關于如何做好城建檔案管理工作的探討

摘要：隨著社會的發展，城市建設及管理水平的提高，給城建檔案的管理也帶來了前所未有的挑戰，同時亦對城建檔案管理的要求越來越高，因此在城建檔案管理工作尚未完善的情況下，管理工作遇到不同程度的難題。本文結合現在城建檔案管理工作情況，分析當前管理工作存在的問題，提出具體的建議。

關鍵詞：城建檔案；管理工作；存在問題；建議

城建檔案是城市建設總體規劃和具體規劃的基礎，也是城市規劃、建設、管理維護等活動的重要憑證和依據，更是城市自然面貌、地質狀況、建筑物和地上、地下管線的真實記錄，依據城建檔案可以綜合考慮城市的各種自然條件、歷史條件、社會條件等基本因素進行城市建設規劃。隨著我區的城市建設發展，城建檔案管理工作需逐步科學化、規范化，完善體現城建檔案的社會功能。但就目前來看，當前城建檔案管理工作存在不少問題，開展過程中面臨不同程度的困難，與我區的城市建設的速度和檔案管理要求跟不上。

一、城建檔案管理工作的重要性

隨著經濟建設的發展與進步，城建檔案管理正在面臨著轉型的重要階段，城建檔案管理工作的優劣情況與城市建設的規劃發展有直接聯系，為提高城市建設的高質量服務，必須加快城建檔案管理工作。城市化進程直接影響了城建檔案管理工作的進度，我們必須認識到這一社會發展形勢，拋棄傳統的城建檔案管理束縛，創新城建檔案工作理念，促進城建檔案管理水平的發展與進步，為實現現代化的建設發展提供寶貴的貢獻。

檔案管理不僅僅是對城建資料的有效保存，也是對以后城建工作的借鑒，關乎城建工作的科學、平穩發展。而隨著社會的發展，檔案管理工作也在不斷變化之中，圖像、視頻、文件都成為檔案管理的重要內容，因此，應社會發展趨勢，緊跟城建檔案管理的時代潮流，做好城建檔案管理是我區發展城市建設的當務之急。

二、城建檔案管理存在的問題

城市建設快速發展，城建檔案越顯重要，但目前檔案現狀不容樂觀，主要存在以下問題。

（1）單位領導對檔案工作不夠重視，只重視業務科室，往往忽視了檔案工作的重要性，只安排少數工作人員整理檔案工作；

（2）檔案管理人員缺乏系統性的專業知識培訓，管理意識不足，平時不注意文件、資料的收集、分類整理、檔案交接及借還等工作；

（3）檔案管理制度缺乏或不夠完善，且必備硬件如微機、檔案管理軟件等配備不齊全，檔案信息電子化不完善。

三、對城建檔案管理工作的建議

（1）實施檔案全面質量管理。單位領導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統一性，也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。并做好全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

（2）提高城建檔案人員素質，加強管理意識，完善規章制度，建立內部人員的制約機制。檔案管理是一門專業性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習和綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

（3）規范城建檔案收集與管理工作。

城建檔案館應該重點加強城市建設的檔案資料的收集，如工業、民用建筑工程、市政基礎設施工程、公用基礎設施工程、交通基礎設施工程、園林建設、市容環境衛生設施建設工程、城市防洪、抗震、人防工程、軍事工程等等資料，加強城建檔案的規范化管理。做好檔案分類研究，把好關口，分清層次，做好檔案資源的數量和質量上的統一，杜絕垃圾資源的侵，入并進一步優化檔案資源的收集、處理的工作流程，結合多元化的處理方式進行處置，提高管理效率，最后加強檔案管理的檢查督促，采用平推檢查和互檢的方式予以監督和交流。

掌握現代化管理技能，提高綜合素質。城建檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是城建檔案管理發展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

利用現代化技術，完善管理設備，構建城建檔案信息管理系統，提高城建檔案利用率。利用計算機技術和相應的設備，將各種傳統的城建檔案管理資源，主要是圖文資料、城市建設資源等檔案信息，通過計算機技術轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字、圖片信息，組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，構建出一套強大的城建檔案信息管理系統，從以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱，大大的減少了查找的時間。通過網絡和信息系統提供快捷方便的檔案信息服務，提高城建檔案的服務質量以及其所發揮的效用。

城建檔案管理在城市建設的發展中有重要作用，必須積極開展城建檔案管理工作，結合城市建設發展的現實需要，有針對性地趨于完善，做好扎實的基礎工作，亦要敢于突破和創新，將提高城建檔案管理的監督與服務作前提和基礎，為人民提供高效服務，并加強城建檔案館的內部資源，充分發揮出現代信息技術在城建檔案數字化發展中的作用，打造一流隊伍，完善管理制度，將城建檔案管理工作放在重要位置，才能為城市建設的穩步與可持續發展提供動力。

參考文獻：

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（作者單位： 佛山市高明區城建檔案館）