試論高等學校財務電子檔案的管理

【摘要】：隨著現代科技的不斷發展，人們對高等學校財務檔案管理工作也提出了新的要求。傳統的財務檔案管理方式已經沒有辦法滿足高等學校財務管理工作的要求，為此，需要加強財務電子檔案管理工作的開展，這對高等學校財務檔案管理效率的提升具有非常大的積極作用。為此，文章對高等學校電子檔案的管理工作展開了討論，了解電子檔案的特點，分析各高等學校財務電子檔案應用的現狀，并加強有效措施的采取，促進高等學校電子檔管理水平的提升，為高等學校財務檔案管理人員減輕工作負荷量。

【關鍵詞】：高等學校財務；電子檔案；管理分析

1.引言

在現代科技不斷發展的影響下，數字信息化技術在我們生活中的應用越來越普遍，通過數字信息化技術在高等學校財務電子檔案管理工作中的應用，有效實現了檔案管理效率的提升。就目前而言，高等學校財務電子檔案管理工作中還存在著一些問題需要加強分析，并給與解決。

2.電子檔案出現的重要性分析

高等院校的學生人數眾多，不同的院系有著不同的收費標準，收費時間也很難統一。在財務的收費管理這塊學校需要投入大量的人力、物力。即使是投入了大量的人力，也很難實現管理的統一，學校的支出和收入，財務的記賬混亂，學校師生的數量多也會加大財務記賬的難度，過于復雜的財務記錄也會造成學校的財務管理工作很難有效開展。

傳統的財務管理工作配備了專門的人員，紙質的檔案管理工作也是由會計人員負責的，他們沒有經驗，在實際的工作中，會存在有很多的問題。財務檔案的保留方式大多是紙質的，按照時間順序做好記錄和存檔，一方面人員的時間消耗了，另一方面保存的效果不佳，紙質的文件會因為慢慢的受損。

電子檔案的出現主要是為了能夠有效的解決紙質的檔案存在的問題，電子檔案的財務記錄和管理的快捷與高效，得到了管理人員的普遍認可。工作效率得以提高，人力資源也縮小到最低值，而且最終的檔案也方便了保管。

3.高等學校在實行電子檔案過程中的問題分析

3.1財務電子化管理的制度不夠健全完善

高校的財務在試行電子化的檔案管理，使得財務管理工作的開展更為便捷，但是但從制度這塊來看，還有很多不完善的地方。高校的財務檔案管理沒有設置專門的管理人員，多數是會計兼任管理的崗位，自然會計并不真正的了解檔案管理的工作，尤其是很多的電子檔案，需要做好安全和保密工作。管理制度落實不到位，自然管理的流程也就不健全，后期的工作存在有各式的問題，管理混亂和檔案丟失的情況會經常出現。

3.2檔案的安全性和保密性未落實到位

高校的財務檔案管理會牽涉到很多方面，如果學校的經濟情況外泄出去，會影響到財務工作的正常開展，甚至于其他部門工作的順利進行。學校的財務電子檔案管理缺少安全的防范意識，不重視財務信息的保管。電子信息的提供載體更加的多元化，在財務的信息儲存這塊要做好及時的備份，但是之前備份工作的保管力度不夠。缺少防范病毒的意識，會造成數據的丟失和被竊取，會給學校帶來不可估量的損失。

3.3檔案管理人員的綜合素質偏低

電子檔案的管理者很多都不是專業的檔案管理人員，在到崗之前沒有及時的培訓，專業素養也不夠。學校沒有對電子檔案的管理工作加以足夠的重視，此外，技術不夠、缺少管理制度等，都會給高校的檔案管理工作帶來一定的壓力。電子檔案的管理人員沒有對之前的電子檔案進行實時的整理和歸納，很多資源嚴重浪費，某種程度也造成高校的財務檔案管理工作上的浪費。

4.高校加強財務電子檔案管理的重要舉措

4.1建立健全完善的電子檔案的管理制度

要想積極的推進高校的財務電子檔案的管理工作，就需要有一套完善的管理制度作為保障。財務的會計人員及時的整理財務信息，做好電子歸檔，配備專門的管理人員，實現財務的電子化管理。由于高校的財務會牽涉到學校的信息，而且種類繁多，需要有專門的財務人員做好資料的整理工作，分工明確，過程中需要有完善的法律法規做好約束，所有員工必須嚴格的遵守，只有這樣才能積極的推進高校的財務電子檔案制度的有效落實，財務的信息更加的公平和公正。

4.2重視財務電子檔案管理保密性的加強

在高校的信息管理中，財務檔案的管理是非常重要的，關系到高校內部很多非常機密的信息，在電子檔案的作用下，使得信息安全存在著非常大的威脅，因此，需要加強電子檔案安全保密工作的重視。在網絡信息技術的使用下，使得高校財務檔案管理工作的效率有了很大的提升，同時也增強了管理的公開透明程度。雖然電子信息化技術的使用具有非常大的好處，但是網絡的不安全性給財務電子檔案的管理工作帶來了難度。一旦有黑客侵入了學校的財務電腦，會使得學校的很多重要信息都被泄露出去，這對學校的發展來說是非常大的威脅。因此，需要加強財務電子檔案加密工作，積極防范所有存在的網絡攻擊，促進財務電子檔案管理工作效率的提升。在網絡背景下，企業財務信息電子化處理需要重視軟件設施設備建設工作的加強。此外，還需要做好軟件的及時更新工作。電子檔案還需要做好相應的備份工作，并加密保存。

4.3重視財務電子檔案管理工作人員素質的提高

在高校財務電子檔案管理工作中，電子檔案管理人員自身水平的高低直接影響著檔案管理水平。財務電子檔案應用到了數字信息技術，如果高校財務電子檔案管理人員對信息化技術完全不了解將沒有辦法進行電子檔案的管理工作。為此，高校需要加強電子檔案管理人員素質水平的提高。高校在選擇電子檔案管理人員的時候，需要考察管理人員的專業水平，同時還需要配合高校財務工作人員的工作內容，進行高校財務電子檔案管理工作的開展。首先，電子檔案管理人員需要加強自身專業化水平的提升，積極學習電子信息化的技術。其次，需要積極參與高校開展的信息技術培訓活動，提高信息技術使用效果。最后，需要加強自身責任心的增強，積極做好財務檔案的收集和管理工作，并做好相應的備份工作防止出現信息的遺失。

5.結束語

總的來講，加強電子技術在高等學校檔案管理工作中的應用，能夠有效提高高等學校財務電子檔案管理水平。就目前而言，電子信息技術在我們日常生活中的應用已經進入了非常普遍的狀態，財務電子檔案管理工作的開展，能夠有效縮減財務檔案的體積，節省存放的空間，同時還提高了維護和查找的效率。高等學校財務檔案管理工作在未來的發展趨勢將會更趨向于電子化，這是檔案管理工作中一項不可或缺的技術。

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