醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理策略

閆慧慧

摘 要：醫(yī)院的基建檔案管理能夠真實(shí)反映出醫(yī)院的工程建設(shè)情況，從而推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展，凸顯醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。而在醫(yī)院基建檔案管理工作中，管理人員要注重實(shí)踐操作，狠抓管理時(shí)效，建立檔案監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)基建檔案的科學(xué)管理。文章就此對(duì)醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理策略進(jìn)行了研究，具體內(nèi)容供大家參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；重要性；管理策略

前言

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)療改革速度日益加快，信息技術(shù)的快速發(fā)展。在此種背景下，傳統(tǒng)的醫(yī)院基建檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展需求，所以醫(yī)院基建檔案管理需要進(jìn)行創(chuàng)新，從而提升我國醫(yī)院基建檔案管理水平。

1淺談醫(yī)院基建檔案的重要性

1.1醫(yī)院基建檔案真實(shí)反映醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院工程建設(shè)過程中的第一手資料和原始資料，它如實(shí)記錄了醫(yī)院工程建設(shè)過程中的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、改擴(kuò)建、驗(yàn)收、使用和維護(hù)等工程數(shù)據(jù)，能夠真實(shí)反映醫(yī)院工程建設(shè)的設(shè)計(jì)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目要求和監(jiān)管指標(biāo)等數(shù)據(jù)形成的過程，從而能夠客觀反映醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的真實(shí)面貌，成為醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中不可獲取的第一手資料，真正凸顯了醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院工程建設(shè)中各項(xiàng)施工活動(dòng)的真實(shí)性和重要性。而且在醫(yī)院工程的驗(yàn)收使用、后續(xù)維護(hù)、改擴(kuò)建的過程中，醫(yī)院基建檔案可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新和實(shí)時(shí)變化，能夠保證醫(yī)院能夠隨時(shí)了解醫(yī)院工程的施工現(xiàn)狀，保證其數(shù)據(jù)能夠和醫(yī)院工程對(duì)象的實(shí)際情況保持一致。

1.2醫(yī)院基建檔案有效推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展

醫(yī)院基建檔案是源自于醫(yī)院工程的施工建設(shè)，同時(shí)也是一種不可獲取、真實(shí)有效的信息資源，它是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可獲取的一部分，也是推動(dòng)醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心環(huán)節(jié)。在醫(yī)院經(jīng)營管理過程中，基建檔案可以為醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)、工程管理、維修保養(yǎng)、擴(kuò)建增容提供原始數(shù)據(jù)支持，保證醫(yī)院決策者能夠?qū)τ卺t(yī)院基建項(xiàng)目有最直觀和最真實(shí)的了解，在決策制定中做到心中有數(shù)，少花錢，多辦事。另一方面，醫(yī)院基建檔案可以為經(jīng)營管理和醫(yī)療救助事業(yè)提供必要的保障，進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化醫(yī)院經(jīng)營項(xiàng)目、發(fā)展規(guī)劃和醫(yī)療設(shè)備的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作者的工作效率，避免醫(yī)院經(jīng)營項(xiàng)目和醫(yī)療設(shè)備的重復(fù)建設(shè)和投資。

2醫(yī)院基建檔案管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前部分醫(yī)院對(duì)基建檔案管理的投入關(guān)注度還不夠，沒有專業(yè)的檔案數(shù)字管理人員，很多從業(yè)者要么年紀(jì)較大要么是轉(zhuǎn)崗人員。而配套的智能軟硬件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)還處于空白。醫(yī)療設(shè)備各類檔案的錄入、整理，調(diào)用還處于手工處理階段。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息化手段構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺(tái)的發(fā)展，醫(yī)療基建檔案數(shù)字化管理變得勢(shì)在必行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，便于節(jié)省存儲(chǔ)空間，電子檔案有效細(xì)分、分類，檔案管理更加有序化。軟件存儲(chǔ)系統(tǒng)的應(yīng)用，便于檔案的儲(chǔ)存和提取，也方便各個(gè)醫(yī)院內(nèi)外信息共享。

3基于數(shù)字化時(shí)代背景下醫(yī)院基建檔案有效管理措施

3.1建設(shè)“三化”的醫(yī)院基建檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院基建檔案管理應(yīng)該遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、全程管理、確保安全的原則，立足最先進(jìn)的信息技術(shù)和發(fā)展思路，建設(shè)醫(yī)院基建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案采集電子化、檔案管理自動(dòng)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案工作升級(jí)換代、創(chuàng)新發(fā)展與提質(zhì)增效，全面提升檔案信息開發(fā)利用與共享服務(wù)能力。

檔案采集電子化：通過檔案系統(tǒng)的集成接口，將辦公自動(dòng)化等相關(guān)系統(tǒng)生成的電子檔案及時(shí)在線歸檔，通過數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案掃描生成電子檔案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)藥檔案采集電子化。

檔案管理自動(dòng)化：將優(yōu)化重組后的檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源的自動(dòng)化管理，提高工作效率。

檔案利用網(wǎng)絡(luò)化：檔案利用以網(wǎng)絡(luò)為主，達(dá)到快捷、高效、共享的目的，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

3.2成者M(jìn)系列掃描儀的開發(fā)利用

面對(duì)醫(yī)療體系逐年累月產(chǎn)生的基建檔案，給檔案管理人員帶來了工作壓力和挑戰(zhàn)，而數(shù)字化管理的前提就是將檔案掃描存檔，導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)。成者M(jìn)系列掃描儀，致力于無紙化、智能化辦公的成者科技，其可以勝任這項(xiàng)浩大的數(shù)字化掃描工作。

成者M(jìn)系列檔案專業(yè)掃描采用了獨(dú)家研發(fā)的激光輔助立體展平技術(shù)，可以免拆裝訂，自動(dòng)曲面展平。不拆裝訂，翻頁即掃的操作方式，既減少了拆卷對(duì)珍貴檔案的損壞，又提高了工作效率。成者M(jìn)系列掃描儀硬件搭載了32位MIPSCPU，2000萬像素高清攝像頭，保障了快速又清晰的掃描成像，掃描速度可達(dá)1.2秒/雙頁（成冊(cè)掃描為同時(shí)掃左右兩頁）。

此外，成者M(jìn)系列掃描儀的部分型號(hào)創(chuàng)新了側(cè)補(bǔ)光燈，掃描照片及亮面檔案等素材，再也不會(huì)擔(dān)心反光問題。其最大掃描幅面為A3，即使是大幅面的基建、工程檔案也能完美掃描。掃描色彩模式為24位，分辨率≥300dpi，可以滿足醫(yī)療檔案數(shù)字化對(duì)色彩和分辨率的要求。同時(shí)，成者科技引進(jìn)行業(yè)領(lǐng)先的OCR文字識(shí)別技術(shù)，掃描圖片可批量轉(zhuǎn)換為Word、Excel、PDF和雙層PDF文檔。因采用了配套的圖像處理軟件“CZUR Scanner”，可自動(dòng)識(shí)別頁面邊緣、自動(dòng)糾偏裁邊。成冊(cè)掃描可自動(dòng)展平、左右分頁，去除按壓手指。而“彩色模式、證件底紋、白紙印章、灰度模式、黑白模式”五種色彩模式，可以優(yōu)化不同檔案素材的掃描結(jié)果。輕松應(yīng)對(duì)醫(yī)療系統(tǒng)各類檔案的數(shù)字化掃描。

3.3構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫

基于數(shù)字化時(shí)代背景下，醫(yī)院要加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境的建設(shè)。為此，檔案管理人員要根據(jù)醫(yī)院基建檔案管理工作的需要設(shè)立專門的數(shù)據(jù)庫，強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作的數(shù)字化管理。此外，醫(yī)院要立足于基建檔案管理的實(shí)際狀況，做好醫(yī)院文書檔案的分類號(hào)、檔號(hào)、題名、主題詞以及形成時(shí)間的錄入工作，構(gòu)建起基建檔案管理基本目錄數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，由于檔案數(shù)據(jù)庫包含了許多方面的檔案信息，如人事、科研、以及財(cái)務(wù)等，為了滿足人們的查詢需要，有必要建立起完善的數(shù)據(jù)庫，從而滿足醫(yī)院基建檔案管理各項(xiàng)服務(wù)要求。

3.4加強(qiáng)檔案安全管理

醫(yī)院應(yīng)重視提升檔案管理人員的安全管理意識(shí)，從而保障醫(yī)院基建檔案信息的安全性。此外，在完成對(duì)檔案數(shù)字化處理后，要落實(shí)檔案?jìng)浞菖c存儲(chǔ)工作，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題；還要重視運(yùn)用密碼技術(shù)，對(duì)醫(yī)院檔案資料信息進(jìn)行密碼的設(shè)置，禁止非法訪問的行為，為檔案信息可靠性與安全性提供重要的保障。與此同時(shí)，為了保障檔案信息資源的安全性，要強(qiáng)化對(duì)計(jì)算機(jī)、磁盤以及硬盤的管理，避免病毒、自然災(zāi)害以及黑客攻擊對(duì)檔案資料造成不良影響；還要做好數(shù)字化檔案的傳輸、存儲(chǔ)、處理以及維護(hù)等方面管理工作，從而為醫(yī)院檔案信息資料可靠性與安全性提供重要保障。

結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院基建檔案管理作為醫(yī)院檔案管理的重要環(huán)節(jié)，由于醫(yī)院基建檔案的專業(yè)面廣、周期長和涉及面眾多，因此，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提升對(duì)于基建檔案管理的重視程度，基建檔案的相關(guān)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)水平，從而共同落實(shí)好醫(yī)院基建檔案管理工作，提高醫(yī)院基建檔案管理的效率和質(zhì)量。

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