管理工作的順利進(jìn)行。

4 如何做好文物檔案管理工作

4.1 提升文物檔案管理人員的素質(zhì)

由于文物檔案涉及的內(nèi)容和范圍比較廣泛，包括文物的全部信息，做好文物檔案的管理工作，不能單純依靠幾個(gè)人實(shí)現(xiàn)，而是必須成立檔案管理的部門(mén)或者小組。因此，做好文物檔案管理工作，離不開(kāi)高素質(zhì)的文物檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，在招聘文物檔案管理人員時(shí)，文物檔案管理部門(mén)要選擇那些熱愛(ài)文物檔案管理工作、有豐富檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和工作責(zé)任心的人員，保證文物檔案管理的工作質(zhì)量。其次，文物檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)文物檔案管理人員的內(nèi)部培訓(xùn)，包括對(duì)文檔管理的建檔、取檔和歸檔等基礎(chǔ)管理操作，以及檔案的整理和保存經(jīng)驗(yàn)。最后，文物檔案管理部門(mén)要對(duì)文物檔案管理人員進(jìn)行資質(zhì)認(rèn)證，對(duì)管理人員業(yè)務(wù)水平進(jìn)行考評(píng)，淘汰那些不合格的管理人員，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷提升自我。

4.2 強(qiáng)化檔案法律意識(shí)，加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳

隨著法律制度的不斷完善，國(guó)家也制定了檔案管理方面的法律法規(guī)，這也是做好文物檔案管理工作的重要保障。首先，國(guó)家通過(guò)宣傳文物檔案法規(guī)，讓人們認(rèn)識(shí)到文物檔案管理的重要性。其次，對(duì)于由于管理問(wèn)題而造成經(jīng)濟(jì)損失的，國(guó)家要追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，以此來(lái)強(qiáng)化文物檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)文物檔案管理工作順利開(kāi)展。

4.3 加強(qiáng)文物檔案的信息化管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠大幅度提升文物檔案管理工作的效率以及工作質(zhì)量，因此文物管理部門(mén)要加強(qiáng)文物檔案的信息化管理。首先，建立文物檔案的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。文物工作者將文物檔案的相關(guān)信息錄入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的雙向管理，即便紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞或者遺失，也可以利用數(shù)字檔案修復(fù)檔案。其次，利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)文物檔案進(jìn)行整理和歸檔。文物工作者要利用計(jì)算機(jī)記錄文物檔案的借出和歸還時(shí)間，以及文物檔案的保存位置，可以直觀地顯示在計(jì)算機(jī)上，依靠強(qiáng)大的信息檢索和定位功能，可以方便地進(jìn)行檔案的查找和調(diào)取。最后，注重系統(tǒng)的安全和維護(hù)。文物工作者要經(jīng)常對(duì)數(shù)字檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢測(cè)，一方面要進(jìn)行檔案管理監(jiān)督工作，另一方面要維護(hù)網(wǎng)站安全。

5 結(jié) 語(yǔ)

文物檔案是對(duì)文物信息、文物研究的記錄，由于文物是一種不可再生資源，文物檔案管理對(duì)于文物保護(hù)工作有著重要的意義，因此，人們必須加強(qiáng)和重視文物檔案管理工作。目前，文物檔案還面臨工作量大、程序多等問(wèn)題。文物管理部門(mén)要做好文物檔案管理工作可以從以下方面做起：首先，按照“集中歸檔、分散建檔”的管理原則，做好檔案的整理和歸檔；其次，強(qiáng)化檔案法律意識(shí)，加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳，提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)；最后，加強(qiáng)文物檔案的信息化管理，提升管理效率。

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