提升管理檔案水平，服務人才工作

周榮梅

摘 要：事業單位檔案是事業單位管理機關依法對事業單位進行登記、監督、管理過程中形成的具有重要參考價值的資料，它擔負著為事業單位管理提供服務、為事業單位分類改革提供參考、為社會查詢提供法律憑證等使命。筆者就事業單位檔案管理的現狀進行了詳細的闡述，并提出了事業單位檔案管理創新的新思路。

關鍵詞：事業單位；檔案管理

事業單位的檔案管理是對由本單位有關的檔案實體和檔案信息進行管理并提供各種檔案利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案在事業單位的最直接的體現。事業單位的檔案管理工作直接影響著國家對于檔案的利用率以及社會的發展，要不斷創新與完善事業單位檔案管理水平，做好檔案管理工作，對于我國的可持續發展，促進我國檔案管理的現代化發展都有著十分重要的作用。在實際的檔案管理工作中仍然存在著一些問題，需要創新管理制度，提高檔案管理人員的素質，創新管理制度，不斷提高我國事業單位的檔案管理水平。

1 事業單位檔案管理現狀及存在問題

1.對事業單位檔案管理工作不夠重視

由于事業單位的檔案管理無法為事業單位帶來明顯的利益，而檔案管理工作的開展，有特別的繁瑣，耗時耗力，針對事業單位的檔案管理制度，國家制定了一系列的規章制度，事業單位的檔案管理必須要嚴格遵守國家的相關法律法規，但是我國的一些事業單位學習國家法律的力度不夠，認識不足，對檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識到事業單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財富。領導班子對檔案管理工作的不重視，就會使得整個事業單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實不到位。

2.事業單位檔案管理基礎的業務比較薄弱

在管理上，大部分事業單位檔案管理人員沒有專業的檔案保管知識，這就導致管理層次上的薄弱，導致管理手段和水平跟不上社會發展的步伐。其中對于檔案的重要性和檔案材料的收集整理等方面都做不到全面的考慮，所以業務也就相對不熟練。知識的匱乏導致材料收集意識較為淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

3.事業單位檔案室管理設施落后

事業單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財富，但是因為長期對檔案管理工作的不重視，導致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設施十分落后。有些事業單位的檔案室十分簡陋，工作人員的辦公環境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

4.檔案人員素質有待提高

對于事業單位發展來說，檔案管理工作的專業性、政策性較強，只有一支專業水平高、職業道德良好的檔案管理隊伍，才能確保檔案管理工作的順利開展。但是在我國的事業單位檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業技能不夠硬，職業道德素質不達標而造成的重要檔案資料丟失、遺漏，甚至泄密等現象時有發生。特別是近幾年來，隨著事業單位人事制度的改革與調整，使得相當一部分沒有接受過專業的檔案知識培訓和檔案管理技能培訓的人員就職了檔案管理崗位，由于其對檔案管理的重要性、歸檔的要求、檔案信息資料的收集和查找等業務不了解，對檔案管理的具體操作流程不熟悉，對檔案資料的搜集意識淡薄等，造成了檔案管理工作無法正常開展，嚴重降低了事業單位的檔案管理水平。

2 事業單位檔案管理創新辦法

1.建立健全檔案管理制度

在新的時代背景下，事業單位必須要制定一套行之有效的檔案管理辦法。創新的檔案管理辦法要遵循事業單位檔案管理的原則，要嚴格遵守國家相關的法律法規，并要結合事業單位自身的實際情況，使得管理制度真正能夠發揮效用。例如，可以制定檔案管理的檢查制度、保密制度、歸檔制度、借閱制度等，檔案檢查制度是為了確保事業單位檔案的準確、可靠，保密制度是為了保證事業單位檔案資料的安全性，歸檔制度能夠為事業單位檔案管理提供科學、合理的歸檔依據，借閱制度是明確檔案資料的借閱記錄。但無論何種事業單位檔案管理制度，都是為了提高檔案管理工作的管理水平，因此，各項制度的建立必須遵循科學、合理原則，能夠真正的對事業單位檔案資料起到保護、保管的作用，從而促進事業單位檔案管理水平的提高。

2.深化管理，提高人事檔案管理水平

檔案管理人員的素質能力直接關系到檔案管理工作能否順利開展，所以要努力提高檔案管理人員的素質和能力。由于檔案管理是一項綜合性非常強的工作，對管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識和技能。事業單位要定期組織管理人員進行教育培訓。提高他們的檔案管理知識和技能，提高計算機技術和能力。同時要具備較高的職業道德。樹立檔案管理意識，認真、負責地開展工作，確保檔案管理工作的質量。事業單位還要制定適合本單位的檔案管理工作質量評估體系，并要積極落實執行工作，推動檔案管理工作的進行。此外，事業單位的檔案管理制度還要實現獎懲分明，在制度制定之后要注重執行，保證制度執行的嚴肅性和公平性，對表現優秀，工作積極的員工要進行獎勵，發揮其模范帶頭作用，對不能遵守規章制度的員工進行懲罰，這樣的獎懲制度可以很好地激發員工的工作熱情，促進事業單位的發展。

3.加強檔案管理保密工作

在事業單位的檔案管理過程中，保密工作是我們必須要實行的一項工作，要求我們在庫房建造和選址過程中必須要嚴格按照我國相關規定來進行建造，做到辦公室和庫房分開建造，閱覽室和庫房分開建造，庫房門窗必須要進行加固，這樣能夠在一定程度上防止盜竊行為的發生同時要明確檔案看管人員的保密意識，認識到檔案管理的重要性，以及泄露檔案的嚴重危害和后果。確保檔案管理工作順利開展。

4.開展信息化建設，提高檔案管理工作質量

隨著科學技術的快速發展，信息技術被廣泛應用到社會、生活中，實現檔案管理信息化也逐漸成為管理工作的發展趨勢。事業單位的主要領導要注重管理工作的信息化，加強計算機、網絡技術的應用與管理，學習和借鑒外國經驗，加強檔案管理的數字化，確保檔案信息的保密。實現檔案管理工作的信息化是我國檔案管理工作的必然發展趨勢，信息化的管理方式可以極大地提高管理效率和質量，準確反映檔案信息，并且使用更加便捷。首先，事業單位必須利用互聯網高速的信息傳遞功能，實現各級事業單位檔案信息的準確與高效傳遞，保證信息的時效性；然后利用計算機、掃描儀等現代設備，將事業單位的檔案信息錄入電腦，并對信息進行技術處理，將文字、圖片資料轉變成數據資料，將檔案資料數字化；最后充分利用網絡技術進行檔案管理創新，構建檔案管理數據庫系統，為社會各界提供高效的檔案信息服務，實現檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，提高事業單位檔案管理工作的質量。

3 結束語

目前我國事業單位的檔案管理現狀不容樂觀，對于社會的服務功能的發揮有所影響，而且在很大程度上影響了我國經濟的發展。新的社會背景下，我國檔案管理應該與時俱進，結合新時代的特點、任務和要求，進行相應的變革。事業單位檔案管理制度的創新可以在很大程度上提高事業單位整體的管理質量，可以解決以往檔案管理中存在的問題，科學有效的檔案管理辦法可以保證整個事業單位的協調運轉，因此事業單位的負責人需要意識到檔案管理的重要性，支持并推行檔案管理的創新與改革，促進事業單位以及社會的發展。

參考文獻

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