中小物業企業財務內部控制存在問題及對策分析

李映坪

【摘 要】本文從物業管理（服務）企業發展狀況與該行業內部控制建設情況入手， 分析了物業企業財務控制過程中的資金與收費管理、內部往來結算管理、存貨管理、成本管理中存在的風險與問題。結合物業行業法規有針對性地提出了資金與收費監管措施、內外部往來結算措施、部門間牽制與配合方式和組織成本降低的思路及方向，構筑一套適合于物業管理行業的財務內部控制制度。

【關鍵字】物業管理；財務內部控制；成本管理

從目前物業管理行業狀況來看，按照不完全統計數據，目前我們國家物業管理企業總數超過 3萬家，從業人員大約300萬，城鎮物業管理覆蓋率可以達到50%左右。 然而，由于該行業的發展史并不長，各企業本身的管理，尤其是財務管理也暴露出混亂的狀態。這種狀態在中小物業企業中表現尤為明顯。企業若要健康成長，要以穩健的財務體制為基礎，能讓企業合理利用資金，控制成本節約資源并提高效益，能夠充分保護企業各項資產的安全和完整，保證各種財務資料的真實可靠，提高財務工作效率與企業的競爭力，有利于實現物業企業的經營方針和經營目標。

一、 某中小物業公司（以下簡稱“A公司”）信息簡介

A公司有限公司成立于1997年7月，其成立初衷是為某房地產開發集團所開發樓盤提供物業服務。公司所管樓盤均位于三、四線城市，實現年收入6000萬元，盈利582萬元（主要來源于以酬金制方式管理的地產前期項目）。公司現有總資產6240萬元，各類專業服務人員1170余人，服務面積417萬平方米，均為某房地產開發集團開發項目，由于公司的經營基調公司在發展過程中未并過多注重內控的建設。隨著公司管理面積的擴大。在企業本身的管理中，特別是財務管理中突顯出不少的問題。這里涉及了A公司在實際操作中較容易出錯的五大塊內容：即資金及收費管理、往來結算與項目核算、存貨保管、成本節約等進行分析論證，先探尋各項存在的風險與缺陷，再對癥下藥提出適合的財務控制方案。

二、 A公司的資金管理

1.資金管理的疏漏

通過對企業內部組織機構進行考察可以獲知，該公司的財務部門和銷售部門并沒有進行嚴格的區分，甚至兩個部門的在崗位設置方面存在一定的重疊，從而造成部門的職責模糊，例如銷售人員與客戶信用審核人員的職責歸屬同一個人，往往會造成銷售人員為了擴大銷售、提升業績，在沒有對客戶的信用狀況進行調查的情形下，對于資金管理出現疏漏。中小物業資金多依靠地產的支持，其本身的籌資渠道仍十分匱乏。造成對資金的支取、流轉、入賬較為混亂，資金管理制度尚不健全。

2.物業管理費的收取狀況

物業管理費是A公司的最主要的經營收入，物業費的收繳率與收繳時間關系著公司的正常運營與遠期發展。如若因為物業費的飽和收入低影響服務質量，甚至對地產銷售產生負面影響，就得不償失了。然而，在實際工作中，對于公司而言，物業管理費難收，卻是一個普遍存在的現象。總有一部分業主因為種種原因不能及時繳清管理費。

三、 A公司的內部往來結算管理

A公司每天的經營活動都會涉及到較多且零星的收費與資金結算，其中包括前期介入時期地產公司委托物業代收代繳的費用，如水費、電費；也有日常經營中代各項目收繳的各項費用。因此，在這一過程中，每天都會發生大量的資金結算往來 。而物業公司會在各管理項目上設立客服收費人員，由他們負責收取物管費及相關代繳費用。項目收費人員一般只收不支，而所有的收支皆由公司本部的總出納按照公司財務制度操控實施，以確保每一份收入盡其所用。項目若需要采購、付費 ，需向公司本部申報審批。如此一來，公司財務上每天需要花費極大的精力去處理與地產和各項目的轉賬 、收付結算。特別是項目上的資金，還需要及時高效地結清，若處理不當，有可能引發資金管控風險。因此，完善物業管理企業的往來結算內控就顯得十分重要了。

四、 A公司的存貨管理

在A公司每天發生的運營成本里，存貨支出占據著很大的一塊。 而物業的存貨又以其多、雜、細的特點，使公司在管理這些用品時，總是會遇到各種麻煩。A公司管理日常經營所需存貨主要有以下幾類：

1.原材料

公司為完成其經營業務使用的主體物質資料，包括庫存和在途的構成物業管理企業經營服務成本的各種主要材料、輔助材料、修理備用件等。

2.低值易耗品

公司不作為固定資產核算的各種用具、家具等，包括修理工具、管理用具、家具用品、勞保用品等 。

A公司因為服務工作細致入微，所以各種存貨設施也十分齊全。存貨種類繁多、易損耗、收發頻繁。有時倉庫管理者的疏忽、粗心大意會造成存貨的流失。倉庫內的存貨多與家居有關，需要倉管者有良好的職業操守。有些倉庫管理員出于自家裝修的需要，私自將公司工具帶回家中使用；也有的維修人員，綠化人員以公用之名將工具無故借給他人，造成不合理的損耗。這些現象都是客觀存在的，這也與財務部門對這一環節的輕視有關。財務部門多數時候僅通過公司現在的物料收發軟件進行數據核對，卻很少進行實地督查。更棘手的是，要對如此零碎且數量巨大的存貨開展全面盤存，需要花費極大的精力，這些現象，是導致存貨管理不規范的主要原因。因此，合理確定存貨的范圍、加強存貨的管理、建設一套行之有效的存貨管理制度、對于提高效益有重大的意義。

五、 A公司的成本管理

1.物業管理企業成本管理的源泉

根據收入與成本的配比原則，成本的發生，對應記入收入。在介入成本管理之前，首先我們需要了解了下物業管理企業的各種收入類型，這是成本產生的源頭。如：物業管理（服務 ）收入、物業經營收入，主要包括出租場地收入、 小區停車場。

2.A公司的成本費用管理范圍及其構成

（1）A公司對其成本費用核算多采用權責發生制.按營業成本、期間費用核算。營業成本是公司在從事物業管理活動中為物業產權人、使用人提供維修管理和服務所發生的各項耗費，主要是針對公司的主營業務來講的。期間費用包括管理費用、財務費用，核算與其他行業相同營業成本中設直接人工費、直接材料費和間接費用三個科目進行核算。

（2）物業管理成本費用是指物業管理公司提供物業管理服務過程中每年發生的各項支出。A公司將其成本費用劃分了若干類別。包括：公共設施、設備日常運行、維修及保養費；綠化管理費；清潔衛生費；秩序維護費；綜合服務費；固定資產折舊費； 稅費。

（3）A公司成本管理的現狀。據物業管理協會專業人士歷年調查的數據顯示，人力成本總排在物業管理總投入的首位，主要表現為業主服務的物業管理公司的員工包括管理人員和保潔、衛生、綠化和安全保衛人員的工資、福利費及其他有關費用構成的人力資源成本。人力資源的成本控制搞好了，就能夠解決業主服務高峰時的需求 ，也能夠在服務低谷時杜絕服務資源的閑置。在中小物業中，人力成本控制也總是放在第一位來考慮的。綜合起來，A公司的成本管理狀況存在以下漏洞：一是成本管理起點滯后，嚴重影響了公司的成本。二是物業管理企業的成本管理體制存在“一管就死，一放就亂”的兩難選擇。由于下屬管理處每發生一筆費用都要到本部各職能部門及公司領導那里去報批，也增加了監管成本，于是開始在分公司嘗試將成本管理權下放，但一放，在成本管理中就出現了混亂現象。三是成本管理思路片面。如今，該公司注重成本管理，但重心就是降低成本。 在管理深度上，其只重視服務與管理過程的節約，而沒有通過成本與技術的有機結合，這樣忽略了業主的需求，不利于公司的長遠發展。四是成本管理主體單一。在A公司，成本控制的主體是財務人員，這樣就很難真正起到對成本的監控作用。

六、 物業管理企業財務內部控制制度建設的要求與建議

1.加強資金管理職能設置

對應收資金采取日常管理的方式。在這里企業可以針對公司籌資的總額度來設置一個專門的部門對應收賬款進行管理，當然主要涉及到財務部門，因此這個籌資必須涉及到財務部部門，加強對物業資金管理的力度。

2.建立健全企業內部會計監督機制

企業監督不力，問題還在于企業還未意識到內部監督的重要性，對內部監督還存在著很多誤解，因此監督能力弱化，會計信息不真時有發生。這就要求企業做好內部監督工作。內部監督是會計監督的基礎，是保證會計資料真實、完整的重要措施。社會監督、政府監督的目的是為了督促企業內部監督到位。企業加強內部監督的程度，建立完整的內部監督機制。

3.加強企業外部財務監督力度

在監督中單純強調內部監督是不夠的，也必須加強對物業工作的外部監督，也就是加強社會審計監督和政府監督。以獨立第三者的身份對委托單位的經濟活動進行客觀、公正、全面的評價，對依法公開披露的單位會計報告的真實性負法律責任。與企業內部監督起互補作用。政府監督要明確職責，合理分工，建立責任制，各負其責。

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