電力企業(yè)檔案管理中計算機(jī)的應(yīng)用研究

張靜

摘要：電力企業(yè)檔案管理對與電力企業(yè)的決策與發(fā)展意義重大，本文簡述了檔案管理的意義，揭示管理中存在的問題，并根據(jù)問題及實例，提出檔案管理中計算機(jī)的具體應(yīng)用措施。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；計算機(jī)；信息化

前言：

檔案管理也稱為檔案工作，它是由檔案室管理員或檔案管理專員，對檔案、檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，并對有檔案查看權(quán)限的人員提供找尋幫助，是國家檔案事業(yè)中最基本的組成部分。

一、電力企業(yè)檔案管理意義

電力企業(yè)的檔案管理工作包括對員工檔案的管理，對電力設(shè)備檔案的管理，對電力企業(yè)相關(guān)的書籍資料的管理、對于電力企業(yè)客戶檔案的管理。

對電力企業(yè)員工檔案的管理，員工檔案記錄了員工的學(xué)歷、實踐等相關(guān)經(jīng)歷，幫助電力企業(yè)人事管理部門對員工素質(zhì)、能力進(jìn)行綜合評價，管理、分析與企業(yè)員工在企業(yè)中的晉升、待遇、未來發(fā)展計劃等相互掛鉤。

設(shè)備檔案記錄了電力企業(yè)設(shè)備自從投入使用以來的使用情況、維修情況，包括設(shè)備的零件更換、主要部件修理、日常維護(hù)等，一直記錄到設(shè)備報廢為止。管理人員通過對設(shè)備檔案的管理與查看，能了解電力設(shè)備在服役期間出現(xiàn)的問題及解決情況，根據(jù)歷史出現(xiàn)的問題，快速對緊急發(fā)生的情況進(jìn)行問題排查。

企業(yè)書籍資料管理，主要記錄企業(yè)的發(fā)展歷程、發(fā)展規(guī)劃，以及在發(fā)展中遇到的難題、解決對策等。在企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)出現(xiàn)阻礙時，從資料中尋找問題的突破口，或應(yīng)用歷史案例，給予企業(yè)員工以鼓勵。

電力企業(yè)客戶檔案的管理，主要對客戶的用電情況，客戶名下的用電單位以及電力企業(yè)客戶信用記錄進(jìn)行統(tǒng)計存檔。通過對電力企業(yè)客戶檔案的分析，找出電力系統(tǒng)中的漏洞，挽回電力企業(yè)運營中的損失，另一方面通過分析得出客戶的信用值，降低損失。[1]

二、電力企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及問題

1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低

我國企業(yè)在過去的很長一段時間內(nèi)，對與企業(yè)檔案的管理工作重視程度不高，導(dǎo)致可提供給檔案專利專業(yè)人員的工作崗位不多，這些檔案管理專業(yè)的人員就對專業(yè)的重視不足，現(xiàn)今企業(yè)對檔案管理提高重視，但整個行業(yè)內(nèi)都缺乏高素質(zhì)人才。目前從事檔案管理的人員年齡偏高，而且都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)。

2.檔案信息化水平低

檔案管理是一項極其復(fù)雜的工作，要管理的內(nèi)容、管理的檔案數(shù)量眾多，傳統(tǒng)的人工進(jìn)行信息記錄并留存于紙面，一方面記錄由于人為失誤會出現(xiàn)數(shù)據(jù)、時間等要素的不準(zhǔn)確，在檔案用于分析時出現(xiàn)問題；另一方面檔案留存于紙面，由于紙的特性，不便與信息的保存與傳遞。[2]

三、電力企業(yè)檔案管理中計算機(jī)的應(yīng)用

1.明確檔案信息化的意義

在電力企業(yè)檔案管理中應(yīng)用到計算機(jī)技術(shù)，主要還是提升電力企業(yè)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)減少在電力企業(yè)檔案管理中的人力、物力支出，提升檔案統(tǒng)計、分析的精準(zhǔn)度，將檔案內(nèi)的信息進(jìn)行信息化管理，有利于日后的直接調(diào)用。伴隨著世界經(jīng)濟(jì)及科技的高速發(fā)展，信息化、科技化、現(xiàn)代化已經(jīng)成為企業(yè)辦公中的必要要求。依靠計算機(jī)自身強(qiáng)大的計算能力以及存儲能力，將檔案信息進(jìn)行錄入，最大程度上為檔案管理及調(diào)用提供便利。

重慶市2015通過運用互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)對眾多企業(yè)檔案及信息進(jìn)行收集，共獲得企業(yè)信息1500萬條，篩選出營業(yè)額2000萬以上的企業(yè)50萬家，最終經(jīng)過對數(shù)據(jù)的分析，完成統(tǒng)調(diào)購電445.26億千瓦時，同比增長百分之3.08，完成發(fā)電權(quán)交易量17.34億千瓦時，同比增長401.16%；節(jié)約標(biāo)煤18.12萬噸，減少二氧化碳排放47.11萬噸，減少二氧化硫排放840.98噸。收益顯著，可見信息化檔案管理及分析的受益匪淺。

2.檔案管理意識的樹立

在開展企業(yè)檔案管理信息化完善的進(jìn)程前，要優(yōu)先樹立起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理的意識。通過對企業(yè)檔案管理重要性的了解與學(xué)習(xí)，通過自身領(lǐng)悟能力，提升檔案管理意識，才能真正的促進(jìn)檔案管理向信息化完善的執(zhí)行。

在企業(yè)檔案與個人檔案的管理中還存在一個信息安全問題，電力企業(yè)要充分學(xué)習(xí)和遵守《中華人民共和國檔案法》以及《檔案實施辦法》的相關(guān)條文規(guī)定，對企業(yè)內(nèi)部檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的指導(dǎo)與監(jiān)督。管理者從中充分意識到檔案管理的重要，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定制定基本管理方針。強(qiáng)化對管理人員的技能培訓(xùn)或人才培養(yǎng)可安排管理人員，聯(lián)合成人大學(xué)或繼續(xù)教育學(xué)院進(jìn)行技能培養(yǎng)，學(xué)習(xí)專業(yè)、最新的檔案管理方式及手段；還可以聯(lián)合就業(yè)管理中心以及本科類院校進(jìn)行訂單式人才培養(yǎng)，培養(yǎng)出具備專業(yè)檔案管理能力、管理經(jīng)驗的專業(yè)人員，直接投入使用。

3.檔案管理信息化水平提升

之后的工作要點就是最重要的提高現(xiàn)代化、信息化水平。伴隨著人口、經(jīng)濟(jì)的快速增長，用電單位也隨之增多，群眾對于電力的需求越來越大，對于電力企業(yè)的管理工作可以說是帶來了不小的挑戰(zhàn)。越來越多的社會不穩(wěn)定性因素增加，也給電力企業(yè)經(jīng)驗帶來風(fēng)險。電力設(shè)備的高負(fù)荷運轉(zhuǎn)，技術(shù)的更新?lián)Q代，導(dǎo)致電力設(shè)備的故障率、維修率以及換新率不斷提升。這些工作都需要檔案管理部門進(jìn)行記錄，為檔案管理工作增加負(fù)擔(dān)。而且，檔案管理需要做的不僅僅是簡單的整理工作，還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需求，快速的尋找調(diào)出所需檔案記錄，這就要求檔案管理人員在檔案收集后要進(jìn)行及時的分類匯總，除此之外，還要根據(jù)檔案記錄進(jìn)行初步的分析與解讀，給領(lǐng)導(dǎo)及時的發(fā)現(xiàn)問題上報并提出建議，在這之后還要進(jìn)行繼續(xù)的跟蹤、記錄、歸檔存檔，工作量之大，工作之復(fù)雜難以形容。所以要應(yīng)對高強(qiáng)度、復(fù)雜的管理工作，減少工作市時長，提升工作效率，就要將復(fù)雜的檔案管理工作簡單化。

將檔案信息錄入之計算機(jī)中，并進(jìn)行分類，記錄檔案的具體分類、具體存放位置，以便進(jìn)行快速的找尋與應(yīng)用。在檔案應(yīng)用完成后，注意是否進(jìn)行修改工作，并進(jìn)行存檔處理。引用信息化管理理念，將檔案內(nèi)容完整的錄入至計算機(jī)當(dāng)中，這是一項繁瑣且無趣的任務(wù)，錄入人員要端正態(tài)度與思想，一切服務(wù)于日后的檔案管理工作，在錄入過程中保證嚴(yán)謹(jǐn)性。在日常的檔案建立中，也要注意直接應(yīng)用電子化檔案錄入，減輕錄入人員的工作負(fù)擔(dān)。對管理錄入人員進(jìn)行統(tǒng)一的計算機(jī)培訓(xùn)。除此之外，對于檔案的調(diào)用設(shè)置權(quán)限，不同的人員對檔案的使用權(quán)利不同，避免個人隱私及企業(yè)機(jī)密的泄露。[3]

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子化檔案相結(jié)合，與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案的可信度更高，且表現(xiàn)的更為直白，二者的有機(jī)結(jié)合才能更好的促進(jìn)企業(yè)檔案管理的完善，電力企業(yè)的決策與發(fā)展。

總結(jié)：電力企業(yè)的檔案管理對與電力部門的統(tǒng)籌部署以及電力企業(yè)應(yīng)收意義重大，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要意識到檔案管理的重要意義，再進(jìn)一步提升檔案管理水平，應(yīng)用計算機(jī)、信息技術(shù)等先進(jìn)的科技化手段，提升檔案管理與分析效率，才能最終做出準(zhǔn)確決策，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]桂曉琴.基層電力企業(yè)大數(shù)據(jù)發(fā)展早期策略[J].科學(xué)咨詢， 2015（29）：13-14

[2]王依琦.電力檔案信息化建設(shè)研究[J].黑龍江大學(xué)，2015

[3]趙瑩，李冬梅.試析檔案管理計算機(jī)化的未來趨勢[J].黑龍江科技信息，2016（31）：180-180endprint