做好醫院綜合檔案管理的思考及對策

孫娟娟

摘 要：圍繞醫院綜合檔案管理日益趨向標準化、規范化、信息化的新要求，本文作者對醫院綜合檔案管理中存在的問題進行了剖析，針對如何做好醫院綜合檔案管理工作，提出了加強組織領導和制度建設，嚴格檔案材料收集和立卷工作，推進檔案信息化建設，強化檔案管理安全保障等對策，進行了有實踐意義的探討。

關鍵詞：醫院綜合檔案理；對策

醫院綜合檔案是醫院在行政管理、質量管理、醫療技術、科研教學等各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及實物等不同載體和介質的真實歷史記錄，既涉及到醫院本身的歷史發展傳承，更關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。加強醫院綜合檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務，也是醫院今后發展和做好各項工作的必要條件和依據。

當前，隨著醫療衛生事業不斷拓展深化，醫院綜合檔案管理日益趨向標準化、規范化、信息化，面對新形勢新要求，需要進一步改善檔案保障條件，進一步創新檔案收集模式、管理手段、服務機制等，進一步加強綜合檔案的全方位開發利用。因此，加強醫院綜合檔案管理在整個醫院管理工作中有著非常重要的意義。

1.現階段醫院綜合檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理機構、制度不健全。當前，醫院綜合檔案管理工作普遍存在管理機構不明確、管理制度不健全、管理模式不清晰等問題，一定程度上制約了醫院檔案管理的現代化進程。有些醫院沒有明確檔案工作的分管領導，沒有成立相關的領導小組和辦公室，只是將檔案管理工作掛靠在醫院辦公室，或者分散在不同的科室、部門各自管理，沒有專人負責綜合檔案管理工作。涉及檔案管理的制度、職責不健全，缺乏檢查考核措施。在醫院綜合目標管理考核中，一般也沒有將綜合檔案管理納入目標考核。管理模式上缺乏監管制約機制，各部門、科室各自為政，管理標準難以統一，不僅浪費了檔案管理的人力物力，而且嚴重影響醫院檔案管理的全面建設。

1.2檔案材料收集不全面、不及時。醫療工作涉及的領域越來越寬泛，醫院綜合檔案管理的內涵和外沿也在不斷擴展，綜合檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等擴充為科研檔案、膠片檔案、圖文檔案、實物檔案、數據檔案等等。由于沒有明確納入檔案管理的范圍，各醫院僅僅根據自己的理解和實踐進行管理，或者有些科室為滿足日常工作的需求，將應納入醫院管理的檔案私自留存在科室管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，嚴重影響了醫院檔案的完整性、連續性和傳承性。

1.3檔案管理信息化應用較差，缺乏遠期規劃。隨著科學技術的進步，計算機網絡技術、大數據等在醫院管理中廣泛應用，但在檔案管理中卻很少應用到。許多醫院的綜合檔案管理還停留在手工收集、歸檔、檢索的階段，不利于檔案的收集、利用和開發。在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，但卻很少有醫院將檔案管理納入醫療業務建設同步規劃、同步發展，造成檔案管理水平落后于醫療業務水平。檔案管理水平的滯后，又反過來影響醫院管理水平的提高，影響醫療業務技術的發展。

1.4 檔案管理硬件建設缺失，安全保障措施不到位。檔案管理對硬件設施、設備的要求比較高，但在實際工作中，許多醫院為滿足臨床業務用房需求，大幅度壓縮管理業務用房，導致出現檔案庫房不足、硬件條件不達標、檔案管理設備落后陳舊等問題。即使有專門的檔案庫房，也很難完全達到國家檔案庫房建設標準的要求。檔案管理的安全保障措施也亟待加強，檔案管理人員本身重視不足，認為檔案管理的重點在檔案的收集、整理和利用。醫院對檔案的安全保障工作重要性也不足，存在不愿投資建設檔案庫房、引進檔案管理設備等問題。

2.今后做好醫院綜合檔案管理的對策

2.1加強組織領導和制度建設。醫院檔案管理工作要始終堅持統一領導、集中管理的原則，及時調整檔案管理領導小組和管理辦公室，建立專兼職檔案管理隊伍；全面貫徹落實檔案工作法律、法規、規范和技術標準，嚴禁檔案管理違法違紀行為；將檔案工作納入醫院綜合目標考核范圍，與其他業務工作同部署、同檢查，嚴格落實獎懲措施；修訂、完善醫院檔案管理制度，建立完備的檔案工作制度體系，包括文件材料歸檔和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統計、利用、庫房管理、檔案工作獎勵和責任追究等制度。

2.2 嚴格檔案材料收集和立卷工作。認真執行檔案歸檔制度，加大檔案收集整理力度。對于國家規定要求整理歸檔的文件、材料，做到應收盡收，應管盡管。依據醫院各部室的文件材料歸檔范圍，從源頭上加強對文書、科技、會計及照片、聲像等各種門類、各種載體檔案的收集，維護檔案資源的齊全、完整、準確、系統。推進部門立卷工作。檔案形成部門負責人或承辦活動（項目）的負責人是歸檔文件質量第一責任者，在文件歸檔前應對文件齊全、完整、準確、真實、整理規范情況進行審查。檔案管理部門依照法規制度對應歸檔文件的形成過程、形成質量、原始屬性、法律效用標識等進行動態監管，確保歸檔文件材料的真實性、原始性、完整性。

2.3 推進檔案信息化建設。加強醫院檔案在存儲數字化和利用網絡化方面的建設，一是提高檔案管理的自動化水平。配備檔案信息化管理需要的工作站、打印機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機、照相機、錄音錄像等設備。二是配備信息化檔案管理軟件系統，實現檔案管理信息化；開展紙質檔案的數字化工作，實現檔案利用網絡化；逐步實現檔案系統與其他業務部門工作銜接，實現檔案管理標準化。將電子文件歸檔管理工作納入醫院辦公自動化等信息化建設總體規劃，同步建設。

2.4 強化檔案管理安全保障。按照國家規定配備完善的消防、安保、溫度濕度控制及容災備份、應急電源等檔案安全設施、設備。檔案庫房達到防火、防水、防潮、防蟲鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁“九防”要求，庫房內溫濕度控制符合國家規定。完善人防、物防、技防、聯防體系，落實檔案安全制度；嚴防信息丟失、外泄和秘密泄露，對涉密檔案進行數字化保密處理。健全檔案信息數據安全管理機制和電子檔案數據容災管理等安全保障措施，確保檔案信息安全。建立完善檔案安全應急管理制度，制訂檔案災害應急處置預案，并經常組織演練、培訓，提高危機事件發生時相關責任人按照預案有序處置的能力。

綜上所述，醫院綜合檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，要不斷探索發展，提高綜合檔案的利用率，完善科學的檔案管理方法，發揮檔案管理在醫院決策中的參考作用，為醫院發展和醫療衛生事業提供堅實的支持和保障。

參考文獻：

[1]趙磊.楊東曉.李四中.淺談醫院檔案管理中存在的問題及建議[J].中醫藥管理雜志.2007（2）.

[2]符淵.醫院檔案管理工作淺探[J].蘭臺世界. 2017（S2）.