淺談對水利工程檔案管理工作的優(yōu)化與提升

【摘要】水利工程是控制和調(diào)配自然界水資源的工程，能夠調(diào)節(jié)水資源不斷滿足人類需求，而水利工程檔案管理是水利工程建設的重要內(nèi)容，為水利工程建設決策提供參考和依據(jù)。在大數(shù)據(jù)與信息化時代背景下，實現(xiàn)水利工程檔案管理工作的信息化和智能化，能夠不斷縮短和提高檔案資料的查找時間和利用效率，但就當前水利工程檔案管理工作現(xiàn)狀來看，還存在很多方面的不足，需要提出和制定相應對策和方法不斷優(yōu)化和提升管理水平。本文從水利工程檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題入手，重點闡述管理工作優(yōu)化方法。

【關(guān)鍵詞】水利工程；檔案管理；問題；優(yōu)化

水利工程檔案首先記錄水利工程立項決策到竣工驗收整個過程的詳細信息，無論是建設材料、設備的應用，還是工程技術(shù)的經(jīng)驗終結(jié)，都完整、詳盡的體現(xiàn)在工程檔案中，為工程既有作用的發(fā)揮提供參考和借鑒；在水利工程正常運行過程中，為避免自然環(huán)境或應用程序?qū)ζ湓斐傻挠绊懀柽M行定期的檢修和維護，而工程檔案則是進行這一步驟的重要依據(jù)，以檔案內(nèi)容進行原因分析、措施制定能夠保證水利工程的順利運行；除此之外，水利工程檔案還是水利工程竣工驗收和建設質(zhì)量的重要前提和憑證，由此可知水利工程檔案管理工作的重要性。

一、水利工程檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

水利工程檔案管理工作中首要問題是建設單位及相關(guān)人員只重視工程建設，而忽略工程檔案管理，認為檔案管理只是工程建設的附屬，因?qū)ζ渲匾哉J識不足，導致檔案管理工作無法發(fā)揮既有作用，工程建設也不能保證完善、完整；其次，缺乏完善的檔案管理制度，因缺乏切實有效的規(guī)范標準和管理要求，導致檔案管理工作無人開展、檔案資料丟失、損毀情況嚴重；第三，水利工程建設中涉及的檔案管理機構(gòu)為建設單位和施工單位，但因無具體標準要求，檔案管理工作不能依據(jù)實際情況及時更新、交接，檔案管理機構(gòu)形同虛設；最后說到檔案管理人員專業(yè)能力不足的情況，檔案管理兼職人員缺乏管理專業(yè)性，同時既有人員對檔案管理工作重要性認識不足、缺乏管理經(jīng)驗、不具備信息化檔案管理能力都是普遍存在的現(xiàn)象。

二、優(yōu)化和提升水利工程檔案管理工作的方法

（一）提高工程檔案管理意識，提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

水利工程檔案管理能夠影響水利工程運行、發(fā)揮既有作用，所以必須認識到檔案管理工作的重要性。首先，要求單位領(lǐng)導不斷提高認識，將檔案管理工作作為水利工程發(fā)展計劃中的重要內(nèi)容；其次，采用責任制度明確領(lǐng)導對檔案工作的重視程度，并通過榜樣和監(jiān)督效應，提高管理人員工作意識、完善管理工作流程。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的高低，直接影響管理工作的安全和穩(wěn)定，所以在管理人員的選擇上，必須雙重考慮專業(yè)能力和工作作風，選擇深入認識工程檔案管理重要性和具有較高責任心、工作細致嚴謹?shù)娜藛T；其次，要求管理人員能夠熟練掌握檔案管理工作流程，并具備文件收發(fā)收集、分類整理、編目立卷和歸檔等基本操作技能；第三，通過外出學習、課程培訓以及檔案信息化管理技能訓練，不斷提高管理人員的理論知識和實操能力，同時提高管理水平和加強檔案管理信息化建設。

（二）構(gòu)建檔案管理環(huán)境，配備管理專職人員

為檔案管理構(gòu)建良好的工作環(huán)境，首先需要將其從工程管理辦公室分離出來，選擇獨立的場所進行檔案存放和管理；其次，基于工程檔案的重要性，需保證檔案存放環(huán)境的安全性，不僅要加固門窗以防盜竊，還要做好各種防災措施，以防火災、潮濕、灰塵、蟲蛀對紙質(zhì)文檔的損壞，還要做好防熱、防凍、防磁措施，避免檔案管理電子設備受到破壞。隨著水利工程的發(fā)展和信息化管理的不斷推進，水利工程檔案的數(shù)量和管理工作量也不斷加大，如果僅依靠既有專職管理人員和兼職人員，無法做好檔案管理工作，所以首先需剔除兼職人員，從根本上提升檔案管理工作的專業(yè)性；其次，要科學規(guī)劃和合理安排專職人員數(shù)量，保證檔案管理工作效率和質(zhì)量；第三需要強調(diào)的是，管理人員除對檔案的日常更新、管理外，還需保證相應設備軟件的查詢和維護。只有保證以上三點，才能使檔案管理工作更具安全性和規(guī)范性。

（三）完善檔案管理制度，讓工作有據(jù)可依

檔案管理工作只有遵循正確的標準和要求進行，才能不斷提升管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性和高效性，所以完善檔案管理制度至關(guān)重要。首先，根據(jù)國家政策、行業(yè)標準和專業(yè)要求制定符合實際的管理制度，并監(jiān)督和規(guī)范相應人員的落實情況；其次，管理制度中需明確檔案編目歸檔、保管保衛(wèi)、使用權(quán)限標準以及工作人員的責任制度等全方面內(nèi)容，只有實現(xiàn)檔案管理制度完整、詳盡、具有針對性，才能不斷規(guī)范檔案管理工作的日常流程，也為日常工作提供切實可靠依據(jù)。

（四）投入資金增設硬件設備，實現(xiàn)檔案管理的信息化

隨著網(wǎng)絡和科技的不斷發(fā)展，檔案管理也需與時俱進，實現(xiàn)管理工作的信息化、智能化和自動化。首先，加大資金投入增設檔案管理的電子設備，為檔案的編目歸檔、搜索查詢提供方便；其次，做好相應設備的系統(tǒng)升級、日常養(yǎng)護工作，防止各種因素對其產(chǎn)生的影響和損壞；第三，提高管理人員信息化檔案管理水平，及時進行操作技能的培訓和訓練，保證信息化檔案管理與時俱進。

三、結(jié)束語

水利工程檔案管理工作是關(guān)乎水利工程正常運行、檢修維護和發(fā)揮既有效益的重要工作，單位領(lǐng)導和管理人員均需給予相應重視，但就當前工作現(xiàn)狀來看，管理意識薄弱、管理制度不完善、管理環(huán)境差、管理人員水平不足等普遍存在，所以還需不斷提高檔案管理意識、完善管理制度、提高管理人員綜合能力和檔案管理信息化水平來解決和提升，只有實現(xiàn)水利工程檔案管理工作的優(yōu)化和高效，才能進一步保證水利工程創(chuàng)造經(jīng)濟和社會效益。

參開文獻：

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