淺析檔案管理發(fā)展趨勢

【摘要】：檔案工作是各個(gè)單位組織的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作，其工作內(nèi)容主要是針對檔案信息進(jìn)行信息收集、材料整理分類、保管統(tǒng)計(jì)。隨著社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，檔案管理工作將會(huì)呈現(xiàn)出一系列的變化發(fā)展趨勢：電子檔案的比列將會(huì)超過實(shí)物檔案；依托于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站技術(shù)，檔案管理工作必將更加公開、便捷；為了便于檔案信息化管理，統(tǒng)一的系統(tǒng)將會(huì)出現(xiàn)；檔案管理保存措施安全性將進(jìn)一步提高；對檔案管理工作人員的要求將會(huì)越來越高。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；發(fā)展

1. 檔案管理工作的意義

檔案管理工作是我國社會(huì)信息中的一個(gè)必不可少的組成部分，科學(xué)合理的檔案管理制度和方式對社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展有著十分重要的意義和價(jià)值。檔案管理工作的具體意義可以總結(jié)為以下內(nèi)容。

首先，檔案是一種重要的信息憑證，可以直接作為重要的參考資料。在如今的現(xiàn)實(shí)生活中，我國的普通公民應(yīng)用最多的還是檔案的憑證作用，檔案是最真實(shí)，最原始的的信息資料。它不但擁有極強(qiáng)的法律效益，它同時(shí)也為我們的切身利益而負(fù)責(zé)。其次，檔案資料被廣泛地應(yīng)用于人們社會(huì)生活的方方面面，例如，職稱評審，工作調(diào)動(dòng)，社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)，以及出國政審等，都要以檔案資料作為審核的重要憑證，而對于一個(gè)企業(yè)或者是公司來說，檔案更是為其經(jīng)營決策提供重要的依據(jù)及參考資料。因此，檔案的管理工作也就顯得更加重要和有意義。

2.電子信息檔案所占比例增高

傳統(tǒng)檔案材料，以紙質(zhì)材料為主，兼有圖片、錄音、視頻錄像。

隨著無紙化辦公的進(jìn)一步發(fā)展，各個(gè)單位組織將會(huì)越來越簡化力、公流程，依靠電子材料來進(jìn)行日常辦公，這樣將會(huì)推動(dòng)電子檔案的發(fā)展。況且，電子檔案保存占用空間小、檢索統(tǒng)計(jì)方便，憑借其優(yōu)勢優(yōu)點(diǎn)必然會(huì)給整個(gè)檔案管理工作帶來不可忽視的影響變化，電子檔案的比列將會(huì)在檔案管理工作中越來越多，甚至超過實(shí)物檔案。

3.電子檔案統(tǒng)一化

現(xiàn)在，各個(gè)檔案部門部門使用的電腦系統(tǒng)版本不同，采用的辦公軟件種類版本也不相同，不用的規(guī)格使得檔案信息化工作兼容性不強(qiáng)，工作無法銜接和統(tǒng)一的部署管理。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。為了達(dá)到檔案信息化管理，必將出臺(tái)一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺(tái)，利用統(tǒng)一的辦公平臺(tái)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)檔案信息化管理工作發(fā)展進(jìn)程。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。

4. 檔案管理友展趨勢的構(gòu)想

4.1檔案管理向信息化的方向發(fā)展。

未來我國檔案管理會(huì)向信息化的方向發(fā)展。高速便捷的互聯(lián)網(wǎng)讓其用戶體會(huì)到了全新的服務(wù)手段和方式。豐富的網(wǎng)絡(luò)信息資源和快捷的信息傳遞速度也已然成了現(xiàn)代社會(huì)的數(shù)字化的標(biāo)志。而在這樣一個(gè)數(shù)字信息爆炸的大時(shí)代里，檔案管理作為社會(huì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在未來也會(huì)逐漸向信息化的方向發(fā)展。當(dāng)然，檔案管理信息化不僅是時(shí)代發(fā)展的要求，同時(shí)也是我國檔案管理工作的重大優(yōu)化與完善。當(dāng)我國的檔案管理實(shí)現(xiàn)全面信息化時(shí)，我們的檔案信息檢索查詢將會(huì)變得十分方便與快捷，這既能提高檔案管理者的技術(shù)水平和工作效率，也能使檔案的收集與管理工作變的更加高效與合理。除此之外，信息化的檔案管理方式可以有效解決以往檔案損甚至丟失的問題，這大大提高了檔案管理的安全性和可靠性。

4.2檔案管理向一體化方向發(fā)展。

未來我國檔案管理會(huì)向一體化的方向發(fā)展。目前我國很多檔案工作學(xué)者普遍認(rèn)為，檔案的管理工作會(huì)隨著信息終端，電子科技以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的快速發(fā)展而逐步向一體化的方向發(fā)展。檔案管理的一體化主要以管理和信息開發(fā)為基本點(diǎn)，最終實(shí)現(xiàn)圖書，檔案和情報(bào)信息管理的一體化。這種一體化不但能方便信息資源的管理，而且會(huì)使信息資源在最大程度上得到合理的利用。

5.檔案管理未來發(fā)展中應(yīng)注意的問題

5.1建立完善的檔案管理制度。

科學(xué)，合理，高效的檔案管理工作離不開完善的檔案管理制度。檔案管理實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程。一套完善的的檔案管理和監(jiān)督體制為一個(gè)企業(yè)或單位的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后勤保障。在未來的發(fā)展趨勢中，唯有把檔案管理工作納入到規(guī)范化的過程當(dāng)中，才能將檔案管理的發(fā)展規(guī)范和約束起來，再通過傳統(tǒng)檔案管理以及無紙化操作的規(guī)范使其有效結(jié)合。總之，要用這種規(guī)范化的制度來引導(dǎo)檔案管理向正規(guī)性的方向發(fā)展，使檔案的管理制度不斷得到完善。

5.2.不斷優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)。

對于檔案管理這項(xiàng)工作來說，合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的操作，這也是檔案管理中的一項(xiàng)重大變革。在檔案管理的未來發(fā)展趨勢中，應(yīng)該積極建立合理的信息存儲(chǔ)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，不斷擴(kuò)大檔案管理的存儲(chǔ)空問，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性，可操作性和安全性。

6.做好檔案管理的有效措施

建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)檔案管理的無紙化是檔案管理重

點(diǎn)，對于檔案管理來說，積極利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化操作是檔案管理重大變革，只有通過建立合適的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和信息儲(chǔ)存系統(tǒng)，不斷為檔案管理提供一種新的存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全有效性操作，以此來不斷推進(jìn)檔案管理的信息化過程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的大發(fā)展。

建立完善檔案管理的各種制度，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，是企業(yè)或者單位發(fā)展后勤保障，建立一套符合檔案管理的制度和適合檔案管理的監(jiān)督方法，將檔案管理納入到規(guī)范化過程之中才能夠?qū)n案管理的發(fā)展約束和規(guī)范起來，通過無紙化操作的規(guī)范及傳統(tǒng)檔案管理的有效結(jié)合，通過這種形式制度不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理制度多元化和規(guī)范化，來不斷引導(dǎo)檔案管理朝著正規(guī)方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。

7.結(jié)語

檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，只要相應(yīng)的企業(yè)或單位提高檔案管理工作信息化的意識(shí)革新檔案管理工作設(shè)備加強(qiáng)對相關(guān)人員的培養(yǎng)和引進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全面的信息化指日可待本文是筆者依據(jù)自己多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來的希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)提供借鑒，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供參考。

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