淺談學生個人檔案的重要性

田海燕

摘 要：在時代的發展中，關于個人檔案的運用范圍在逐漸的擴大。從人的出生開始就存在檔案的建立，在檔案當中就是與學生息息相關的家庭、住址等等信息的存在，所以說在對于個人檔案的態度中要十分的謹慎，對于學生來說是非常重要的存在。但是在個檔案的管理上存在一定的問題，等待著被解決。

關鍵詞：學生；個人檔案；重要性

隨著時代的發展，信息化的社會的加速形成。信息飛速發展的今天一切的信息都是可以在網絡上流傳的，會造成個人信息的泄露，而學生的個人檔案是紙質的檔案被學生所在學校保存，但是在這樣的情況也避免不了信息的泄露。對于學生來說個人檔案相當于自己所有的經歷的總結，本文是首先從學生個人檔案的內容出發，去談關于個人檔案在管理中的問題和解決方案，從而突出學生個人檔案的重要性。

1 學生個人檔案的內容和對檔案的管理

我們所知道的學生檔案就是指：在學校的管理活動中而形成的記錄，用來對學生的個人經歷、成績、學習進行反應，以方便學生的過往有文字、表格的方式，來進行考察。一般在個人檔案中都會對學生在校的學習成績有記錄，對學生在校被通報批評的次數、記過的行為進行如實的登記，所以在校你一切的行為活動都是有記錄的，最終的目的還是方便之后的學校對你的情況進行查詢。而通常學生的個人檔案是由學校統一的來進行填寫，在學生快畢業時再由學校下發給所有的學生，把過去的個人檔案帶到新的學校再繼續的填寫下去。這就是在學生的個人檔案中的內容和建立學生個人檔案的必要性。

但是在中學里所有的檔案都是有學校統一進行管理和填寫，去避免學生在填寫的過程中出現不真實性，這也是在檔案管理工作中的重要一部分。所以在學校對學生的檔案的管理中會存在許多不同的因素對檔案的管理工作存在一定的影響，而大部分的檔案的管理人員需要在問題出現時及時的去解決這些問題，從而可以看出在學校工作中檔案管理的重要性。

2 在檔案管理中存在的問題

1.學生檔案的管理機制

對待學生個人檔案比較的隨意，在學校的檔案管理室中不只是有學生的個人檔案，還有學校自己的重要檔案，把兩種都重要的檔案放在同一個地方來進行管理，學校在對學生個人檔案的管理，還不是那么重視的，沒有把兩者分開來進行管理，管理方式的不完善和落后。

2.對檔案收集的不規范

學校在對于學生個人檔案的收集中不太規范的操作，在學生快要從高中畢業時，學校會為了對你在高中時期的成績的統計中做成一份完整的成績表放在學生的檔案當中，但是在成績表中都會有學生的簽名，表示對成績的同意。一般在成績表的下發中不能及時的對成績表回收，再由于學生自己的管理不當而造成成績表的損壞和丟失，所以在對大難的收集方面由老師來管理收集，避免造成不必要的麻煩，給檔案的管理工作帶來不便。

3.對檔案管理方式落后

隨著時代的發展，在信息化社會的當今，高校的檔案管理中至今都沒有關于管理學生個人檔案的系統出現，全是由過去的管理經驗來支撐著學校對學生個人檔案的管理。在運用計算機對學生個人檔案進行登記，也還有老師能對檔案的基礎信息進行查詢，不用信息化的管理來對學生個人檔案進行整理，就算學生想對自己的檔案進行查看時都不能運用簡單的文字信息進行了解，這是一個很大的弊端。

4.畢業生檔案的問題

在高考過后，將要面臨的是需要把自己的檔案帶到之后的學校進行統一的管理。我們普通高中高三學生高考結束，收到大學錄取通知書時一般都會同時收到一些報到時所需的材料。其中包括個人檔案。學生收到錄取通知書后的學校調取自己的檔案，帶到自己錄取的高校，完成注冊工作，算是完成檔案的交接，在復雜的過程中，由于學生的粗心，通常會造成檔案的遺失。

3 管理好學生個人檔案的建議

1.加強學生的意識

在學生高中畢業時就應該有老師來對他們普及個人檔案對他們來說的重要性，加強對《檔案法》的交流，在講解的同時也會讓學生對弄檔案的基本的重要性有個大概的了解和意識，使學生了解檔案對于自身的重要。讓學生主動的去對檔案進行保管，使大家從正面的意識到檔案工作是學校組織的重要的一個組成部分。

2.規范對檔案的收集方式

加強對檔案的管理，在學生對于成績表的簽名時要教師注意學生對表的管理和保存，在學生簽完檔案中需要簽字的部分時，教師要及時的對檔案進行收集，以保證檔案的完整性。比如：在需要簽字的檔案發下去之前，教師可以找到一個全體畢業生都沒有課的時間來對檔案進行統一的簽字，在學生簽字完成時再由老師統一的收集起來，對檔案進行管理。這樣的方式即方便了教師對檔案的收集，也方便了對檔案進行管理人員工作的進行。

3.優化畢業生的檔案傳遞方式

在最后畢業生把檔案向高校提取的過程中如果只是單獨的對檔案進行管理，而忽略掉學生在對于檔案的傳遞過程中會出現的問題。學生在把檔案帶到高校的方式無非兩種：自己帶去、郵寄過去，這兩種方式學生都有在使用，但在傳遞和收集的過程中會出現問題。最好的解決方式就是所有的檔案進行統一的郵寄，由教育局來和郵局進行溝通，好確定檔案的安全性，同時也方便了高校對新生的檔案的管理。

4 學生個人檔案的重要性

學生的檔案是教育系統里最不可少的一個組成部分，對于學校的管理來說也是非常的重要。在現代，科學技術的不斷提高，計算機及運用日漸增多，在逐漸講究效率的今天，還在用人工對檔案進行管理使得效率低、保密性差，時間一長又會有新的信息產生，需要去記錄和維護，這樣一來管理的員工的工作量就增大了，對檔案的查詢就更加的困難。但是，不論在學校或是在企業當中都需要檔案來記錄你的一些重要的信息，方便之后的管理，從這一方面就能看出來，個人檔案在人的一生中的重要性。

眾所周知，學生個人檔案是在校期間你的一切的記錄，是從學校的角度出發，在后來的基礎上來說，是你的一生中不可缺少的存在。所以在學校的管理中極為重要，學校應該去找到新的檔案的儲存方式來保證檔案的私密性，而對于在保存的過程中對電腦的運用來說，是非常的游泳的一種手段。在這種管理手段中電腦的運用一般都是具有：檢索迅速、方便查找、儲存量大、壽命長等特點和優勢。

5 結束語

在信息化的今天，紙質的檔案對于我們來說還不夠看，或是覺得已經很落后了，但是在對于個人檔案上面，即使它是紙質的，但是在我們的生活和工作中來說已經處在一個中要的地位上。在學生時期，個人檔案對我們來說是更加的重要，因為我們要去就業，公司可以在我們的檔案上看見我們學生時期的變現，所以在我們還是學生時個人檔案就地非常重要的存在。對于檔案的管理上要推倒掉以往的管理模式，要結合時代的發展與新的知識下啊那個結合來管理檔案，使得檔案的管理更加的簡便化、易保存，也方便學生的查詢。

參考文獻

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