關(guān)于人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化管理的思考

負蕊娥　劉大福

[摘要]隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的檔案事業(yè)得到了快速發(fā)展。在新的時代發(fā)展背景下，人事檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化已成為新趨勢，具有重要的現(xiàn)實意義，但由于我國的檔案管理事業(yè)發(fā)展晚，目前仍舊處于初級階段。本文對人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理進行了深入思考。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；信息化；網(wǎng)絡(luò)化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.099

[中圖分類號]G275.9 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0159-02

人事檔案作為員工成長直接且真實的記錄，能夠?qū)T工進行正確判斷和評價，而進行人事檔案管理，還能夠更好地進行人力資源管理。在信息時代，社會經(jīng)濟和信息技術(shù)快速發(fā)展，用人單位對于人才需求也出現(xiàn)了變化，對人事檔案管理的要求也在不斷提升。因此，企業(yè)只有加快人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，才能提升人事檔案管理效率和水平。

1紙質(zhì)人事檔案管理存在的問題

1.1在存放、管理、整理上對物力、人力要求較高

目前，紙質(zhì)人事檔案均以人立卷，實行一人一本或多本，并存放在專用庫房中，并嚴(yán)格按照“六防”要求進行保管。在空間占用上，企業(yè)需要準(zhǔn)備較大的專用空間，以一個兩萬職工的企業(yè)計算，需要的專用庫房面積為400m²，除檔案員辦公區(qū)域外，還需要準(zhǔn)備專用的閱檔室和大型的整理操作間；在庫房環(huán)境管理上，企業(yè)需要按照“六防”要求，配置專用的加濕、除濕、恒溫設(shè)備和專用消防設(shè)備，確保檔案處于一定溫度、濕度環(huán)境中；在檔案日常或?qū)ｍ椪砉ぷ魃希虿牧现谱鞑块T、材料類別、材料紙張大小不同，相應(yīng)的材料整理、裁剪、貼邊工作量較大，在一定程度上會損壞原始材料，特別是多次整理、粘貼、裁剪后。在檔案管理的人員配備上，一般要求千卷一人，也只能保證日常的工作運轉(zhuǎn)，如遇上臨時性的檔案專項工作，往往需要抽調(diào)人員，而抽調(diào)人員的培訓(xùn)、適應(yīng)、熟練又在一定程度上影響檔案專項工作的進度和質(zhì)量。

1.2在信息利用上存在一定的滯后性。

檔案庫房位置相對固定，而查閱人來自于不同單位、不同地區(qū)，按照目前的查借閱管理制度，查閱人需親自趕往人事檔案庫房或?qū)⑷耸聶n案通過機要方式寄往借閱人所在地區(qū)，少則半天多則—個星期，浪費了大量時間。而查閱人如果讓其他人員代查，也將因個人差異、理解偏差、轉(zhuǎn)述等因素而造成信息失真或者存在一定程度的偏差。

2人事檔案管理實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的重要意義

2.1提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平

由于網(wǎng)絡(luò)信息傳遞不受時間和空間限制，企業(yè)如果對人事檔案管理進行信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠及時、有效地為用人單位提供人事資料。用人單位能夠進行便捷的管理和查閱，有效提升了人事

2.2提高人事檔案管理的工作效率

在網(wǎng)絡(luò)時代，企業(yè)進行網(wǎng)絡(luò)化、信息化的人事檔案管理，對于提高人事檔案管理的工作效率具有重要的現(xiàn)實意義。網(wǎng)絡(luò)能夠永久保存人事資料，避免紙質(zhì)人事檔案出現(xiàn)受潮變質(zhì)、信息模糊或者丟失的問題。而紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象，同時也需要較大的儲存空間，所以查閱人在查找某個檔案信息時會耗費大量時間，嚴(yán)重影響人事檔案管理工作的順利開展。企業(yè)在實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化后，不僅能夠有效提高檔案資源的利用率，還能極大提升人事檔案管理的工作效率。

2.3保證人事檔案的真實性

紙質(zhì)人事檔案在進行長期保存后，會隨著時間變化和頻繁查閱，出現(xiàn)檔案資料丟失和損壞的現(xiàn)象，即使對其進行再次制作也會出現(xiàn)一些資料信息的缺損，嚴(yán)重影響人事檔案的真實性，其利用價值和使用價值都會得到不同程度的降低。因此，企業(yè)必須對人事檔案管理進行信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，避免出現(xiàn)資料信息丟失和損壞情況，則能夠保證人事檔案的真實性，這也是進行人事檔案管理的根本目的和要求。

3實現(xiàn)人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的有效途徑

3.1正確認識人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在人事檔案管理的過程中，企業(yè)要想實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，就要對其有正確的認識，了解人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要目的和現(xiàn)實意義。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要正確認識人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在正確認識的基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)要充分協(xié)調(diào)各部門之間的工作，并優(yōu)化人事檔案管理工作的內(nèi)容和基本結(jié)構(gòu)，確保人事檔案管理工作可以順利進行下去，并得到預(yù)期的效果。其次，領(lǐng)導(dǎo)還要動員相關(guān)部門做好人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)工作，使全體員工對其有正確認識，并充分調(diào)動員工的積極性和主動性，使員工更多地參與到人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)之中，盡快完成建設(shè)內(nèi)容，提升人事檔案管理工作的效率。最后，企業(yè)還要對人事檔案管理單位內(nèi)部的工作人員進行定期培訓(xùn)和考核，提升其服務(wù)意識和業(yè)務(wù)技能。

3.2加大人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的投入

企業(yè)要想盡快實現(xiàn)人事檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，在具備良好的思想基礎(chǔ)后，還需要加大人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的投入，只有這樣才能有效提升人事檔案管理工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的進程，從而有效提升人事檔案管理的工作效率和工作水平。在這樣的要求之下，人事檔案管理部門應(yīng)積極拓寬企業(yè)資金來源渠道，為人事檔案信息化和管理化尋找資金來源，使人事檔案管理部門獲得充足的資金支持。

3.3建設(shè)良好的人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化隊伍

進入信息時代以后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化是提高人事檔案管理效率的重要手段，但網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)對于管理來說，僅僅是輔助的技術(shù)手段，還需要具有專業(yè)素質(zhì)的人才對其進行有效操作。因此，企業(yè)需要建設(shè)良好的人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化隊伍，也就是說，企業(yè)在人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化進建設(shè)的過程中，最為重要的就是建設(shè)專業(yè)人才隊伍。在建設(shè)專業(yè)人才隊伍的過程中，企業(yè)應(yīng)堅持“以人為本”的基本理念，并定期對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，使其在提升專業(yè)技能的同時，提升其綜合素質(zhì)。此外，人事檔案管理的工作人員，在日常的生活工作中要嚴(yán)格要求自己，不斷提升自身的綜合素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)自身的檔案管理思維創(chuàng)新能力，為人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作貢獻出自身的力量。

4結(jié)語

隨著信息時代的到來，我國的信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速。網(wǎng)絡(luò)在人們的日常生活中得到了廣泛應(yīng)用，并且促進了各個行業(yè)的發(fā)展進步和經(jīng)濟效益的提升，人事檔案工作也開始朝著信息化與網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。企業(yè)的人事檔案管理工作與員工的職業(yè)生涯發(fā)展有著直接聯(lián)系，關(guān)乎晉升、薪水等問題，還會影響員工的工作積極性，是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素。因此，在21世紀(jì)的今天，企業(yè)要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須創(chuàng)新人事檔案管理的觀念。endprint