辦公室計算機辦公軟件的應用價值探究

林文發 江漢藝術職業學院

辦公室計算機辦公軟件的應用價值探究

林文發 江漢藝術職業學院

本文對辦公室計算機辦公軟件進行了簡單介紹，闡述了計算機辦公軟件的特點，最后結合辦公室工作特點，就計算機辦公軟件的在辦公室中的應用價值進行探討，希望能夠為推進辦公室工作的創新與發展帶來一點理論支持。

辦公室 計算機辦公軟件 特點 應用價值

運用辦公室計算機軟件可以使相應的應用對象的便捷性得到提升。在辦公室工作中，基于計算機辦公軟件的應用，使得傳統工作模式中存在的一些問題得到解決，例如工作的勞動壓力得到緩解，辦公環境得到優化，辦公效率得到提升。因此，針對辦公室計算機軟件的應用價值探究具有重要的現實意義。

1 概述

目前，有關計算機辦公軟件的理論依然沒有明確界定。就狹義來講，一般的文本編輯器都在計算機辦公軟件的范疇之內，其主要內容則是處理與管理數據信息。而站在宏觀的角度，辦公軟件則是一種信息系統，其是基于計算機網絡技術的支撐，運用軟件系統使辦公過程趨于智能化與自動化發展，使信息交互得以實現，并使辦公空間得到共享，為辦公效率的提升提供支持。基于此，計算機辦公軟件能夠提高領導決策的準確性，使信息傳輸的真實性得到保障，最終實現現代化辦公模式的構建與推進。

2 計算機辦公軟件的特點

2.1 獨立性

在自動化辦公過程中，用戶對計算機程序加以利用，或者通過數據庫進行數據查詢，這兩者之間的矛盾比較突出，但計算機應用與數據庫之間的水平卻沒有聯系，在物理角度上具有獨立性。對于用戶而言，他們在使用計算機程序或數據庫時，其邏輯結構是基于獨立狀態之間得以形成的。

2.2 完整性

在辦公室工作中，計算機技術的應用在數據處理上能夠得到充分表現，信息特征主要可以從三個方面得到反映，即準確性、一致性與完整性。以辦公軟件為例，數據庫的共享使得用戶能夠獲取一致的信息；就電腦數據庫對用戶輸入數據與數據表的使用而言也具有相同的類型，因此，就某種意義而言其有效性特點比較突出；而在工作中數據庫對數據的應用具有一致性則是反映出對用戶的約束，這就將其完整性特點反映出來。

2.3 安全性

在辦公自動化系統運行中，通常人們會采取各種措施對信息安全予以保護。例如有的重要文件應與其他相關數據庫中的數據進行區分，并以實際保密程度為依據，對辦公軟件賬戶的權限與密碼進行相應設置，或者采取監控措施。在處理數據過程中，可以對有效的隱藏方式加以運用，例如將其向云端服務器進行傳輸，并進行密碼設置，而有獲取密碼的權限人則限于高級管理人員。

3 計算機辦公軟件在辦公室中的應用價值

3.1 優化辦公環境與流程

基于計算機網絡技術的運用，辦公室工作在計算機軟件的支持下，可以使系統的人機辦公趨于自動化。并且通過計算機軟件，辦公室各直屬單位間能夠保持緊密聯系，如此一來就可以強化協作與交流。對于行政部門而言，在未來辦公工作中計算機的運用與發展勢在必行。就工作流程而言，計算機辦公軟件的應用價值主要表現為保持流程同步、簡化非必要環節以及提高信息傳遞速度等方面。例如建筑設計單位，通過運用計算機辦公軟件，工程部門與財務部門可以同步進行工程合同不同內容的審核與處理。對于一些緊急合同，辦公室計算機軟件可以將一些不必要的流程進行簡化，使辦公速度得到提升。而通過OA辦公系統的建立，單位則可以通過系統來上傳與發布相關文件與信息，進而加快文件傳遞效率。

3.2 有利于辦公室管理成本的降低

在辦公自動化管理中，計算機軟件的運用使辦公室成本得到了有效降低，很多工作業務流程得到簡化，對于辦公效率的提升有著十分積極的影響。隨著成本的降低，單位辦公人員的費用支出也得以壓縮，對于提高經濟效益而言無疑意義重大。在辦公成本方面，計算機軟件的應用價值主要可以從兩個方面得到體現，一方面就是辦公成本的降低，計算機辦公軟件使得傳統紙質辦公逐漸被替代，如此一來，紙張消耗就不復存在，辦公的環保性與綠色性十分突出。另一方，計算機辦公軟件能夠降低交通費用，通過自動化辦公管理，在某些業務中只需要運用互聯網就可以完成運輸工作，這樣就使得企事業單位經濟效益得到提升。

3.3 有利于推進工作方式的創新

通過計算機辦公軟件的運用，辦公室工作的規范性得到強化，這樣可以簡化辦公流程，解放辦公人員，促使他們將自身創造力發揮出來，實現辦公效率的提升。在自動化辦公模式下，辦公室工作人員還需要對計算機軟件操作與應用方法進行學習，從中就可以激發自身潛能，為工作方式的創新奠定扎實基礎。

綜上所述，在辦公室中運用計算機辦公軟件，能夠使辦公室各項工作得到全面改善，對于推進辦公室工作發展與創新而言有著十分重要的意義。不可否認，現階段關于辦公室計算機辦公軟件的運用依然存在一些問題，針對此，辦公室工作人員應結合工作現狀，分析問題原因，并采取一系列改進措施，提高軟件應用水平，為推進辦公室工作的進一步開展奠定扎實基礎。

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