淺談網絡環境下的檔案管理工作

【摘要】：當前伴隨著世界社會的前進和世界網絡技術的快速發展，真正意義上帶動了網絡檔案信息的發展改革，網絡信息化下的檔案管理也大大的滿足個人和組織對檔案信息的迫切需求。在我國經濟全面發展的歷史背景下，在當前網絡環境發展迅猛的大趨勢下，做好檔案管理工作，我們不僅僅需要不斷地更新改變當前的檔案的檔案管理理念，更要求我們以完整地、如實地反映政府或者企業對當前檔案管理的發展情況和成果。

【關鍵詞】：網絡；檔案管理；管理理念

一、樹立以服務為先的網絡檔案管理理念

當前的檔案信息已經不能與當時傳統的檔案管理一樣了，世界在發展，網絡也在迅速發展，現在的檔案部門要解放思想更要更新觀念，勇于改革，善于創新，要做好檔案信息開發與利用。目前的檔案管理工作是一項服務性的工作，傳統的檔案管理將主要的精力和力量都放在了檔案的存儲上，服務的思想比較淡薄，然而在現代檔案管理中，服務是最重要的。所以我們要認真分清楚網絡環境對當前的檔案管理方式所帶來的影響，要清晰地認識信息化建設所引發的理論與方法的突破與變革，積極應用實踐。隨著網速信息的快速發展，公眾百姓都能將視線伸向更為廣闊的領域觸及到更大的網絡信息，希望能夠在更大的范圍內、在更高的程度上，實現對檔案資源的利用與共享。在這種情況下，檔案部門就需要被動的、不斷的提高其檔案管理水平，逐漸與現代化的技術水平接軌，在對我國檔案信息共享的因素進行綜合分析，深入實際進行調研，從中尋找適應檔案利用、符合公眾信息需求的服務模式，促進檔案資源共享的實現。

現代的網絡檔案管理要為社會全方位服務，這也是檔案管理者工作者必須形成的一個共識。目前的檔案部門不僅僅要為政府機關和企業等單位提供和保存個人或組織的檔案信息，今天，檔案工作人員已經突破檔案保管員這幾個字的權限，他們已經成為了檔案信息的管理者和提供者，同時，檔案館室也不僅僅是放置個人組織信息的單位，還是個人或者組織的檔案信息的聚集地。據此，我們要針對當前的情況，第一必須要建立檔案數據庫，囊括社會各行業各領域的人才和組織信息，同時也要開展檔案咨詢服務。當然這些要充分運用現代信息技術手段來進行個人和組織的檔案信息開發和利用。

總之，為了能夠獲得更多的業務，提升檔案的價值，我們需要去轉變這種思想觀念，提供主動的服務，將重點工作放在服務上，至于檔案的收集和管理工作可以借助網絡環境來便捷的實現。

二、在網絡環境下做好信息的反饋

任何工作的開展都是雙向的，尤其對于檔案管理這一工作來說，關注各種信息的利用情況的信息反饋是很重要的，這是由于做好網絡環境下的信息反饋是掌握檔案各種價值的主要的事實依據。所以我們必須改進管理，要充分的發現檔案的利用效果。讓檔案管理人員規范自己在管理工作上的行為，才能讓檔案信息使用合理化標準化，當然，這一切偶離不開一定的規章制度和法律法規。同時，要讓檔案利用的反饋收集合理化，我們必須在下面幾點做出改進，首先，我們必須要對檔案管理者進行職業道德教育，職業道德是檔案管理人員必須也是首先應由的道德，只有這樣才能從思想上去除檔案信息的不合理利用；第二，提升其管理人員的主動性和主體性，要把管理人員樹立在主人翁的地位上，培養他們的主體性，這是很重要的；第三，增強管理人員的服務意識，這是必須的，也是做好現在檔案管理工作的首要步驟，檔案工作人員要有為社會公眾服務的意識；第四，強化責任意識，網絡環境下的檔案信息管理是多樣性的，同時也是具有挑戰性的，所以我們要樹立管理人員的責任意識，樹立責任制。

三、信息資源數據庫要全方位為便利檢索服務

信息化工作都是需要以數據庫作為強大的支撐后盾的，因此，網絡環境下的檔案管理需要做好數據庫建設，能夠進行大容量的信息資源存儲和管理，讓服務變得更加快捷、簡單，使用者能夠輕松的獲取想要的資源信息，據此我們必須要提供多途徑檢索。首先提到的就是檔案網站，檔案網站要做的就是要及時且應該去適時的推出更多的檢索服務系統，要做到這些，就必須做到兩點。第一就是要做到檢索系統的簡易性和易懂性，不要在檢索頁面上出現那些生硬的詞匯，比如說專業性很強的詞匯，如果這樣，一些人看不懂，就大大降低了檢索系統的利用便利性。第二就是要人性化用戶界面，現在的社會，隨著服務業的強勁的發展，更多的東西都是具有人性化的，只有這樣別人才能去使用你的東西，比如說我們要使我們的檢索工具能支持用戶進行多語言、多角度、多種邏輯方式進行提問檢索，盡可能讓用戶用最簡單的辦法去獲得他們所需要的信息，讓他們方便更加快捷地找到自己所需要的信息資源。

信息資源數據庫要為信息檢索服務，做到這個點，還必須確保電子檔案的長期可讀性，就是要我們所保存和收集的信息能夠在網絡條件下長期保持和利用，只有這樣用戶才能在有網絡的地方隨時隨地的拿到所需要的檔案信息，為他們提供便捷的服務，當然這些檔案信息要統一的格式才能進行，因為只有這樣才能使這些檔案信息資源能在現代的計算機操作系統上和相關的應用軟件上兼容，所以我們在對檔案信息保存和收集整理時要注意其格式應保存，要和計算機上的操作系統兼容，例如現在很多都是用WIN7以上的版本，我們就不能再發布適應XP系統的檔案管理軟件，這樣用戶才能方便讀取和使用。當然我們也要對檔案支持軟件進行及時的更新，全方位的去支持檔案信息的檢索，只有這樣才能讓檔案信息的完整性和有效性得到保證。

四、網絡環境下要加強檔案信息全保密工作

我國正在逐步推進以法治國的進程，任何一個健康有序的環境都離不開法制規范和約束，在網絡世界里也是一樣，在當前網絡法制還不健全的情況下，我們應該建立健全相關管理與技術規范采取得力措施避免網絡泄密事件，完善制度建設規范檔案管理，使保密工作制度化規范化。

大體來說，為加強信息化條件下的保密工作，提高防范高技術竊密的能力，信息檔案管理應該采取多種措施加強計算機及網絡保密工作的部署安排，切實提高檔案保密工作管理水平。首先是組織機關全體人員學習保密部門下發的有關文件，增強全局干部職工的政治意識、大局意識和責任意識。其次是成立本局保密工作領導小組，以精干的力量充實保密組織機構，提高戰斗力。第三是建立計算機、移動存儲介質和辦公自動化設備臺賬，按實際情況登記信息設備的部門、使用人、名稱型號和使用情況等，加強動態管理。第四是要求對涉密單機，指定專人從事計算機保密管理工作，對非涉密機器設置開機密碼，并要做到定期更換；同時要求各科室明確專人定期查殺計算機病毒，未排除病毒前應與網絡斷開聯接，盡量避免交叉使用磁盤，明確規定不得使用聯網計算機及非涉密單機處理、存儲、傳遞涉密信息。涉密信息的處理必須使用單獨的計算機，其硬盤、磁盤等存儲介質須按相應密級文件進行管理。自覺做到涉密信息不上網，上網信息不涉密，確保國家秘密信息和內部工作信息保密安全。

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