新形勢下的秘書工作

【摘要】：新形勢下，秘書人員不僅應具有傳統意義上秘書應具有的基本素質，還要具有熟練使用現代化辦公設備的技能，不僅要具有能夠使用現代手段獲取信息并及時進行信息整理和傳達的能力，還要具備基本的外語溝通能力。另外，隨著全球化進程的加快，秘書涉外工作也會越來越多，對秘書工作的要求也將越來越高。新形勢下的秘書人員是而且應該是一個全才、通才，能夠適應來自社會各方面的挑戰和考驗。孔子曰：“工欲善其事，必先利其器。”因此，作為一名秘書如何提高自身素質，進一步提高工作水平和工作效率，做好新形勢下的秘書工作，這是一個值得探討的問題。

【關鍵詞】：新形勢；全球化；秘書工作；能力

引言

全球化的發展給秘書工作帶來了機遇，也帶來了挑戰。高度職業化、復合型、高層次的專業秘書人才，是新形勢下最能勝任各企事業單位工作要求的秘書人員。新形勢的變化，對秘書工作提出了更高的要求，如何適應新形勢的變化開展秘書工作是關鍵問題。

一、樹立四種意識，為工作開展做好思想準備

（一）學習意識

秘書人員不僅要熟練掌握辦公室文秘基本知識，如辦公辦會、辦公禮儀等，更重要的是樹立主動學習的意識，養成隨時隨地學習的習慣，處處留心做個有心人。與同行在一起交流時，應當有意識地與他們分享工作中的經驗，商討有待改進的不足之處。到外單位開會時，應當思考自己組織活動時應該怎樣安排，別人有什么做法值得借鑒。不僅如此，還要學習站在領導的角度思考問題，不斷提升自己的眼界和格局。

（二）效率意識

秘書人員要牢固樹立效率意識，不斷提高工作效率。

1、加強信息管理。充分利用現代信息管理工具，做好通訊錄的整理工作，適時做好大事記工作，如領導參加重大會議的時間、地點，單位職工人事變動事宜等，以便臨時查用和年底匯總。

2、加強分類管理。一是將辦公資料分類，二是將待辦事項分類，三是將辦結的工作分類。做到緊急事項立即辦，重點事項重點辦，日常事項規范辦。

3、加強時間的管理。綜合利用整片時間，合理利用零散時間。不僅如此，要當好領導的“外腦”，為領導擋去不必要的應酬和接待；當好領導的助手，協助領導按輕重緩急、分門別類的處理好各項事務，為領導節約寶貴時間。

（三）總結意識

秘書人員應善于總結，使總結成為一種習慣，有總結才會有進步。比如一場綜合性的會議結束之后，可以思考會務接待中，哪些細節會讓與會人員感到賓至如歸，哪些方面還存在缺憾，有待改進。可以總結會議交流中，哪些做法體現了本單位的工作特色，哪些地方展示了本部門的精神風貌等。這些都應該及時總結，認真分析。

（四）責任意識

秘書人員應當樹立強烈的責任意識，堅持高標準、嚴要求，認真負責、一絲不茍，嚴謹細致，出色地完成本職工作，實現自我價值。對重要的事情要一抓到底而不能放手不管，對看似尋常的小事不可馬虎。

二、提高秘書素質，適應新形勢的要求

（一）加強學習經濟理論知識，掌握管理學知識

隨著全球化進程的加快，世界各國的跨國公司越來越多的進入中國市場，我國與其他國家的交往也日益密切。雖然在企事業單位，秘書沒有直接的決策權、指揮權，但他們為決策者當好參謀可以在企事業單位各種大型活動中顯示其管理才能。秘書人員應在企事業單位運轉中不失時機地參與企事業單位的管理活動，參與研究新的經濟理論，做好領導的助手和參謀。

（二）加強學習相關法律法規

在中國入世后，與世界各國的經濟貿易往來中不可避免的遇到各種各樣的矛盾或糾紛，這就要求新形勢下的秘書人員要熟悉各種規則，維護所在單位的利益。秘書人員若不適應形勢，研習相關的法律法規，就無法真正起到參謀的作用，也就無法參與實際運作。

（三）強化外語聽說能力，增強對外溝通能力

秘書工作者特別是基層秘書工作者對外溝通能力都比較弱，英語已經成為國際往來的語言工具，全球化的發展對我國各行各業的英語水平要求大大提高。各級各類秘書都要掌握英語，有條件的更要精通英語。一方面，為了更快提高現代化辦公效率，秘書工作者必須盡量縮短母語與英語轉換的時間，以加快信息處理的速度。另一方面，不同行業的企業秘書還要精通本行業的專業英語，個別部門還要掌握小語種。同時，了解各國文化差異也是中外溝通順利進行的必要手段。

三、樹立新觀念，做好新形勢下的秘書工作

（一）樹立“主動參與”的觀念

秘書工作的核心是緊跟國家和企事業單位的政策，以政策為導向，可以變被動為主動，多站在參謀者的角度替領導者思考問題，這就要求秘書工作者要敢于“主動”，增強參與意識。

（二）樹立“有為有位”的觀念

秘書工作只有在不斷實踐中才能提高工作水平，不能因自己的“無位”而不敢“有為”。秘書工作者要想出成績，就需要從辦小事、辦實事做起，小事日積月累也就成了大事，領導的信任和同行的信服將在這個過程中漸漸積累。但“有為”絕不是亂作為，要清楚自己的位置和角色，為自己的進步打下堅實的基礎，自己也才能從“無位”到“有位”。

（三）樹立“創新創優”的觀念

近年來，秘書工作方面增加了信息搜集、督查、機要工作等新內容，這些新內容要求秘書工作者要抓住核心與本質，注重創新。不能局限于原有的工作模式，不能固守陳舊的思維方式，要根據新形勢下的政策和規章探索出提高工作質量和效率的方法和途徑，破除因循守舊的思想觀念，使秘書工作更好的服務于領導和單位。

結語

新形勢的發展，對秘書工作提出了更高的要求。秘書工作者既要做好思想準備，樹立學習意識、效率意識、總結意識、責任意識，又要提高自身素質，學習經濟理論、管理知識，學習相關法律法規，強化外語聽說能力，適應新形勢的要求，還要樹立“主動參與”、“有為有位”、“創新創優的新觀念”，做好新形勢下的秘書工作。新形勢的變化與發展，對秘書工作者來說，既是機遇，又是挑戰，只有勇于抓住機遇，提高自身素質，主動適應社會變化發展的秘書人員才能真正應對時代的挑戰，實現自己的人生價值。

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