加強醫院檔案管理，助力醫院穩定發展

閆小鶴

摘 要：本文從醫院檔案管理的對象及種類入手，客觀分析了醫院檔案對醫院整體發展的重要性及其在管理實踐中存在的問題，并結合工作經驗和發展形勢提出了完善醫院檔案管理的若干建議，以期為醫院檔案管理水平和效率的提升提供有益參考。

關鍵詞：醫療檔案；檔案價值；檔案管理；工作思路

1 醫院檔案管理的對象及種類

醫院檔案管理對象繁雜，尤其是在社會分工細致化發展的當下，檔案的對象和種類愈來愈多。具體地說，除了醫院日常經營管理和醫療活動中，以各種載體形式形成的檔案外，還包括醫院在行政管理、醫療科學研究、財務會計、基礎設施建設、黨群工作建設、資產設備管理等各項工作中產生的各式各樣文檔、圖標、音視頻等資料。其中，日常經營管理檔案包括了經營決策、計劃統計、財務管理和物資管理過程中形成的資料； 醫療檔案包括了醫院各項醫療業務、病歷檔案、疾病防治等過程中形成的資料；行政管理檔案包括了行政事務、人事管理、監察保衛、后勤管理、計劃生育等工作中形成的資料；醫療科學研究檔案是根據不同的課題分作了兩個類目，包括了立項準備、試驗、總結、鑒定、成果報獎、推廣應用等過程中形成的資料；財務會計檔案包括了醫院在經濟活動、財務收支等過程中形成的各種會計憑證、收支帳簿、財務報告等資料；基礎設施建設檔案包括了不同工程項目和建筑項目中的各種工程勘探測繪、設計、施工、圖紙、竣工驗收，以及工程創優申請等資料；黨群工作建設檔案包括了醫院黨組織和群眾團體在黨的組織、宣傳、統戰、紀檢、工會、共青團等日常工作形成的各項資料；資產設備管理檔案包括了醫療設備和生活設備分類，包括設備購置、安裝、調試運行、維修和設備管理全過程。

一言以蔽之，醫院檔案種多類雜，關乎各個業務部門的各項工作，具有極強的專業性和參考性，因此在日常管理過程中，必須借助各科室、部門工作人員的通力配合，最大范圍的收集最具參考價值的資料，以此確保醫院檔案能夠更為真實、全面的反映醫院管理和醫療活動的水平和質量。

2 醫院檔案對醫院整體發展的重要性

醫院檔案內涵廣泛，除了包含了醫院內部日常管理、運營形成的相關資料，同時包括了民眾在醫院進行醫療活動過程中形成的相關資料。隨著醫療改革各項措施的全面推行和深入發展，醫院檔案在其中的促進重要日趨明顯，因此，遵循現代醫院發展形勢和規律，強化醫院檔案管理，不僅是醫院整體管理的目標和任務，也是深化醫療改革、建設高標準、高效率、高水平的現代醫院的重要支撐。通過前文已述醫院檔案的類型，可知醫院檔案是醫院內部各個科室、部門有序開展工作、提高工作效率的重要參考依據。下文將圍繞醫院檔案在醫院整體發展中的重要地位展開探討，具體如下：

（一）是醫院開展現代化管理的資源庫。醫院檔案內容范圍覆蓋了醫院各項業務的全過程，包括醫療質控、醫療安全、科研活動、質量管理、設備管理、基礎建設、財務會計以及經驗總結等，能夠真實還原醫院進行的任一醫療活動，有著不可取代的參考和憑證作用。與此同時，檔案也是醫院實現現代化管理的有效憑證。其不僅詳盡記載了醫院在發展進程中一系列的指導政策，具體的業務開展方法和經驗總結，還記載了醫院在不同時期的不同經營策略、管理思路，是醫院工作人員集體智慧的結晶。因此可以說，醫院檔案是完善醫院管理體制機制、踐行醫療體系改革理念、促進整體管理提質增效的重要支撐。

（二）是進行醫學科研的前提及其基礎。由于醫院科研活動的開展，需要基于現有技術和成果才能開展更進一步的探索和發現，因此需要大量臨床醫療數據資料作為研究基礎，包括病患從最初體檢診斷，到辯癥治療，再到康復痊愈整個過程的各項資料，其中不僅涉及醫護業務部門，同時包括了醫院行政管理工作內容。醫院檔案匯總了行政管理、醫療科學研究、財務會計、基礎設施建設、黨群工作建設、資產設備管理等各項工作資料，而這些資料都是最原始的一手材料，具有極強的綜合性和連續性，因此可以說醫院檔案是開展醫院科研活動的前提，也是促進醫療研究活動進一步深化的基礎。

（三）是和諧解決醫患糾紛的直接證據。 科學技術的發展不僅促進了社會的發展，也使得廣大人民群眾科學素養、文化素質得到了顯著提升。同時，隨著國家法治建設的日趨完善，相關法律制度也愈來愈人性化，尤其是在普法宣傳活動的全面推廣下，全體公民的法律意識相較于過去有了實質的改善。在這樣的大環境下，針對醫院工作的法律規范也愈來愈多，這就使得醫院工作人員要進一步加強職業規范和安全意識，認真、負責履行診療職責。醫院檔案就是對這一系列醫療活動開展的如實記錄，能夠全面、真實、詳盡的反映醫院工作人員的工作過程，既能夠督促醫院工作人員盡心盡責的實施醫護工作任務，也能夠在醫療糾紛發生時醫患雙方權益的保護提供有力憑證，將醫患糾紛的損害程度降至最低。

3 醫院檔案管理實踐中的常見問題

（一）缺乏規范的管理意識，檔案利用率不高。雖然檔案資源對醫院上下各環節工作的有序開展均發揮著重要作用，但實踐中，不同醫院對于檔案管理仍然存在一定的認知偏差，使得檔案整體使用和利用效率偏低。再加上部分醫院因長期將工作與管理重點全部投放在完善醫療服務等方面，而缺乏對醫院檔案管理制度和體系的關注和建設，認為檔案管理工作繁瑣，作用不大，從而鮮有對檔案收集、歸類、整理和利用等工作予以應有重視，既沒有配備相關人員，也沒有投入相關經費，導致檔案管理工作長期處于被動局面，信息資源開發能力明顯不足，由此利用率也就愈來愈低，整體管理陷入惡性循環。

（二）缺乏完善的檔案機制，管理范圍不明確。受到地區差異因素影響，目前仍有部分醫院的檔案管理部門只負責進行簡單的文書檔案、財會檔案、科技檔案等類型的資料管理，相關病患醫療病歷的檔案資料交由病案室負責統一收集整理；而類如檢查影像圖文檔案、病理切片檔案等則由各個科室分別管理。從而使得醫院內部僅就檔案管理一項工作就形成了“網狀”管理模式，再加上各個業務部門、科室并沒有配備專門的檔案管理人員，也沒有設置相應的檔案收集與整理制度，使得各業務部門的檔案收集和整理工作隨意性較強，缺乏明確、具體的指導規范，由此導致實踐中，許多應當被收集的檔案未能如期歸檔，應當編入檔案書錄的卻被隨意排列，長此以往對醫院整體管理影響相當嚴重。endprint

（三）管理人員缺乏專業培訓，素養參差不齊。基于思想上的認識偏差，部分醫院對檔案管理工作缺乏應有重視，由此對檔案管理人員也就同樣如此，在人員篩選、任用時，存在較大的隨意性，沒有從文化程度、理論水平以及專業素質多方面入手進行全方位的考察，甚至有的醫院檔案管理崗位直接由其他行政管理人員兼任，不僅嚴重影響了檔案管理質量，還進一步打擊了檔案管理人員的工作熱情和積極性。此外，還有部分醫院未能站在發展高度來看待檔案管理工作，既沒有定期組織檔案管理人員進行專業技術培訓，也沒有安排相應管理技術指導課程學習，使得現實中，很多檔案管理人員的管理思路和理念仍然停留在過去效率低下的時期，缺乏創新活力和工作動力。

（四）檔案管理與醫院的其他業務缺乏契合度。現實中，大多數醫院通常都會設定與自身發展現狀和目標相契合的計劃和規劃，而這些項目通常都是圍繞著醫院醫療設備、基礎設施、醫療技術、醫療人才等展開，極少考慮對醫院的檔案管理及其相關設備設施等方面的投入，從而也就使得醫院的檔案管理水平與其他業務的發展之間差距愈來愈大；與此同時，檔案利用率和管理水平的低下，將嚴重阻礙醫院檔案的收集、利用和開發，這就勢必又將影響醫院整體管理水平和醫學科研的發展，最終導致醫院發展陷入兩難局面。

上述問題的出現，不僅反映出現代醫院管理體制上存在的缺漏，也體現出醫院管人員在思想、認知上存在的滯后性，因此，醫院在建設現代化、規范化和高效化的道路上，應當秉持與時俱進的思想，及時調整和革新管理思路，認清檔案管理工作的重要性，積極學習和引用科學、規范化的檔案管理方法。下文將圍繞這一問題展開探討。

4 完善醫院檔案管理的可行路徑

醫院檔案是通過對醫院各科室、部門的業務管理、醫療科研等活動中的系列文件、圖標名冊、影音資料等的分類收集、歸總整理所形成的具有不同價值的檔案。從整體上看，檔案是醫院在發展過程中反映臨床、實踐水平的真實記錄，是內部各科室、部門有序開展工作、總結經驗的重要參考依據，也是進一步推進醫學研究發展的的有力支撐。因此，正視并重視醫院檔案管理，是醫院實現現代化、規范化、高效化的必由之路。如何優化和完善醫院檔案管理，筆者提出了如下建議：

（一）端正對檔案管理的認識，強化檔案管理的意識，加大對檔案管理的建設力度。前文已述，檔案使用和利用率之所以偏低，很大程度上是因為缺乏對檔案管理給予應有的重視，缺乏對檔案工作予以應有的支持。因此，要完善醫院檔案管理，首要從端正認識、強化意識入手，提高醫院上下全體員工對檔案資料重要程度的認識，尤其是要加強領導干部對檔案管理工作的重視。例如，應將檔案管理工作納入醫院領導議事日程，要將其與醫院的其他業務活動、科研活動及基礎設施等建設一并納入年度總結和計劃中，在設計其他事項方案時，亦充分考慮檔案管理相關建設，根據醫院發展目標和實際需求，合理增加相關投入，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力能夠與醫院的業務發展高度契合，共同發展。其次，要進一步加大對檔案工作重要性的宣傳力度，發動醫院全體員工共同支持檔案的收集和整理、使用等各個環節的工作，為后期檔案管理工作的有序開展打下扎實的人員基礎。

（二）建立健全醫院檔案管理機制體制，重視專業人才的培養和引入。明確、具體、可行的檔案管理制度是檔案管理工作有序開展、效率提升的基礎和前提。尤其是現代信息技術飛速發展的當下，檔案管理工作的手段和方式也應當與時俱進，要符合市場變化和醫療行業的實際需求。因此，醫院應當及時地在現有制度 、體系的基礎上，結合實際，融入現代管理理念，制定與醫院發展相匹配的科學的檔案管理機制。具體地說，即要求醫院各個業務部門、科室，要將日常工作中所形成的檔案資料，統一提交由檔案管理部門收集、管理、考核；其次，要將現代信息技術融入管理實際，設計符合醫院需求的信息檔案系統，明確檔案管理部門各個人員的具體職責，將各業務部門的工作與檔案管理工作進行交叉考評，以此督促各業務部門、科室相關人員更為謹慎的對待檔案管理工作。再者，還要進一步拓展醫院檔案的歸檔范圍，要在現有檔案類型的基礎上，根據醫院日常運營管理實踐和醫療活動實際，進行系統分類、收集和整理。例如，可將醫院對外出具的租賃、承包、核算等方案，在項目建設招標過程中使用的方法、程序，以及簽訂的協議、合同等一并收入經營管理檔案中，以確保醫院檔案內容的完整性和全面性。此外，作為醫院檔案管理工作的直接執行人，檔案管理人員的重要性不言而喻。因此，醫院不僅要重視前述措施的布局，同時要加大對檔案管理人員的培養和引入，定期或不定期的開展以知識更新、繼續教育等為主題的專業培訓活動，切實提高檔案管理人員的專業水平和職業素養，建立建立檔案管理人才梯隊；同時，完善工作績效考核機制，督促檔案管理人員在日常工作實踐中不斷總結、摸索改善檔案管理工作現狀的新思路和新方法，從而有效推動醫院檔案管理水平的提高。

（三）按需引入信息技術，推進檔案資源的深度開發，進一步加快醫院檔案管理數字化建設。簡單地說，檔案存在的價值就是被利用，因而如何最大限度實現檔案資源的開發和利用是做好檔案管理工作的重點和難點。這就要求醫院檔案部門要積極組織各種形式的編研活動，靈活運用信息技術對各個業務環節產生的資源材料進行再度開發和深入挖掘，編寫各種專題匯編，以滿足前線醫療和醫學科研工作不同層次的需求，切實提高檔案的利用率。其次，醫院要遵循社會發展規律和市場需求變化，積極引入現代科學技術輔助檔案管理工作，大膽探索數字化管理模式和手段。具體地說，即要求醫院檔案部門在現有基礎上，進一步完善數字檔案管理系統。以“歸類業務規則引擎應用服務器”為例，這是檔案管理數字化建設中的重要設計組成，能夠快速、準確、高效的校驗相關的業務數據，且業務規則設置和調整也相當靈活、方便。實踐中，醫院檔案管理部門可通過業務規則引擎需求總體分析的結果，將醫院各種尚未歸類的數字化檔案，按照前文提及的檔案類型分別將資料進行歸類，再通過業務規則引擎篩選，將符合檔案類型的數字化檔案提交到規則數據庫中。需要注意的是，醫院檔案歸類業務引擎端需要分別經過兩個“板塊”的審核，一是歸類業務規則引擎，一個是后臺歸類業務處理端群。其中，歸類業務規則引擎主要負責按照檔案類型標準對未歸類的檔案數據進行分類校驗，然后再交由后臺歸類業務處理端群，根據不同類型的檔案完成自動歸類操作。實踐證明，經由數字化檔案管理系統的高效操作，不僅使得醫院數字化檔案管理更加的便捷化、數字檔案使用率的高效化，而這也是現代醫院檔案管理實現科學化、規范化發展的趨勢之一。

綜上所述，醫院檔案既載錄了醫院的發展歷程，同時也記錄了社會民眾的醫療狀況，是推動醫學科學發展、提高醫療技術水平的重要參考依據。立足于現代化管理理念不斷深入發展的當下，醫院檔案管理也應與時俱進，加強對醫院檔案的信息化、數字化建設，提高檔案的管理和使用效率，充分發揮醫院檔案的應用價值，為醫院實現現代化、規范化、高效化管理，繼續穩定、有序發展打下夯實的資源基礎。

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