淺析人事檔案的特點和作用

【摘要】人事檔案就是在人事部門管理活動中所形成的，是國家檔案的重要組成部分，是開展人事工作的必要條件 。現在人們對人事檔案的觀念越來越淡化，為引起人們對人事檔案的重視，使人事檔案發揮應有的作用，本文著重談談人事檔案的特點和作用。

【關鍵詞】人事檔案；特點；作用

當前，事業單位改革的步伐日益加快，人員流動大，此時，人事檔案的作用凸顯出來。只有管理好人事檔案，才能更好的開發人力資源。在人事管理工作中，人事檔案管理是一項非常重要的工作。所謂人事檔案是指在人事管理活動中逐步形成的，真實的記錄了每個人的學歷、經歷、社會面貌、工作狀況等。人事檔案管理最終的目的是管理好內部員工，本文主要分析了人事檔案的特點，還闡述了人事檔案的作用。

一、人事檔案的含義及其特點

人事檔案伴隨著人的成長，本文首先闡述人事檔案的含義，明確人事檔案的特點，以便將人事檔案的作用發揮出來。

（一）人事檔案的含義

所謂人事檔案指的是國家機構、社會組織在人事管理活動中逐步形成的，對個人的成長、學習、工作狀況等進行了詳細、真實的記錄。人事檔案便于以后的查詢，也為日后查找工作提供了參考性的資料。本文從以下三個方面闡述人事檔案的含義：

1、在國家檔案中，人事檔案是一個非常重要的組成部分。一般人事檔案分為以下四種，第一種，學生檔案；第二種，工人檔案；第三種，干部檔案；第四種，軍人檔案。在這四種檔案中，干部檔案、工人檔案是主體。當前，人事檔案成為各個企業選拔職工、了解職工的主要依據。

2、人事檔案主要用于處理與人有關事情所形成的文字材料，比如：履歷表、考核表、鑒定表、任職書等有參考價格的材料。

3、人事檔案是指在人事管理活動中逐步形成的，真實的記錄了每個人的學歷、經歷、社會面貌、工作狀況等。人事檔案中要反映出個人經歷與社會關系、家庭與社會關系。其中還包括了工作考核表、鑒定表等材料，真實的展現出個人的工作能力、工作業績等。

（二）人事檔案的特點

人事檔案通常是由單位建立的，主要將員工的個人情況反映出來。如果發揮人事檔案的作用呢？如何正確的使用人事檔案呢？檔案人員要歸納總結新的檔案材料，并將其與舊的檔案材料合并起來，更全面的反映一個人的實際情況。人事檔案不僅將一個人的歷史面貌反映出來，還折射出一個人當下的狀況。由此可見，人事檔案非常重要的一個特點就是反映現實與具有現實效用。

1、全面性。人事檔案的全面性在于它記錄了職工個人德、能、勤、績、智、體全方位的情況。反映職工個人經歷方面，有個人履歷表、自傳。反映職工業務技能方面，有歷年的鑒定（考評）表、學歷、學位申報表，專業技術評聘表、任免表。反映個人的政治歷史情況，有入黨入團志愿書、申請書，獎勵、處分等通知。而職工個人的轉正定級表、工資審批表則反映了個人經濟狀況，還有反映個人身體狀況的體檢表等等方面的有關材料。它是一個人在漫長的職場生涯中成長、進步的歷史，就像個人經歷的巨幅畫卷，全面展示了個人家庭、社會關系，職場經歷、專業素質和個人身體的狀態，是個人信息的儲存室，全面準確地反映了職工個人的全貌。

2、真實性。站在個體的立場上來分析，每份人事檔案都具有可靠性、真實性的特點。對于那些來源不明確、內容不真實、是非模棱兩可的材料，不能將其認定為人事檔案。盡管這些材料已經被納入到人事檔案中，通常也要將其刪除。站在全局的立場上來分析，每份人事檔案應具備完整性，不僅包括了過去的資料，還包括了現在的資料，每位閱讀人事檔案者都能從橫向、縱向了解這個人的成長歷程。只有保證了人事檔案的真實性，便于發揮人事檔案的作用，也為人事檔案的存在提供了依據。如果人事檔案缺乏真實性，那么人事檔案的作用就不復存在。

3、動態性。從建立人事檔案之日起，直到現在，每時每刻都記錄了當事人的變化，如：學歷的變化、職稱的變化、工程崗位的變化。因此，在建立人事檔案時，要根據當事人的變化，增加新的材料，完善人事檔案。人事檔案會隨著當事人工作崗位的變化而變化，也會隨著工作崗位進入到新的單位。一旦轉遞不及時，這會出現人檔分離的現象，不便于單位全面了解員工的實際情況，也無法確定培養員工的方向。因此，人事檔案要“活”起來，跟隨著當事人的變化而變化，凸顯人事檔案的動態性。

4、機密性。在很長的一段時間內，人事檔案是保密，任何人不得翻看他人的人事檔案。人事檔案中記錄了當事人的工作成就、考核、獎懲等，其涵蓋了工作中的重大事項，如升遷，還包括了公民的隱私。為了保護公民的隱私權，管理人事檔案時，要嚴格遵循機密性的特點，不得將檔案中的信息泄露給他人。

二、認清新時期人事檔案工作用途的重要性和緊迫感

人事檔案成為反饋人才信息的重要載體。合理、有效的人事檔案管理，便于各個相關單位能選擇合適的人才。近幾年來，人事制度改革的步伐日益加快，尤其是在機關事業單位中，重視人事檔案管理工作，發揮人事檔案的作用是至關重要的。人事檔案既將一個人的成長經歷、工作業績、獎懲情況等反映出來，還成為領導干部選擇人才的重要依據。不管是事業單位，還是機關單位，要合理、客觀、科學的分析人事檔案，參考人事檔案中所提供的信息，合理的分配人力資源，真正做到人力資源的優化配置。

（一）人事檔案為選擇人才提供了相關的信息

中國共產黨的第十八次代表大會中曾明確指出：“全面建設小康社會”這一宏偉目標。這一目標的提出，提高了人事檔案管理工作的要求，并且要隨著形勢的變化，科學的選拔人才，更快的發現人才。人事檔案是反饋人才信息的重要載體，其記錄了一個人的生活經歷、工作業績、個人興趣愛好等，并且能反映出一個人綜合素質的高低。所以，人事檔案中所提供的信息是真實的、可靠的。事業單位要了解每位職工的個人信息，如：他們的思想水平、個人能力、個人素質等，根據人事檔案中所提供的信息為其安排合適的工作崗位。人事檔案中記錄了員工的所有經歷，曾就職于哪個單位，就職于哪個部門等，這為單位日后的用人提供可參考性的資料。

（二）人事檔案為考查、了解干部和職工提供了渠道

要想搞好單位的工作，了解單位每位職工的個人素質、個人能力是前提條件。因此，人事檔案是至關重要的。通過查閱人事檔案，人事部門要從每個工作崗位的需求出發，并結合每位職工的實際特點，為每位職工安排不同的工作崗位。有的職工工作能力較差，在他們踏入工作崗位之前，要提前對他們進行培訓；有的職工工作能力較強，要讓其升遷，進入新的工作崗位，迎接新的挑戰。這樣做激發起每位員工工作的熱情，督促每位員工做好自己的本職工作。單位領導還要培養儲備干部，為單位的長遠發展儲備更多有用的人才。單位想要用人，首先要看人事檔案，通過觀看人事檔案，便于領導了解到職工的業務水平、政治水平，這使得人事檔案成為考查、了解干部和職工的重要手段。

（三）人事檔案更好的為人事部門工作而服務

隨著改革開放的不斷深化，人事制度如干部制度、分配制度、用工制度等也發生了變化。人事制度的改革，提高了管理人事檔案的要求。在人事制度改革的背景下，如何有效的管理人事檔案呢，將人事檔案的作用充分發揮出來？當前，在人事檔案管理工作中，要特別重視人事檔案這項工作，以便更好的滿足各個方面的需求。現階段，事業單位的用人制度開始發生了深刻的變化，在管理人事檔案時，必要的調整、改革是非常重要的，以便于人事檔案更好的為人事部門工作而服務。從某種程度上來講，事業單位的人力資源管理往往依賴于人事檔案的管理工作。每個事業單位的管理檔案既能表現出每位工作人員的表現情況，還能表現出每位工作人員的業務水平。另外，人事檔案成為事業單位調動人員的主要依據，由此可見，人事檔案在事業單位中是一種非常重要的歷史資料。

（四）人事檔案成為用人、選人的重要依據

人事工作的根本任務就是將每位職工安排在合適的工作崗位上，真正做到人盡其才，才盡其用，使得每位職工都能在工作崗位上施展他們的才能。為此，要全面的了解每位職工，掌握每位職工的工作能力，通常情況要通過人事檔案了解以上這些內容。無論是考察、任免，還是調動、調整，查閱人事檔案都是不可或缺的。選拔干部時，既要考慮到能力，還要考慮到德行。通過查閱人事檔案，掌握了員工的政治思想，從“德”上審查了培養對象、選拔對象；與此同時，掌握一個人的專業知識、業務水平、實踐操作能力，以便于使用人才的時候，充分發揮人才的優點，真正做到揚長避短。因此，人事檔案記錄了一個人的人生經歷、反映出一個人的業務水平、工作實際情況以及思想道德水平，其成為用人的重要記錄。人事檔案在建設干部隊伍中發揮著至關重要的作用。

（五）人事檔案是記載、考證個人歷史的重要憑證

人事檔案最真實的記錄了個人歷史，還記錄了個人現實。人事檔案將一個人的社會實踐經歷淋漓盡致的反映出來，還將個人的業績、成就也都一一呈現在人事檔案中。目前，人事檔案成為調動工作、辦理退休等主要依據。人事檔案中詳細的記錄了一個人參加工作的時間、入黨的時間、入團的時間、是否有犯罪行為、歷史遺留問題等，這樣一來，組織上便于更加全面的了員工。越來越多的干部、職工開始覺得人事檔案的作用非常大，通過利用人事檔案解決實際工作中的問題，便于人們清楚的認識到人事檔案的作用。所以，管理好人事檔案，盡可能的將人事檔案的憑證作用都發揮出來。