現(xiàn)代電子檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施探討

李曉峰

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展起到了革命性的促進(jìn)作用，使現(xiàn)代檔案管理工作進(jìn)入電子時(shí)代；但與此同時(shí)，現(xiàn)代電子檔案管理在發(fā)展中也出現(xiàn)一些亟待解決的問(wèn)題。基于此，本文就現(xiàn)代電子檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施進(jìn)行探究，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在問(wèn)題的分析，提出一些切實(shí)有效的辦法，幫助電子檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代，健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代電子檔案管理；信息技術(shù)；辦公自動(dòng)化

隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，人類社會(huì)逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，社會(huì)各個(gè)行業(yè)都對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行有效地應(yīng)用，使工作模式向信息化和智能化轉(zhuǎn)變。如今社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步速度飛快，海量信息對(duì)檔案信息管理提出更高的要求，因此檔案信息管理進(jìn)入電子智能時(shí)代。雖然現(xiàn)代電子檔案管理的發(fā)展已經(jīng)取得一定的進(jìn)展，但是仍然存在很多亟待解決的問(wèn)題，因此探究現(xiàn)代電子檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施是很有必要的。

1 現(xiàn)代電子檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

現(xiàn)代電子檔案管理工作的轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。一是對(duì)檔案的分類做出調(diào)整。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案一般被人工進(jìn)行分類，按照檔案的不同類型，按照時(shí)間順序進(jìn)行規(guī)整，這種方法不僅會(huì)花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，而且還要投入大量的人力資源。現(xiàn)代電子檔案管理工作將檔案的類型轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮幽K，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)程序設(shè)置，可以對(duì)檔案的不同類型進(jìn)行自動(dòng)歸檔。由于電子操作，工作人員可以隨時(shí)根據(jù)工作目標(biāo)的變化對(duì)檔案的類別進(jìn)行轉(zhuǎn)換。另外，利用電子檔案管理可以使檔案的分類更加的精細(xì)化。二是檔案的載體發(fā)生變化。傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)檔案，很容易隨著時(shí)間的變化發(fā)生遺失或者破壞的現(xiàn)象。電子檔案管理收錄電子文件可以加快辦公自動(dòng)化的進(jìn)程，讓工作人員在查找檔案時(shí)更加高效。三是檔案的接受和保管發(fā)生變化。由于電子檔案管理接收的都是電子文件，因此需要在接收是對(duì)文件的真實(shí)性和安全性做全面準(zhǔn)確的鑒定工作，從而保障電子檔案管理工作的安全性。

2 現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中的問(wèn)題

2.1 電子檔案管理的真實(shí)性缺乏保證

首先，由于電子檔案管理工作接受到的都是電子文件，因此文件的真實(shí)性需要得到有力的監(jiān)督。其次，電子文件與紙質(zhì)文件不同，很容易通過(guò)電腦進(jìn)行篡改或者刪除，而且很難留下證據(jù)，導(dǎo)致電子文件在歸檔時(shí)的真實(shí)性受到嚴(yán)重的威脅。再次，一些紙質(zhì)文件通過(guò)計(jì)算機(jī)形成電子文件時(shí)，文件的作者無(wú)法在電子文件中留下具有標(biāo)志性和代表性的簽名，導(dǎo)致文件的真實(shí)性和權(quán)威性無(wú)法得到保證，嚴(yán)重制約到未來(lái)對(duì)文件的利用。

2.2 電子檔案管理的安全性缺乏保證

如今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展迅速，雖然給電子檔案管理工作帶來(lái)諸多便利，但是由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)自身存在安全漏洞，導(dǎo)致電子檔案的安全性缺乏保證。首先，一些需要保密的電子檔案在電子設(shè)備中存儲(chǔ)后，有網(wǎng)絡(luò)其他終端設(shè)備依然能夠很輕易地獲取這些被加密存儲(chǔ)的文件，而且同一個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端的電子文件可以同時(shí)發(fā)送給其他終端，使電子文件的安全性受到嚴(yán)重的威脅[1]。其次，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自身存在安全性威脅，例如電腦病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等，一些電腦病毒會(huì)潛藏在電腦中的文件或者應(yīng)用程序中，一旦觸發(fā)這些文件或者電腦設(shè)備，就有可能對(duì)電腦造成致命的威脅，從而導(dǎo)致電子文件被銷毀的情況發(fā)生。

2.3 管理工作人員整體素質(zhì)不高

電子檔案管理工作需要一批具有較強(qiáng)專業(yè)技能的工作人員，不僅能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且能夠?qū)n案進(jìn)行專業(yè)化管理。但是就目前電子檔案管理的情況來(lái)看，大多數(shù)管理人員的專業(yè)技能并不能得到保障，對(duì)于管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題不能進(jìn)行有效的解決。不僅如此，電子檔案管理工作人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位或社會(huì)企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，因此管理人員必須具備責(zé)任意識(shí)，但是當(dāng)前大多數(shù)管理人員自身素質(zhì)不高，甚至?xí)霈F(xiàn)一些工作人員利用電子檔案進(jìn)行利益交換的行為，嚴(yán)重威脅檔案的保密性和安全性。

3 應(yīng)對(duì)現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在問(wèn)題的解決措施

3.1 培養(yǎng)現(xiàn)代電子檔案管理先進(jìn)人才

應(yīng)對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在的問(wèn)題，必須培養(yǎng)現(xiàn)代電子檔案管理先進(jìn)人才。相關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)該從以下兩方面著手進(jìn)行解決。一方面要加強(qiáng)對(duì)這種復(fù)合型先進(jìn)人才的招考，通過(guò)制定嚴(yán)格的人才招聘制度，從源頭上解決檔案管理部門(mén)的人才稀缺問(wèn)題，從而營(yíng)造出良好的檔案管理工作氛圍，使電子檔案信息管理工作步入正軌。另一方面要加強(qiáng)對(duì)檔案部門(mén)內(nèi)部工作人員的培訓(xùn)力度。以社會(huì)某企業(yè)檔案部門(mén)為例，該企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度較高，在企業(yè)內(nèi)部制定系列培訓(xùn)措施培養(yǎng)高素質(zhì)的電子檔案管理人才，通過(guò)聘請(qǐng)社會(huì)電子檔案管理工作的先進(jìn)人才進(jìn)行講座，還通過(guò)研討會(huì)的方式促進(jìn)管理人員對(duì)工作進(jìn)行探討和交流，促進(jìn)管理工作的有效開(kāi)展，企業(yè)還對(duì)內(nèi)部管理人員進(jìn)行考核選拔，制定激勵(lì)機(jī)制對(duì)具有優(yōu)秀管理能力的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，從而促進(jìn)整體管理部門(mén)管理能力的提升[2]。

3.2 建立健全電子檔案管理安全法規(guī)

應(yīng)對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在的問(wèn)題，必須建立健全電子檔案管理安全法規(guī)。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)都進(jìn)入辦公自動(dòng)化的模式中，充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行無(wú)紙化辦公，這種辦公模式雖然極大程度上提高了工作人員的辦公效率。但是由于一些工作信息都被儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，因此一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)被攻擊或者癱瘓的情況，工作就無(wú)法正常進(jìn)行，還極有可能導(dǎo)致相關(guān)文件的遺失，使電子檔案的保存期限受到嚴(yán)重威脅。因此必須制定相關(guān)的安全法規(guī)，以法律的形式規(guī)范電子檔案管理工作，防止一些惡意事件的發(fā)生。

3.3 制定合理電子檔案管理工作制度

應(yīng)對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在的問(wèn)題，必須制定合理的電子檔案管理工作制度。如今辦公自動(dòng)化的模式下，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，因此工作量較大，很容易發(fā)生失誤。檔案部門(mén)必須制定科學(xué)合理的工作制度，規(guī)范電子檔案管理的工作流程。以某企業(yè)為例，該企業(yè)檔案部門(mén)在公司制度中明確規(guī)定檔案管理工作中電子文件在存檔前的鑒定責(zé)任制度，規(guī)定檔案管理人員在接收檔案時(shí)對(duì)檔案的真實(shí)性做有效鑒別，如果發(fā)生檔案被篡改刪除或者無(wú)效現(xiàn)象便追究相關(guān)人員的責(zé)任[3]。

3.4 開(kāi)發(fā)先進(jìn)電子檔案管理相關(guān)軟件

應(yīng)對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在的問(wèn)題，必須開(kāi)發(fā)先進(jìn)電子檔案管理的相關(guān)軟件。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作的電子化和智能化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此對(duì)相關(guān)管理軟件的開(kāi)發(fā)能夠極大程度上促進(jìn)電子檔案管理工作的實(shí)效性，并且大大增強(qiáng)電子檔案管理的安全性。技術(shù)人員應(yīng)該加大相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)力度，將電子檔案管理工作中的各個(gè)方面納入到軟件的功能中，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化。以遠(yuǎn)光軟件SMB事業(yè)部為例，該事業(yè)部在電子檔案的管理領(lǐng)域投入大量人才，以“電子檔案管理新思路”為主題，利用“平臺(tái)加插件”的方式研發(fā)出先進(jìn)的“遠(yuǎn)光電子檔案管理系統(tǒng)”，幫助企業(yè)解決電子檔案管理中的諸多難題。這種新型的電子檔案管理系統(tǒng)充分結(jié)合了當(dāng)前云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)和大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，極大程度上促進(jìn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)論

綜上所述，針對(duì)現(xiàn)代電子檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施的探究是非常必要的。本文針對(duì)現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在問(wèn)題的分析，提出一些切實(shí)有效的辦法。研究可得，培養(yǎng)現(xiàn)代檔案管理先進(jìn)人才、建立健全電子檔案管理安全法規(guī)、制定合理的電子檔案管理制度、開(kāi)發(fā)先進(jìn)電子檔案管理相關(guān)軟件能夠有效提升電子檔案管理工作的水平。希望本文可以為研究現(xiàn)代電子檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施的相關(guān)人員提供參考。

參考文獻(xiàn)

[1]李曉龍.現(xiàn)代電子檔案管理存在的問(wèn)題及解決方法[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017，（01）：66.

[2]楊靜月.醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理存在的問(wèn)題及解決措施[J].管理觀察，2017，（05）：115-117.

[3]李南.淺談電子檔案管理中的安全問(wèn)題及解決措施[J].黑龍江科技信息，2016，（03）：35.endprint