中學檔案管理信息化建設

【摘要】隨著信息技術的發展，網絡信息技術已經相當成熟的運用在各個行業，中學檔案管理也實現了信息化。網絡信息技術為中學檔案管理提供了便利，提高了原本的工作效率。但信息化建設還不夠完善，在管理方法、設施建設和人才培養等方面存在這問題。本文主要分析中學檔案管理信息化建設中存在的問題，提出相應的解決辦法，讓網絡信息化技術在中學檔案管理發揮更重要的作用。

【關鍵詞】中學；檔案管理；信息化；建設

近些年，教育事業發展迅速，由于學生和學校的增多，中學生的管理問題變得困難起來，網絡信息化技術在中學檔案管理中的運用使得中學檔案管理變得更加方便、快捷，突破了教育發展的瓶頸。網絡信息化技術在中學檔案管理的應用是教育事業發展的一項巨大改革，減輕了管理者的工作壓力，但由于信息化技術存在一些問題，解決這些問題，使得中學檔案管理的效率更高，促進信息化技術的發展是所有教育者的期望。

一、中學檔案管理信息化在的問題

我國計劃生育政策的改革使得我國青少年中學生逐步增多，中學生的管理變得比較繁瑣，中學生的檔案管理是一個巨大的工作。網絡信息化技術的運用緩解了檔案管理工作的壓力，但中學生檔案管理信息化建設仍存在著諸多的問題，管理方法、設施建設和人才的培養等限制了中學檔案管理信息化更好的發展。使網絡信息化技術在檔案管理時更好的發揮作用，建設新型的信息庫是諸多管理者所關注的問題。

（1）管理方法不合理

網絡信息技術在中學檔案管理發展起到了重要作用，各中學基本都建立了檔案管理工作室，在工作室內仍存在大連的紙質檔案，學校并沒有順應發展的要求，實現信息網絡化。由于學校管理犯法的落后，導致工作效率不高，工作任務繁重，使得在整理檔案時容易出現錯誤，查詢檔案時由于沒有做好分類工作，導致不能及時找到相應的檔案，延誤工作。有些中學也建立了自己的檔案管理網絡，但由于人員技術的落后無法建檔案及時的分類管理。

（2）設施建設不夠完善

中學檔案管理信息化建設是近幾年才逐漸發展起來的，很多中學才逐漸開始重視信息化技術在管理的重要作用，并沒有對信息化建設投入足夠的資金，使得信息化管理設備不夠完善，學校的檔案管理信息化還不能正常運行。眾多的學校為了學校的更好發展，把更多的資金投入到校區的擴建，和教學設備的更新，由于學校逐漸擴大，學校的學生逐漸增多，學生的信息檔案管理成了學校重視的難題。但學校的基礎建設不夠完善，學校缺少高性能的計算機、掃描儀、打印機等，導致信息化檔案管理不能正常運行。

（3）缺少信息技術人才

由于中學盲目提高中學的教學質量，忽略了教學人才的培養和更新，導致中學教師信息技術素質不高，不能做到信息化技術管理的操作。學校由于缺乏信息技術人才，無法滿足信息化技術管理檔案的要求，使得信息化答案管理工作進行十分緩慢，有些復雜的操作鮮有人能夠完整的進行，因而信息化技術檔案管理操作不夠完整，使檔案不能按時的存入學生檔案信息庫。中學檔案管理者的信息技術不夠及對檔案的存儲管理不夠了解，阻礙了中學信息化檔案管理的發展。

二、中學檔案信息化管理改革

中學對信息化技術在教學上的運用認識不夠深刻，信息化技術在中學檔案管理中發展受阻，并且在發展的過程中出現了諸多問題。中學應該重視檔案信息化管理的發展，正視檔案信息化管理所存在的問題，對出現的問題進行分析解決。學校因該提高檔案管理的效率，規范檔案管理水平；培養檔案管理者信息技術水平，打造一個高素質的信息技術檔案管理團隊，順應時代的發展，將信息化技術運用在教育管理上，提高教學管理的質量。

（1）提高檔案管理者信息技術素質

中學檔案管理信息化的實現，需要管理者有著過硬的計算機網絡素質，使得他們在錄入、檢索檔案時能夠做到迅速準確。中學學生的檔案管理工作是一個嚴謹而又需要速度的工作，這就要求學校應該有較高素質的管理者，管理者應該許梿的掌握各種檔案信息化管理做需要的各種技能，不斷提高自身的技能，能夠面對一些突發的情況，并對這些情況進行合理的分析、解決。檔案管理者信息化技術的提升需要學校的不斷培養，不斷地更新學校的人才資源，使得學校的信息技術人才的素質永遠保持在一個較高的水平，以滿足學校高效率的辦公。

（2）統一檔案信息化管理的標準

每一個行業都有自己的標準，在進行檔案管理時也應有一個合理的管理標準，以做到檔案信息交流的可行性。在進行檔案管理信息化建設的過長中，不僅要求管理者能夠準確、迅速的將中學生檔案進行歸類、錄入和檢索，還要求他們做到檔案管理的統一化，使檔案的調取和運用更加快捷。檔案管理的標準化要求對檔案進行合理的分類，分類之后對檔案進行統一的錄入，錄入的過程中要對檔案進行統一的格式進行書寫。檔案的錄入、編輯和管理都必須嚴格保密，保證學生的檔案不會被泄露。檔案的泄露會對學校造成嚴重的影響，學生的個人信息被利用學生的升學考試不能正常的進行，學校也會因檔案的丟失核泄漏被社會職責。因此，學校應提高答案管理的標準化，使學生的檔案信息被安全的保存，在需要檔案時能迅速準確的調取。

（3）完善檔案信息檢索

中學生的檔案信息包含學生的家庭情況、學習情況和平時的獲獎記錄，由于學校的學生眾多，檔案的內容廣泛，檔案管理起來身份麻煩。為了使檔案能夠更快的被存儲和調取，應該建立檔案信息檢索。學校檔案信息檢索的建立能夠更好的實現信息交流和共享，能在學生的檔案能在第一時間被調取，使得學生的情況一目了然。信息檢索主要是為了將學生檔案信息能容能夠分析完善進行統一的分類、錄入和更快的調取。檔案信息檢索建立完善后，調取學生的信息就可以通過分類篩選，將符合條件的學生挑選出來，以方便教學和管理。中學檔案信息檢索的建立能夠加快信息錄入和調取的速度，發揮電子檔案的優點，提高檔案管理效率。

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（作者單位：湖北省十堰市第二中學）