淺析民營企業檔案管理存在的問題與對策

齊正

摘要：在我國政治和經濟體制改革的背景下，民營經濟得到了快速的發展，已經成為社會發展的基石。民營企業在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的大量信息是重要檔案資源，而這些資源確常常被民企忽視，檔案管理的實際狀況令人堪憂，本文從三個方面進行分析論述，來解決民營企業檔案管理存在的問題。

關鍵詞：民營企業；檔案管理；對策

檔案是民營企業重要的資產和不可替代的重要資源，民營企業的整體管理水平直接體現在民營企業檔案工作質量。在現階段，我國民營企業檔案管理工作還處在發展不均衡的現狀，如何把民營企業檔案管理納入到檔案事業發展軌道上來，本文通過三個方面的分析，提出解決對策。

一、民營企業概述

（一）民營企業的概念

民營企業在我國多年來，一直都沒有一個統一的學術概念。但不同的學者都基于自己的研究角度，對民營企業概念上常有許多不同理解，但其中也并不是沒有共同之處。筆者研究認為黃孟復先生對民營企業的概念比較符合本文的立意，即除國有經濟外的其他一切經濟成分的企業，這樣的界定既符合我國的實際國情，也符合大眾的普遍認知。廣義的民營經濟是對除國有和國有控股企業以外的多種所有制經濟的統稱，包括個體工商戶、私營企業、集體企業、港澳臺投資企業和外商投資企業。狹義的民營經濟則不包含港澳臺投資企業和外商投資企業。[1]

（二）民營企業檔案管理工作現狀

筆者通過對數家民營企業的走訪調研，目前民營企業檔案管理工作進行匯總分析，檔案管理工作現狀大致可以分為以下四類：

第一類成熟型。通常是一些高科技民營企業或國有轉型民營企業。企業管理者對檔案管理工作具有較高的認知程度，要求企業中有專職檔案管理人員、有綜合檔案管理室，配置檔案室規定的各種管理配備與設施，在企業內部具有完整檔案管理制度。

第二類發展型。一般是處于成長期的中小型民營企業。企業中具有專職的檔案人員和檔案室，日常工作中也進行過一些文書立卷歸檔工作，了解檔案在企業經營中的重要作用。但他們缺乏專業的系統人員的指導和監督，檔案工作容易產生盲目性，檔案的信息結構不合理，制度也不健全，對檔案業務規范學習較少，不懂檔案管理技術和標準。

第三類主觀型。一般為一些個體、私營者、此類的民營企業主們主觀對檔案持有懷疑的態度。企業中沒有檔案專職員工，也沒有業務專門處理檔案室，對現有檔案相關法規知之甚少，企業內部也沒有對應的檔案管理制度，大都由辦公室或處理文件的相關人員兼任。

第四類無檔案管理型。民營企業檔案管理基礎上處于“三不管”（檔案部門無法管，工商部門不愿管，企業自身懶得管）和“全無”的狀態（即無意識、無制度、無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費）。[2]

二、民營企業檔案工作存在的問題分析

1.客觀因素限制民營企業檔案工作發展

（1）我國檔案法規對民營企業規范缺失。國家對民營企業檔案管理的法規不健全，只有《中華人民共和國檔案法》以及工商管理局頒布的《私營企業檔案管理暫行規定》的兩部法規。而詳細到具體實施的民營企業檔案工作的法律規定，只有地方性，不能達到全國統一工作規范，缺少普遍適用與民營企業的法律法規制度。[3]

（2）檔案行政部門監督指導和管理服務意識不強。民營企業檔案工作實行以主管部門為主，當地檔案行政部門為輔的管理體制，民營企業的檔案工作已經無法得到傳統的檔案行政管理部門指導，舊的管理模式已經無法適應民營企業檔案工作的發展。

2.內在因素限制民營企業檔案工作發展

（1）領導缺乏檔案管理意識。我國民營企業發展都是由個人或家庭團體創業而形成的，其組織結構往往是由這些家庭中的個人來構建和決策的，這些企業具備了領導個人的一些特征。這種情況很普遍導致了企業的個性化發展，不受到傳統企業的影響。民營企業管理者往往對管理很重視，但對檔案管理工作很忽視。他們對檔案工作為企業帶來哪些效益不甚明了，如檔案跟蹤記錄企業經營發展的軌跡，并且可以維護企業形象和帶來經濟效益等等重要的方面，這就造成了民營企業檔案工作實施的主要障礙。

（2）民營企業檔案管理職能弱化，人才流失。大體可以包括兩種情況：第一種情況少數民營企業擁有專門檔案部門，但是民營企業是以企業的目前經濟效益來判斷和決策企業的發展的。而檔案工作是一門長期性的工作，需要長期的時間和人力物力的投入，來得到無形價值信息的產出，同時也并不能帶來直接的經濟效益。導致了民營企業開始撤并檔案管理部門，并把這些職能合并到了辦公室或者其他部門中；第二種情況民營企業在管理中實施扁平化的戰略，上傳下達更直接化，就需要精簡現有機構和人員，為了降低企業的成本，檔案管理部門往往成為了被首先考慮的部門。造成檔案人才不是轉到其他部門或者進入了其他行業，造成了檔案管理人才的流失。

三、民營企業檔案工作方略研究

（一）廣泛征集意見規范立法

民營企業已經成為國家經濟的命脈，企業管理中的檔案管理工作也應該得到有關部門的重視。因此，國家應該對民營企業檔案工作進行立法，需要檔案行政管理部門依托法律為準繩對民營企業檔案管理工作進行監督和管理。這些政策的落實，首先應該對檔案管理工作重要性進行普及性宣傳，宣傳的重點可以通過以往企業中檔案利用較好的實例，使企業充分認識到檔案工作的重要性，得到企業管理者普遍認同。在此基礎上，立法過程中引導民營企業參與到立法中，召開座談會，民營企業結合自身管理經驗和構想，形成廣泛共識，建立適合民營企業檔案管理法規，把民營企業檔案管理納入依法治檔的道路上來。

（二）引導民營企業管理者重視檔案管理

民營企業的的管理者從主觀意識上認同檔案管理的效能，施行合理的獎懲規章制度來推動檔案管理。領導者的檔案管理意識必須加強，推行合理的檔案管理制度。檔案是不僅是民營企業歷史的記憶，更是企業厚積薄發的原動力。管理者需要與時俱進，革新觀念。在大數據時代，檔案工作的質量為企業提供驅動力。領導者必須樹立“檔案信息可以作為組織的核心”“檔案是企業財富”“檔案信息是組織最重要的戰略資源”的觀念。

（三）重視檔案人員交叉領域技能培養

民營企業的檔案工作發展一方面需要政策性引導，同時也需要加強檔案人員的業務培訓。因此，檔案工作者的教育和培訓要另辟蹊徑，從適合民營企業發展來考量，檔案管理人員掌握檔案技術外還需觸類旁通與先進技術接軌，如數據統計、信息資源整合、知識管理等，不要停留在對企業檔案中的信息內容熟悉掌握，更要使民營企業各部門檔案“化零為整”，檔案信息統籌在一起分析匯總數據加工，為企業經營決策提供可靠的數據，使民營企業檔案管理工作上升一個新高度。

參考文獻

[1]黃孟復主編.中國民營經濟發展報告[M].北京：社會科學文獻出版社，2004年7：1

[2]韓寶安等：《關于私營企業檔案管理現狀及對策研究》，《檔案學研究》，2001年第4期

[3]劉迎紅，徐志祥主編.中國民營企業競爭力報告[M].北京：社會科學文獻出版社.2005年12月：2endprint