檔案管理信息化建設研究

【摘要】：檔案工作是各個單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，具有憑證價值和參考價值、還是規范管理的基礎。針對檔案管理信息化建設方面、從提高認識、加強投入、為檔案管理信息化建設提供基礎性保障。

轉變傳統的檔案管理模式、把實體管理變為信息化管理；優化檔案信息化管理嘟交工作人員的專業性結構，規范檔案信息錄入、保證電子檔案信息真實、準確。

【關鍵詞】：檔案管理；信息化建設；發展

1.檔案管理信息化建設的必要性

1.1社會發展的需要

當今時代是信息化社會，信息是重要的資源。高質量的信息儲存、控制和處理能力能夠為企業生產經營、為社會提供高質量的信息服務。檔案部門是掌握信息資源的重要機構，實現檔案管理信息化勢在必行。

1.2管理的需要

檔案作為寶貴的信息資源，是單位管理、建設的重要基礎性資源廠隨著社會生產力的不斷發展，管理信息化勢在必行。檔案信息化管理有助于企業相關部門迅速、準確地獲取信息，促進工作效率進一步提高。

2.檔案管理信息化的內容與功能

檔案管理信息化顧名思義就是對檔案進行現代化信息技術管理。在檔案管理信息化中，對檔案管理活動全方位采用現代化信息技術，對檔案進行信息化建設資源處理、管理及建設，并將檔案管理方式由實體重心向信息化重心轉變，實現檔案在日常管理中的現代化進程，發揮檔案管理信息化的功能。

3.檔案管理信息化的現狀

3.1信息化管理意識淡薄

檔案管理信息化，作為信息化資源建設的重要組成部分，要求檔案管理人員在工作內容與形式上不斷進行創新，爭取與信息化建設發展步調一致。但是，在日常檔案管理中，由于管理人員思想守舊，對檔案信息化建設持觀望態度，認為信息化建設繁瑣，沒有給予足夠的重視，完全忽略了檔案管理信息化的重要作用。

此外，檔案管理人員年齡結構老化，學歷層次參差不齊，都是思想觀念落后的主要源頭。沒有專職檔案管理人才，學校對檔案管理人員沒有經過系統的培訓，以至于缺乏基本的檔案管理知識與管理技能，從而影響著檔案管理信息化的發展。

3.2檔案工作基礎設施落后

在檔案管理信息化建設的過程中，對信息化建設的硬件、專用軟件及專職技術人員投入不足，嚴重制約了檔案管理信息化發展建設。一方而，主要將資金利用在教師研究的課題科研方而，對檔案管理投入力度不大。另一方而，是由于電子產品更新換代較快，基礎設施落后。基礎設施日常的維護，也是資金投入消耗過大引起的原因，領導由于觀念落后，更愿意將資金投入到科研中，而不愿意進行信息技術維護，嚴重制約了檔案管理信息化建設的正常發展。

3.3網絡安全建設落后

在這個互聯網時代，信息技術得到了空前發展，各種各樣的網絡病毒充斥著互聯網，有些電腦黑客專門攻擊信息化建設相對落后的校園網，非法獲取個人信息，對檔案信息安全造成威脅，導致信息維護而臨巨大的挑戰。檔案信息化的發展，各部門也建成了規模不一的數據庫，但是由于沒有專職技術人員的管理，數據庫沒有采用國家規定的標準及規范，導致使用者不愿意去使用，數據庫的利用率不足，也制約了檔案信息化建設發展。

4.檔案管理信息化建設的發展方向

檔案管理信息化建設的發展方向是建設數字檔案館。所謂的數字檔案館，不是單指某一個檔案館，而是通過計算機網絡連接在一起的若干檔案館群體。數字檔案館將使檔案信息與其他各類信息更為緊密地結合在一起，成為一個有機的整體，從而對信息處理的標準化、管理過程的一體化和服務對象的社會化等提出更高的要求。建立數字檔案館的最終目的是方便人們能最大限度地利用檔案信息，為經濟建設服務。

構建數字檔案館需要軟硬件多方面的條件。首先，要求較好的計算機網絡和通信基礎設施等硬件條件。數字檔案館是內外結合的網際網結構，只靠檔案部門單獨建立計算機網絡和通信基礎設施，無論從理論上還是實踐上都不合理也行不通。實際上只有大環境上具備了高速數字通信設施和網絡環境的基本條件，才有可能建設數字檔案館。一般要求，內部應具備連通各個部門的計算機網絡平臺，外部應有支持高速信息通信的寬帶公共通信網絡。

其次，建立和完善制度、標準等規范化體系。標準化是現代化的基礎，對數字檔案館來說，標準化更為重要。由于數字檔案館具有跨部門、跨地域、甚至跨國家的特點，且技術性強。當然，建好數字檔案館離不開多部門的協同努力，這將是一個信息化建設的系統工程。

5.檔案管理信息化建設中存在的問題

5.1標準和規范問題

由于標準和規范的不統一，在一些方面造成了數據格式和系統的異構，因此有關的政策法規應盡快逐步出臺、完善。目前國內的檔案管理信息化建設現狀是，檔案管理軟件在通用性、適用性等方面存在著嚴重不足；計算機及其外設型號各異，檔次參差不齊，沒有統一規范的硬件環境；檔案分類編碼標準未達到完善、統一。這些都嚴重制約著檔案信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

5.2黑客及惡意攻擊問題

隨著技術的不斷進步，需要在檔案管理的信息化建設中不斷地吸收新信息、利用新技術，如身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，這就需要不斷更新軟件。同時，由于電腦病毒的橫行、黑客的惡意攻擊以及網絡技術的不成熟，會導致電子檔案尤其是一些高度機密的檔案被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是檔案管理而臨的主要問題。

6.結語

總之，檔案管理信息化建設是一個綜合性很強的系統工程，要從戰略發展的高度考慮檔案信息化建設問題。建設并利用好這樣一個管理咨詢信息系統，不僅需要相關人士的高度重視，檔案管理者也要更新觀念，用科學發展的理念努力探索檔案收集整理利用的客觀規律，而且要充分運用現代前沿信息技術，發揮人才優勢，整合企業內部各方面的力量，把企業檔案信息化建設向深廣領域推進，實現檔案資源的有效開發利用。

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