院為實體下高校院系信息化建設思考

張小遠

[摘 要] 院為實體改革對高校二級單位的管理工作提出了更高的要求。通過推進院系信息化建設，建立完善友好的辦公服務體系可為學院行政管理提供有力支撐。本文分析了當前形勢下學院在信息化建設中遇到的問題，并在此基礎上提出了建設性的對策。

[關鍵詞] 院為實體改革；高校；信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 147

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0249- 02

1 院為實體是學院信息化建設的機遇和挑戰

院系是高校發展和創新培養的實體，傳統模式下學校掌握著分配給學院的資源，主導著學院的發展模式，往往會造成院系發展動力不足，影響了學校整體辦學效果的提升。因此，部分高校提出了“院為實體”的改革思路，即充分尊重院系辦學的主體地位，賦予學院更多的自主權，讓學院在學校發展總目標下制定各自的發展規劃和舉措，釋放學院辦學活力。在院為實體的改革下，學院在學科建設、人才培養、科研創新等方面具有更靈活的發展空間，但同時對于學院的管理方式和管理手段也提出了更高的要求。

在院為實體的改革思路下，伴隨學校資源下放到學院的是更多的行政審批、信息維護與整合等工作內容，傳統的辦公模式將會受到種種限制而運轉不暢；同時學院作為實體，也需要準確掌握整體情況，把握學院發展的局勢和方向。在這種形勢下，推進學院信息化建設，建立結構完善、流程合理、信息全面、協助決策的服務辦公系統，能夠為行政管理的高效運行和學院的發展提供有力支撐。

2 學院信息化建設面臨的問題

2.1 管理系統相對獨立，數據整合利用受限

在高校的管理體系中，不同管理部門根據各自功能需求建立了人事、科研、教學等數據庫系統。教職工在各個系統中均有對應的賬號，在更新各類獲獎和科研數據時，往往需要在多個不同的系統重復提交并進行審批，不僅會給教師帶來不便，多次審核也極大地占用了系統管理者的時間。

各體系在設計建立的時候未能將建成的數據體系聯動形成統一的數據網絡，各系統間相對封閉無法進行信息交流，形成了一個個“信息孤島”，制約了信息數據的整合與利用。在院為實體的建設過程中，學院需要對辦學成本進行全成本核算，需要對院內教師在財務、科研、人才培養等方面的數據進行實時分析，而信息孤島的存在，極大的影響了學院對詳細數據的獲得與分析，限制了學院進一步改革的活力。

2.2 校院兩級缺乏橋梁，管理信息溝通受阻

院為實體下學校給予學院更大的辦學自由度，在更多行政事務上學院具有了自主審批權。學院的審批工作繼續依賴于線上或紙質版的單線程流轉將會受到流轉程序長度、流轉人員辦事效率等因素的限制，一旦某個環節有所延遲將會影響整體審批工作效率。

同時，單線程審批往往會導致應有多部門協調的工作得不到充分溝通，學院和學校職能部門以及學校職能部門之間聯系缺失，各類管理的信息溝通受阻，在工作推進方面得不到及時的支持。

2.3 受限管理平臺設計，學院所需功能難以實現

各管理平臺建設時根據需求設置了展示、審批等功能，然而在實際操作過程中，以校部機關為出發點的自上而下的功能設置往往未能充分考慮到學院對于審批、查詢等功能的需求。為了不影響正常的業務辦理，學院需要根據實際情況增加線下的院內審批和備案工作，不僅給教師辦事帶來不便，同時由于傳統模式的瓶頸作用，無法享受到管理系統帶來的高效與便捷。由于系統設計缺陷所導致的責任下移會給學院增加更多的協調工作，讓處在院為實體改革中的學院行政壓力更大。

3 院系信息化建設的對策

為此，對于院為實體下高校二級單位的信息化建設思路建議如下。

3.1 整合數據系統，推進聯動決策體系

上海市推進智慧城市建設行動計劃（2014-2016）中重點專項第3項智慧教育提出“應發揮信息技術對教育現代化支撐作用”，“建立上海教育數據中心，匯集整合各級各類教育數據，以教育大數據支撐教育管理決策、教學研究和公共信息服務”。建立完善的校內數據庫體系是推進高校智慧教育至關重要的一步，它是高校建設信息化管理系統的核心基礎。高校應從整體入手，以網絡信息中心為責任單位，針對已有的管理系統和數據庫搭建數據統一平臺，建成能夠靈活、實時調用的“全數據庫”，為學院信息化建設提供基礎支撐，同時也為上海教育數據中心等可能建成的教育系統數據庫打下基礎。

在院為實體的建設過程中，學院能夠掌握學院的信息和資源用于進行全成本核算，才能夠根據情況制定發展策略并向各研究團隊提供發展建議。因此建成的平臺不應是簡單的數據庫的整合，平臺應當能根據學院的需求精確篩選數據并進行后臺分析，協助分析學院、學科、課題組的發展情況與趨勢，為學院的資源配置、發展決策提供參考。

3.2 加強校院溝通，優化審批流轉程序

行政管理的信息化建設旨在提高管理效率，減少紙質版文件的流轉。引入網上審批系統，可以讓審批人能夠不受地域和時間限制等條件登錄系統進行審批，某種意義上既解放了審批人的辦公室等待時間，也為辦理業務人提供了時間上的便利。

線上審批系統設計時應當充分考慮到相關工作的關聯性，機關部處和學院協同參與到審批流程的梳理制定工作中，不斷進行優化。同時應強化和推廣審批時的批注和說明功能，讓審批人能夠充分了解情況，減少因情況不明造成的審批停滯和反復。審批流程結束后系統應能夠根據管理人員需要，在數據庫中選擇相應審批結果形成對應的報告文件供使用。

3.3 簡化功能模塊，完善系統二次開發

由于高校網絡信息中心的人力有限，同時二級單位的需求各有不同，系統開發的功能顯然無法完全滿足每個二級單位的需求。而且政策文件與管理規定的多變使得學院與機關部處的審批流程也會隨之產生不同的需求，因此完善的信息管理系統應具有簡易上手的功能模塊設計，讓使用者能夠按照統一標準設置新的審批等功能。

以某高校教師出國任務審批系統為例，教師在提交出國申請后，經過學院人員備案、分管院長審批、職能部處備案后即可完成批件，但是其課題組負責人是否同意出訪、出訪期間教學任務、科研任務、研究生和本科生培養情況等審核工作并未體現，而這些步驟在院內審批中卻不可或缺。因此，在不斷推進的院辦校的建設模式中，開發信息系統時應充分考慮到各單位自身可能的需求，下放權限，設計出友好、低門檻的二次開發模塊供二級單位進一步延展相關功能，完善院內管理流程。

4 結 語

院為實體建設旨在從校辦院的管理模式向院辦校轉化，管理模式的轉變對于信息化管理的建設提出了新的要求：管理系統將不僅僅是簡單的審批平臺，其在提高辦公效率、輔助發展決策等方面都將發揮巨大的作用。學院的信息化建設應當利用院為實體建設的機遇，與學校職能部門一起，整合建設管理系統數據庫，梳理明晰審批流程，真正建成高效實用的管理信息平臺。

主要參考文獻

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