淺談電子檔案管理的內容和價值

摘 要：電子檔案和檔案的數字化管理，是檔案工作中的一個新課題，是檔案工作開發和利用的新契機。隨著現化化進程的不斷深入和大數據時代的來臨，檔案管理軟件系統的不斷開發，電子文件檔案的管理將在現代的檔案管理工作中發揮越來越重要的作用。

關鍵詞：電子檔案管理

伴隨辦公自動化和自動化工程設計日益普及，作為辦公自動化重要組成部分的檔案工作也在進行一場革命，電子檔案應運而生，電子檔案的管理隨之提上議事日程。

1 電子檔案建設的重要性和必要性

檔案是社會組織或個人在社會活動中形成的、有意識地借助多種形式和載體保存下來的備查的數據、信息和知識痕跡的歷史記錄。歷史性、備用性和便捷性是檔案管理的意義所在。傳統的紙質文本的檔案是將“有形的信息資源”匯集在特定的場所供需求者查閱使用，因為受時間和空間限制，利用起來有諸多不便。電子檔案則是由數字電子計算機處理的檔案，打破了紙質檔案“有形”的觀念，使一份文件在同一個時間和不同的地點被不同的需要者利用，從而提高了檔案的利用效率和查閱者工作效率。

隨著辦公自動化進程的不斷深入和大數據時代的來臨，運用有形的紙質的載體記錄歷史痕跡的機會越來越少，相應的利用IT技術生成的文本越來越多，電子檔案應運而生。電子檔案、檔案數字化、檔案信息網絡化延伸了傳統檔案的內涵，成了檔案家族的新成員。電子檔案與生俱來的操作簡便、使用成本低、工作效率高等優點越來越受到管理者和使用者的青睞，其先進的管理系統應該成為各行各業信息化建設的重要組成部分。目前電腦越來越普及，電子文件大量產生，生成鋪天蓋地的“未來檔案”，但是對這些“未來檔案”管理的技術手段尚沒有同步跟進，影響了檔案信息化進程和服務的高效率。因此，加強電子檔案研究，開發電子檔案管理技術，發揮電子檔案作用顯得尤為必要和重要。

首先是服務建設法制國家和改革開放的需要。法制國家是一個契約型、效率型的社會。檔案的歷史性和備用性功能滿足了契約型社會所要求的法律效力憑證的需要，電子檔案的快捷性則滿足法制國家效率型的要求。改革和開放必須了解歷史、繼承傳統、借鑒經驗、吸取教訓，在此基礎上深化改革、擴大開放，才能把握社會前進的規律，使我們事業立于不敗之地。所以要安全快捷地滿足社會發展的需要，高效率地服務建設法制國家和深化改革、擴大開放的需要，必須緊跟信息時代的步伐，轉換傳統檔案載體，將檔案數字化；培育與之相適應的檔案管理手段，建立健全電子檔案管理體系。

其次是信息化和辦公自動化的需要。隨著大數據時代的到來，數據應用產生了大量的電子文件，它是有別于傳統紙介質檔案的新的檔案類型，使檔案管理部門管理檔案的內容豐富了，外延擴大化了。如何將這些應用成果進行有效地歸檔、管理和利用，是擺在檔案管理者面前的一個緊迫的問題，因此與其相應的管理職能也必須調整，檔案人員的業務素質也必須適應這一變革。使用電子檔案管理系統后，檔案部門內部可以甩掉管理臺帳，對外可以利用網絡為領導層決策提供依據，為改革開放和經濟社會發展服務。只有利用這些先進的技術手段，才可能全面的掌握各種信息，讓檔案部門成為社會的信息中心之一，實現檔案資源的有效共享，從而更好地服務于社會的管理和建設。

2 電子檔案建立與管理的基本內容

首先，對流程實行全程控制 要實現電子檔案的規范化管理，使電子文件的歸檔和管理制度化、規范化，必須檢查現有管理模式與規范化管理的差距。在管理過程中要像紙質文件的管理那樣從電子文件產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理，就是通過過程控制實現結果控制。由于過程的可控性強，過程控制的反饋周期短，因此，從電子文件形成就開始進行控制，將形成、流轉、收集、整理、保管和利用等每一項具體管理內容施行過程監控；管理的切入點提前至電子文件的前期形成階段，按照統一的規范和標準進行業務和流程重組，從而使文件流程與業務有機地融合在一起。

在對電子文件進行全程管理的過程中應對機構內部各個部門產生的電子文件進行統一的歸口登記，并對文件進行分類；還要注意，電子文件管理系統應支持本機構的文件管理和業務流程，在確保電子文件完整、安全、準確、系統的同時，保證文件運轉和業務流程的安全、暢通和高效。

其次，要加強軟件和硬件的設施建設 “工欲善其事必先利其器”。強化電子檔案的信息化管理，基礎設施建設必不可少。

一要加強電子檔案管理系統軟件建設。電子文件實行集中統一管理。檔案館（室）要配備與業務部門兼容的計算機系統，使歸檔的電子文件能有效機讀。電子檔案管理系統軟件是系統的核心，主要包含數據錄入系統、權限管理系統、系統設置系統、查詢系統等基本模塊，要能通過局域網處理檔案部門所有的檔案管理業務，完成對檔案的數字化加工、數字檔案的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布和利用等全過程。一個正常運轉的電子檔案管理系統，上述軟件不可或缺。只有這樣才能體現電子檔案的優勢，給社會提供高效、安全、系統的信息服務。

二要健全輸入設備。主要是對館藏檔案進行數字化處理，包括工程圖紙掃描儀、文檔高速掃描儀和普通平板掃描儀等，分別完成圖紙、文件和照片等檔案的數字化處理工作。提高工作效率，健全和完善檔案的數字化，配置輸入設備勢在必行。

三要完善輸出設備。主要是完成檔案的打印輸出工作，包括繪圖儀、激光打印機等。只有必要的基礎設施完備后，才能形成完整、有效的電子檔案管理系統。

第三，加強電子檔案管理的制度化建設 為了適應數字資源多樣性、滿足數字資源長期保存、安全共享的需要，有必要建立健全電子檔案管理制度，力求從管理和技術上保證電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性。檔案人員應忠于職守，熟練地掌握計算機系統的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動提供服務，充分發揮歸檔電子文件的作用。

第四，重視檔案系統數字資源的建設 檔案系統資源的建設是指現行應用系統歸檔文件的收集和館藏檔案的數字化兩部分內容。現行應用系統產生的歸檔文件一般是通過數據的接口實現歸檔文件的自動流轉，即文檔一體化和歸檔一體化。接口程序一般是一次性開發完成，可以保證檔案數據與應用系統最終版本的數據同步。歸檔后的電子文件存放于文件服務器中，也可以存入數據庫中。館藏檔案的數字化，即利用專用掃描設備如文檔高速掃瞄儀等設備對館藏的文檔、聲像、圖紙等檔案進行掃描和處理等工作，從而實現紙質檔案向電子文件的轉變。

加強電子檔案管理，建立檔案信息數字化體系，實現了檔案管理從收集到管理和利用的自動化，提高了工作效率。但是在使用電子檔案管理系統的過程中，對檔案管理的各個環節必須加以規范尤其是安全要規范，必須制訂和完善電子檔案管理制度，還需要通過輔助編研等技術手段，對檔案數據進行有效地組織和挖掘，這是一項長期而復雜的工作任務。

3 結束語

總之，電子檔案和檔案的數字化管理或者說檔案信息數字化，是檔案工作中的一個新課題，是檔案工作開發和利用的新契機。電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現化化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統的不斷開發，電子檔案和檔案的數字化或者說檔案信息數字化的步伐必將越來越快，電子檔案的管理必將會越來越受到重視和開發，融入辦公自動化的時代潮流，為自身發展和社會進步做出更大的貢獻。

作者簡介

韓麗（1969-），女，漢族，河南洛陽市人，河南省陸渾水庫管理局館員，主要從事檔案管理工作和研究。endprint