獨(dú)立院校招標(biāo)采購信息平臺建設(shè)初探

賴少雄

[摘要]隨著時代的發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用于獨(dú)立院校招標(biāo)采購中，建立專業(yè)化的招標(biāo)采購信息平臺不僅是時代發(fā)展的需求，也是獨(dú)立院校發(fā)展的內(nèi)在需求。獨(dú)立院校在進(jìn)行獨(dú)立院校招標(biāo)采購信息平臺建設(shè)的過程中，需要設(shè)置中購模塊、審核模塊、審批模塊、采購模塊、信息模塊以及驗(yàn)收模塊。且在實(shí)際工作中，獨(dú)立院校需要從加大宣傳、創(chuàng)新、監(jiān)督職能發(fā)揮以及數(shù)字化管理等入手，促進(jìn)招標(biāo)采購信息平臺在招標(biāo)采購中的應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]獨(dú)立院校；招標(biāo)采購；信息平臺；建設(shè)開發(fā)

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.138

[中圖分類號]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0220-02

0引言

自從進(jìn)入21世紀(jì)后，高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，尤其是獨(dú)立院校的擴(kuò)招占據(jù)了較大比例。現(xiàn)階段，獨(dú)立院校在校學(xué)生數(shù)量一直處于不斷增長的態(tài)勢中，這導(dǎo)致獨(dú)立院校已有的教育資源逐漸無法滿足學(xué)生的實(shí)際需求，小到各種易耗品，大到相關(guān)設(shè)施設(shè)備都需要進(jìn)行大量補(bǔ)充，這要求獨(dú)立院校必須完善自身的招標(biāo)采購工作，保障各種采購工作可以有序進(jìn)行，滿足學(xué)生的學(xué)習(xí)需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，建設(shè)獨(dú)立院校招標(biāo)采購信息平臺，不僅是時代發(fā)展的必然要求，也是獨(dú)立院校發(fā)展的內(nèi)在需求。基于此，本文針對相關(guān)問題進(jìn)行了必要的分析與研究。

1獨(dú)立院校建立招標(biāo)采購信息平臺的必要性

在最近幾年，隨著獨(dú)立院校在校生數(shù)量的不斷增加，各級主管部門、地方政府以及中央政府針對獨(dú)立院校的投資也不斷增加，加上獨(dú)立院校不僅需要承擔(dān)多個專業(yè)的教學(xué)，同時還需要承擔(dān)各種科研活動，導(dǎo)致獨(dú)立院校所需要的相關(guān)資源處于不斷增長的狀態(tài)中，這要求獨(dú)立院校必須要通過招標(biāo)采購的方式完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施與資源建設(shè)。在傳統(tǒng)的招標(biāo)采購活動中，紙質(zhì)文件以及電子表格等方式是招標(biāo)采購中較為常用的手段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這種招標(biāo)采購管理模式逐漸無法滿足時代的基本需求，獨(dú)立院校必須要進(jìn)行必要的改革，從而將相關(guān)設(shè)備的申購、采購、審批以及驗(yàn)收等多個環(huán)節(jié)融合到招標(biāo)采購的全過程中，并滿足不同部門的實(shí)際需求，并實(shí)現(xiàn)真正的動態(tài)管理。

2獨(dú)立院校招標(biāo)采購信息平臺的基本框架

2.1申購模塊

工作人員在日常工作的過程中，如果認(rèn)為相關(guān)設(shè)施設(shè)備必須要進(jìn)行補(bǔ)充就可以登錄到系統(tǒng)中，發(fā)起申購。在申購模塊中，個人用戶需要填寫所需要購買的物品的具體種類、價格以及申購理由等內(nèi)容，在填寫完相關(guān)信息后需要推送給相關(guān)采購部門的工作人員。

2.2審核模塊

采購部門的工作人員在收到個人用戶的采購申請后，需要對其申購的理由以及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的具體情況進(jìn)行審核，對確實(shí)申購理由不充分或相關(guān)信息填寫錯誤的內(nèi)容，需要及時反饋給申購人員，并對相關(guān)信息進(jìn)行重新填寫，再次申購。對于申購理由充分，信息正確的信息，需要及時推送到采購主管人員以及財務(wù)部門。

2.3審批模塊

對經(jīng)過相關(guān)采購人員確定必須要購買的相關(guān)設(shè)施設(shè)備，采購主管部門以及財務(wù)部門等相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)，需要通過平臺對相關(guān)的采購計劃進(jìn)行審批，并在平臺中明確審批意見。

2.4采購模塊

通過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后的采購任務(wù)，具體的采購人員可通過信息平臺下載相關(guān)的采購計劃，并對采購的具體信息進(jìn)行分類，從而便于采購工作的開展。

2.5信息模塊

采購人員在進(jìn)行招標(biāo)采購的過程中，需要將招標(biāo)采購的信息進(jìn)行公示，因此，在招標(biāo)采購平臺中，相關(guān)人員還必須要增設(shè)信息模塊，采購人員需要將采購合同、產(chǎn)品型號、價格，以及生產(chǎn)廠家、維護(hù)信息、產(chǎn)品保修等內(nèi)容上傳到平臺中，從而便于相關(guān)設(shè)施設(shè)備的管理與使用，并滿足財務(wù)管理工作的實(shí)際需求。

2.6驗(yàn)收模塊

在采購人員完成招標(biāo)采購后，獨(dú)立院校還需要對所采購的相關(guān)物品進(jìn)行驗(yàn)收，在驗(yàn)收的過程中需要根據(jù)個人申購的基本信息，以及信息模塊中上傳的相關(guān)信息，對相關(guān)物品進(jìn)行檢查，并針對不同的物品進(jìn)行分類處理，從而滿足后期人員的使用。

3獨(dú)立院校招標(biāo)采購信息平臺的使用策略

3.1加大招標(biāo)采購信息平臺的宣傳，提高平臺的使用率

當(dāng)前階段，大部分的獨(dú)立院校沒有充分認(rèn)識到信息技術(shù)在招標(biāo)采購應(yīng)用中的優(yōu)勢，在實(shí)際工作中也沒有使用招標(biāo)采購信息系統(tǒng)的習(xí)慣，在進(jìn)行申購的過程中，還是采用傳統(tǒng)書面報告的模式，工作效率相對較為低下，加重了部分教師的工作負(fù)擔(dān)。基于此，獨(dú)立院校必須要加大招標(biāo)采購信息系統(tǒng)的宣傳力度，引導(dǎo)相關(guān)工作人員使用招標(biāo)采購信息系統(tǒng)完成相關(guān)設(shè)施設(shè)備的采購工作，提高工作效率。如，在日常的工作會議中，獨(dú)立院校可以要求下屬的學(xué)院等組織，在進(jìn)行申購的過程中，使用招標(biāo)采購信息平臺并作為申購的基本渠道。此外，獨(dú)立院校還可以在辦公樓的公共區(qū)域內(nèi)張貼招標(biāo)采購信息平臺的使用流程以及注意事項(xiàng)，讓相關(guān)工作人員認(rèn)識招標(biāo)采購信息系統(tǒng)，從而促進(jìn)工作人員在日常工作中，通過招標(biāo)采購系統(tǒng)完成相關(guān)采購任務(wù)。

3.2加大創(chuàng)新力度，完善招標(biāo)采購信息平臺建設(shè)

招標(biāo)采購信息系統(tǒng)的應(yīng)用，對提高招標(biāo)采購的效率具有非常重要的意義，但筆者在日常工作中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段大部分獨(dú)立院校所使用的招標(biāo)采購信息平臺還存在一定的問題，獨(dú)立院校必須通過創(chuàng)新的方式改善招標(biāo)采購系統(tǒng)的功能，具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，部分獨(dú)立院校招標(biāo)采購系統(tǒng)中的經(jīng)費(fèi)科目與財務(wù)系統(tǒng)中的經(jīng)費(fèi)科目名稱之間不統(tǒng)一，因此，獨(dú)立院校必須要實(shí)現(xiàn)招標(biāo)信息系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的信息對接。第二，在招標(biāo)采購信息平臺中的人力資源信息與人力資源處的信息不一致，同時也無法實(shí)現(xiàn)人力資源變動與人力資源處信息的有效對接，往往存在人員調(diào)動后，信息平臺中的信息并沒有跟隨變動的情況。因此，招標(biāo)采購系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)人力資源信息系統(tǒng)的動態(tài)更新。第三，信息模塊缺少動態(tài)變更功能。當(dāng)前階段，在招標(biāo)采購過程中，往往具體的招標(biāo)采購計劃需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行必要的變動，但是大部分的招標(biāo)采購信息系統(tǒng)都不能實(shí)現(xiàn)動態(tài)信息修改，因此，現(xiàn)階段的招標(biāo)采購系統(tǒng)需要針對這一現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購系統(tǒng)功能的進(jìn)一步完善，允許不同工作人員對相關(guān)信息進(jìn)行動態(tài)更改。

3.3充分發(fā)揮招標(biāo)采購信息平臺的監(jiān)督職能，提高招標(biāo)采購服務(wù)水平

招標(biāo)采購流程的不完善會導(dǎo)致招標(biāo)過程中存在不合理的現(xiàn)象，嚴(yán)重的還會導(dǎo)致貪腐問題，因此，對個人申購的相關(guān)設(shè)施設(shè)備，招標(biāo)采購人員必須要進(jìn)行嚴(yán)格審核，同時，招標(biāo)采購人員的具體招標(biāo)行為，也必須要以數(shù)據(jù)的形式上傳到平臺中，以供審查。因此，獨(dú)立院校需要充分發(fā)揮招標(biāo)采購信息平臺的監(jiān)督職能，提高招標(biāo)采購的服務(wù)水平。具體來說，采購人員需要對申購人員的信息進(jìn)行系統(tǒng)檢查，對不合規(guī)定的申購要求不得通過。另外，獨(dú)立院校的采購主管部門以及紀(jì)檢部門，需要對采購人員的采購信息進(jìn)行監(jiān)督，避免產(chǎn)生貪腐現(xiàn)象。

3.4建立完全的數(shù)字化管理平臺，提高工作人員的基本素質(zhì)

目前，大部分獨(dú)立院校所建設(shè)的招標(biāo)采購信息系統(tǒng)并沒有實(shí)現(xiàn)完全的數(shù)字化管理，例如，大部分的招標(biāo)采購信息平臺都無法實(shí)現(xiàn)采購合同電子版，以及相關(guān)設(shè)備使用說明電子文件的上傳與保存，這對招標(biāo)采購效率的進(jìn)一步提升造成了一定的阻礙。現(xiàn)階段，獨(dú)立院校招標(biāo)采購系統(tǒng)必須要加強(qiáng)數(shù)字化管理建設(shè)，但數(shù)字化管理對工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，如需要招標(biāo)采購人員具備一定的數(shù)字檔案處理能力，因此，獨(dú)立院校也必須通過培訓(xùn)等方式，提高工作人員的素質(zhì)，滿足實(shí)際需求。

4結(jié)語

本文結(jié)合筆者在獨(dú)立院校招標(biāo)采購工作中的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，提出獨(dú)立院校招標(biāo)采購信息平臺建設(shè)的基本框架，以及實(shí)際應(yīng)用的具體策略，旨在完善獨(dú)立院校招標(biāo)采購的流程，提高招標(biāo)采購的效率，希望對現(xiàn)階段獨(dú)立院校相關(guān)工作人員有所啟發(fā)。