城市節水檔案規范化與標準化管理研究

摘 要：在城市節水管理發展中，節水檔案起到了良好的數據支撐與輔助性管理作用。因此研究者結合其在節水管理中的數據支持、一戶一檔模式、信息公開平臺以及處罰檔案建設，四項主要工作優勢作用，開展了其整體規范化與標準化研究，為城市節水檔案發展與管理提供理論研究支持。

關鍵詞：城市節水檔案；管理作用；規范化；標準化

隨著節水城市節水事業的不斷深入、不斷發展而誕生出了城市節水檔案管理這一新類型檔案。節水檔案主要包括節水報表、節水技改工程材料、水平衡測試報告書等檔案材料，節水檔案為水資源與節約用水管理提供了很多政策依據，也是實現水資源可持續利用和發展的基礎。而要做好城市節水檔案的現代化管理需要我們檔案管理要規范化、標準化，這樣才有利于對城市節水檔案進行有效管理，最大程度發揮它作為信息資源的作用和價值。

1 城市節水檔案在節水管理中的作用

（一）為城市節水工作提高數據支持

隨著信息化理念在節水管理中的推進，城市節水管理工作需要大量的數據支持。而節水管理中，科學、規范的檔案管理可以為節水工作提供全面的數據支持。（1）長期的數據積累。節水檔案是一個城市長期工業與生活用水，以及節水工作開始以來工作與數據積累。在這一過程中，其內容包括了城市水資源與節水數據變化。這些數據對于城市節水管理可以起到良好的數據支持作用。如在城市節水方案制定中，檔案中的城市節水經驗與重點節水單位等數據，都是節水方案中的重點內容。（2）大數據分析的基礎。隨著大數據技術的推進，其已經在節水管理中得到了廣泛應用。而大數據節水管理的基礎就是龐大的數據基礎。而在數據挖掘過程中，信息化的檔案將是其數據挖掘的主要來源。因此加強城市節水檔案數據化建設，就成為了節水檔案數據化發展的重要組成部分。

（二）一戶一檔的節水管理優勢

一戶一檔是當前城市節水檔案建設的一項主要要求。在實際的節水管理中，一戶一檔的管理模式，具有以下優勢。（1）實現針對性的節水管理措施。在節水管理中，管理對象主要包括生活、商業與工業等類型。針對不同用戶的用水特點，節水管理部門一戶一檔進行管理，制定出針對性的節水管理方案。如針對大型用水單位，管理者根據其檔案中的用水特征，針對其用水浪費現象進行針對性處罰，將有效的降低企業用水量，實現其節水目標。同時在節水管理中，一戶一檔也是一戶一表管理的主要支持，其為遠程抄表、數據化管理等工作開展發揮了重要作用。（2）形成整體化的管理過程。一戶一檔的管理模式，確保了節水管理的連貫性與完整性。連貫性與完整化的節水管理，是確保節水管理措施完整執行的基礎。

（三）為節水信息公開建設提供平臺

城市節水信息公開過程中，節水檔案是其重要的公開平臺。節水公開平臺的建設，在節水管理中可以發揮以下作用。（1）便于節水宣傳的開展。節水宣傳是節水教育工作的主要組成部分，也是當前節水工作的主要內容。在這一宣傳中，管理者可以通過節水檔案公開平臺，將節水管理的各項政策、措施、效果等內容，向社會公眾進行展示，提高社會群體對節水工作的重要性、工作效果等有充分的認識。（2）便于社會全員參與模式的推廣。在節水管理中，為了充分發揮社會管理的模式其管理過程需要社會群體的全員參與。在這一過程中，節水檔案公開平臺的建立，可以很好地促進社會全員的參與率。這種全員參與的節水模式包括了以下三個方面內容。一是宣傳的全員參與，既社會成員做好節水檔案信息數據的擴散工作，提高節水宣傳的影響面；二是管理的全員參與，既全員參與到節水管理中，形成人人參與的管理模式；三是監督的全員參與，既社會群體對節水檔案公開中發現的問題進行監督，形成“兼聽則明”的節水監督體系。

（四）處罰檔案管理作用的發揮

節水管理中的處罰工作是其管理的重要組成部分，也是管理工作的重點內容。因此在節水檔案中專門設置了處罰檔案部分，對處罰工作的內容進行處理。（1）為節水管理提供反面信息。在節水管理中，處罰檔案中存在的浪費、污染等問題往往帶有一定的規律與代表性。因此管理者對處罰檔案中的這些負面信息進行分析研究，可以很好的做好數據統計工作，進而為節水工作的開展提供數據信息支持。（2）避免工作失誤的出現。在節水處罰中，為了避免因工作失誤造成的誤罰錯罰問題，及時糾正工作失誤，節水處罰檔案應完整保存一個較長的時限，進而確保被處罰中進行調檔檢查，降低工作失誤對節水工作與社會輿論的不良影響。

2 檔案管理規范化與標準化策略

（一）做好檔案數字信息化建設

（1）檔案的數字化過程。其主要工作就是將部分紙質檔案（如節水工程圖紙、處罰原始單據等），通過數字化掃描設備，處理成為數字化檔案內容。（2）數字檔案的分類與檢索平臺建設。在數字信息檔案處理完成后，管理者應使用數據庫、檔案管理軟件等專用軟件系統，建立專業的數字化檔案分類與檢索管理平臺，提高檔案管理與使用效率與質量。（3）建立網絡共享平臺。節水檔案數字信息化建設的目的，在于提高其使用質量與效率。因此數字化檔案應用中，管理者應建立與之配套的數字網絡平臺，便于無紙化檔案借閱、共享、公開以及數據研究等工作的開展。

（二）建設高水平的檔案管理隊伍

節水檔案的規范化與標準化建設是一項管理性工作，其與管理者與工作者的能力有著主要關系。因此做好檔案管理隊伍建設，是其重要的工作內容。在隊伍建設中，其隊伍構成包括了以下幾類人員。一是專業的檔案管理人員，主要工作是對檔案內容進行專業的分類、檢索等管理工作，提高檔案管理質量。二是節水技術工作者，主要對檔案中的專業技術數據、圖紙等進行檢查，解決其中的專業性技術問題。三是其他專業技術人員，如檔案室環境、安全等監控技術人員；計算機管理、網絡控制人員等，主要負責處理檔案管理中的專業技術性問題。

（三）完善檔案規章管理制度

檔案規范化與標準化建設中，各項檔案管理規章管理制度發揮著重要的約束作用。因此在管理實踐中，管理者應根據檔案部門的實際情況建立以下的規章制度。（1）崗位制度。崗位制度的確立有助于管理責任的落實，進而提高管理人員的工作責任意識。同時便于工作問題發生后，責任倒查模式的落實。（2）服務制度。檔案服務作為一種新的管理理念，目前已經成為節水檔案管理的一種共識。因此將服務理念利用制度化模式進行落實，將有助于檔案管理工作目標的實現。（3）安全制度。在檔案日常管理、保存、保密等工作中，安全管理發揮著重要作用。因此部門管理者應針對節水檔案的管理要求，制定出完整的、具有可執行性的安全管理制度，確保檔案管理安全工作的有效落實。

（四）做好檔案管理硬件建設

在節水檔案管理中，各項硬件設施的質量能提高管理質量，有利于實現管理的規范化。（1）儲存硬件。主要包括了環境控制與安全性能良好的檔案儲存庫房；符合國家標準的檔案柜等硬件設施。（2）安全監控硬件。主要包括了環境、安全、消防等各項監控設備與管理系統，以及與之相配套的檔案轉用消防設備等相關硬件設施。（3）管理服務硬件。主要包括了檔案管理與服務中使用的計算機系統；檔案借閱中使用的家具；數字檔案借閱使用的公共閱讀終端等設備。

參考文獻

[1]李淑珍.關于城市節約用水檔案工作的調研與體會[J].城建檔案，2012（12）.

[2]劉麗紅.淺談如何做好城市節水檔案管理工作[J].檔案天地，2014（05）.

作者簡介

張瑞強（1988-），男，山西呂梁人，呂梁市節約用水辦公室，助理檔案館員，大學本科學歷，研究方向：檔案管理。endprint