完善疾控中心檔案管理工作的思考

程廷貴

摘 要：疾控中心在我國醫療衛生領域發揮了重要作用，疾控檔案管理工作也是中心工作有序開展的基礎。為充分發揮疾控檔案的價值，疾控中心檔案管理部門應及時總結工作中存在的問題，創新工作方法，優化管理模式，提高檔案服務水平，為疾控中心各項工作的高效開展提供助力。

關鍵詞：疾控中心；檔案管理；問題；思路

1 當前疾控中心檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作重視不足

當前，疾控中心的工作還是以疾病防治為主，中心領導更多地關注主要業務的開展，而忽視了檔案管理工作，未能選任專職檔案人員進行檔案資料的管理，也未能建立專門的資料存儲施設，致使檔案資料的管理存在許多問題，不僅資料收集不完整，而且檔案資料的更新也較為滯后，保管手段也不完備。此外，由于疾控中心對檔案管理工作重視不足，多選用其他部門人員兼任檔案管理工作，或是聘用臨時管理人員進行檔案管理，這使得檔案陳列混亂、資料存儲不當、信息錄入不全、資料分類不準確等問題時有發生，甚至部分檔案資料由于保存不當而出現損毀，造成了一定的損失，亟需引起重視。

（二）疾控檔案管理制度不健全

疾控檔案管理工作較為繁瑣，且涵蓋的內容多、涉及面廣，部分檔案的收集整理還需要其他部分的通力配合，如病歷檔案、醫療診斷檔案、科研技術檔案等等，都需要其他醫療部門提供翔實的資料，才能確保檔案管理工作開展順利。[1]而當前部分疾控中心沒有建立完善的檔案管理制度，未制定科學、規范、統一的檔案管理標準，致使檔案資料的歸檔、存儲無章可循，極為散亂，工作職責劃分不清，部門之間不能有效合作，嚴重影響了疾控中心檔案管理效率以及檔案資料的利用率。

（三）檔案信息化建設有待加強

信息技術高速發展，各行各業也紛紛引入了信息化管理模式，檔案管理工作也不例外。當前，各地疾控中心紛紛購置了電腦、復印機、打印機等現代化設備開展檔案管理工作，但仍有很多信息資料還是停留在紙質保管層面，沒有進行信息化開發，且很多檔案資料的信息化建設還處于簡單錄入階段，既沒有實時更新，也沒有開發利用，沒能充分發揮檔案信息化建設的作用。此外，一些疾控中心由于沒有統一電子檔案格式，致使各部門的電子檔案難以集成和共享，增加了電子檔案管理的難度。同時，也由于疾控中心檔案管理人員信息素養不高，使得檔案信息化建設較為滯后，存在一定安全風險。

（四）檔案內容及結構不完整

前文已述，疾控中心屬于衛生系統，更為注重疾病防治等主要業務的開展，對職工的專業技術培訓較為重視，而對檔案管理工作較為忽視，因而對檔案管理的投入也相對不足。且由于缺乏專業檔案管理人員，具體工作中，檔案資料收集不及時、不全面等問題時有發生，檔案管理人員也難以精準地對所收集的檔案資料進行信息匯編、研究分析，對于缺失或要更新的內容不能及時發現處理，也不善于利用現代化技術進行檔案資料的編研工作，造成檔案內容、結構不完整，難以充分發揮檔案資料的利用價值。

2 完善疾控中心檔案管理工作的有效思路

（一）加強重視，增強檔案工作者的服務意識

要想提高疾控中心檔案管理工作效率，需要中心相關領導加強重視，正確認識檔案管理工作對于疾控中心其他工作開展的重要意義，進而明確檔案管理人員的工作職責，增強其服務意識，促進各項工作有序開展。領導階層應加大宣傳力度，讓疾控中心工作人員皆能正視檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作納入議事日程，提高所有員工對其的重視度。此外，要經常性地召開檔案管理交流會，要求檔案部門全體員工以及疾控中心其他部門主要領導參加，共同商討各部門的協作事宜，形成完整的檔案資料收集、歸檔流程，使檔案管理工作能夠無障礙、高效開展，并得到各部門的配合，提高檔案資料收集的完整性、更新的及時性、利用的高效性，充分發揮檔案管理工作的優勢作用，助力疾控中心各項工作的發展。

（二）根據疾控中心實際情況健全檔案管理制度

科學合理的制度是各項工作有序開展的保障，各地疾控中心也應根據自身實際情況制定合理的檔案管理制度，以制度為指導，規范檔案管理工作，提高工作效率。[2]一方面，應根據疾控中心實際工作情況制定檔案管理責任制度，形成長效的管理機制，如可參考《檔案法》《保密法》《疾控中心檔案管理條例》等制度規范，明確文件材料的歸檔范圍、保密程度、保管期限等等，同時建立崗位責任制，將責任落實到人，形成完善的檔案管理工作體系。另一方面，要加強對檔案管理人員的管理，充分調動檔案工作者的工作積極性，可通過制定績效考核和獎罰制度來調動人員工作熱情，促進疾控檔案的規范化管理。

（三）全面加強疾控檔案信息化建設力度

信息時代，現代信息技術已在各行業領域獲得了廣泛應用，這也是檔案管理的大勢所趨，因此，疾控中心一定要重視檔案管理的信息化建設，加大信息化建設力度，構建先進、完善的檔案信息化管理體系，最大程度提高檔案管理工作效率。這就需要疾控中心加大對檔案部門的資金投入，完善檔案部門的軟硬件設施，配備檔案存儲設備、刻錄機、計算機、硬盤，購置合適的存儲軟件，以滿足疾控中心檔案信息化建設的設備需求。同時，要重視檔案信息化管理的安全，可購置網絡安全防護軟件，加強檔案的安全管理。此外，為了提高檔案部門的服務質量，疾控中心還可配置LED電子顯示屏、電子觸摸顯示屏、特藏檔案資料柜、密集架等設施設備，實現檔案的現代化管理。

（四）加強人員培訓，打造高水平的管理隊伍

檔案管理人員素質的高低直接影響疾控中心檔案管理工作的質量，因此，疾控中心一定要重視檔案管理人員的培訓工作，打造高水平的專業化檔案管理隊伍。一方面，疾控中心要選聘專業的檔案管理人員來充實檔案管理隊伍，不僅要考察選聘人員的檔案專業水平，還需要其掌握一定的信息技術，了解疾控檔案資料的特殊性，能夠科學化開展檔案管理工作。[3]另一方面，應加強對現有檔案管理人員的培訓工作，通過選派學習、召開經驗交流會、舉辦檔案管理知識講座等來提高檔案管理人員的業務素養，使其能正確做好檔案的收集、整理、編目、統計、檢索、保管等一系列工作，構建專業的管理隊伍，提高工作實效。

（五）利用電子政務辦公，提高檔案管理服務水平

一直以來，疾控中心的檔案資料多靠文字記錄，對于云計算、大數據等現代科技的應用還不充分。為了提高檔案管理服務水平，拓展服務空間，疾控中心可利用電子政務辦公來豐富檔案管理的形式，實現多元化發展。一方面，疾控中心要做好紙質檔案與電子檔案的對接，特別要注意電子影音圖像資料的無損化保存，并利用互聯網技術實現疾控檔案資料的網絡共享，使檔案利用者能夠及時便捷地獲取所需檔案信息，實現檔案資料的高效利用。另一方面，疾控中心也應做好電子政務的安全管理，對于電子數據進行安全備份，確保信息存儲安全，進一步提高檔案管理服務水平。

3 結語

疾控中心檔案管理工作異常重要，需要相關人員高度重視。因此，疾控中心應堅持與時俱進，全面推進檔案的現代化管理，不當探索新的管理方式，實現檔案價值的最大化發揮。

參考文獻

[1]王濱.探討信息化技術在疾控中心檔案管理中的運用[J].中國保健營養，2017，27（12）.

[2]秦雯.淺析新形勢下疾控中心檔案管理工作的規范化[J].商品與質量，2016（45）.

[3]王春勇.試論加強疾控中心檔案管理的方法和注意事項[J].企業文化旬刊，2016（9）.endprint