社區檔案管理工作常見問題及對策

李潔貞

摘 要：社區是當前社會最基本的組成部分，是宏觀社會的縮影，是一個由社會上若干群體和社會組織聚集在某一個區域所形成的與生活上相關聯的大集體。社區管理工作作為社區建設的日常，做好社區管理工作是完善社區建設、提高社區服務質量及成員生活水平、維護社會穩定、全面建成小康社會等的基礎，是一種目前國際上普遍采用的較為規范且可行的城市管理新模式。而社區檔案管理工作記錄著社區建設和發展點點滴滴，是政府實現對社區管理工作的重要依據。因此，做好社區檔案管理工作兼具實時意義和長遠眼見。本文就社區檔案管理的重要性進行闡述，剖析社區檔案管理的常見問題，并探討相應的解決之策。

關鍵字：社區；檔案管理；問題；對策

社區檔案是檔案工作中一個重要和全新的領域，也是政府工作更好的服務人民群眾的重要舉措，有助于居民信息的歸類和查詢，有助于國家政策、法律、法規的宣貫，有助于社會問題的調研并促進國家建設和發展，是政府在社區建設中不可缺少的一部分，是社會實現化整為零管理的有效手段。

1 社區檔案管理工作的重要性

1.社會發展的必然要求

自十六大以來和諧社會的科學提出，建設社會主義和諧社會登上歷史舞臺。再加上近幾年城市化進程的快速推進，國家經濟形勢的轉變和社會的發展需要，使城市人口不斷飆升，更為和諧社會的建設提出了新的要求。社區作為社會的基本組成單元，欲實現社會穩定和和諧發展，就需各個擊破從每個單元做起。社區的管理涉及的方面繁多，內容復雜，政府如何做好對社區的建設和管理工作、使每件事務有序進行，建立完整的、系統的社區檔案工作是重中之重。社區檔案管理工作的有序進行，不僅可以維護社區的安定，為居民排憂解難，為社區居委會有針對性的開展工作、解決鄰里矛盾和突發性事件的重要依托，更是政府管理有序化進行的根本保障，是社會和諧發展的基石和必然要求。

2.提高人民生活水平和生活質量

社區檔案工作的進行，可以更好的反映每個居民的真實情況，比如低收入者、五保戶等，有助于政府有針對性的進行幫扶和人文關懷，解決民眾的難題，提高人民的生活水平。同時，還可以根據以往的檔案資源及反饋意見，開展各種各樣的文娛活動，如植樹節開展科普講座、端午節比賽包粽子等，不僅可以促進鄰里和諧，增添了社區的人文氣息，引導人們積極健康向上的生活態度，更有助于政府實現對人民精神文明的建設，提高人們的生活知識水平，促進社區和諧穩定發展，宣揚和繼承中國博大精深傳統文化，增強我國文化軟實力，也是“十三五”計劃的重要組成部分，是實現全面建成小康社會的必然過程。

3.有利于民主政治的建設

社區是黨和人民群眾交流和溝通的一座橋梁。黨和政府既然可以通過社區了解廣大人民的生活狀況和精神訴求，同樣的，國家也可以借助社區這個窗口對基層人民進行民主政治建設。社區檔案資源的整理，有利于政府的政務公開，有利于國家政策法律法規的宣貫，有助于民主政治的推進，增加民眾的參與度，增強民眾的民主建設意識，從而起到自我管理、自我教育、自我服務、自我監督的作用，為社區的良性機制的運行提供保障。

2 社區檔案管理工作的常見問題

1.檔案管理工作不受重視，檔案嚴重缺失

一般人們說起檔案管理工作，就會認為只是存儲、分類資料，很瑣碎、繁雜、浪費空間、被用到的可能性很低甚至可以說可有可無等等，因而很容易被人忽視，不受人待見。社區的檔案管理工作更是如此，其涉及的內容關系著每個居民的方方面面，工作量龐大，領導也常疏于監管，致使很多工作都沒有落到實處，檔案中的許多資料都不完整或者缺失，一旦出現問題，需要相關資料，就找不到資源，這個時候才發現檔案管理的用途，但“亡羊補牢，為時晚矣”。

2.檔案管理體系不夠完善

做檔案管理這種類型的工作，講究的是有序存儲和分類明確。比如存放的次序、封面的目錄標題、時間的先后等。因此，一套完善的管理體系是至關重要的，不然會因為資料的繁復多樣，導致“剪不斷，理還亂”，失去了檔案管理的根本意義，還浪費了人力物力財力。

3.檔案管理重形式，輕利用

由于人們對檔案管理工作認識的偏頗，僅僅局限于對其字面意思的理解，對檔案管理工作缺少遠見意識，從而沒有萌發對檔案信息進行利用的觀念，認為檔案管理工作只是形式上的一種管理，導致檔案資源沒有得到充分的利用，失去了檔案管理和存儲的意義，這也是檔案管理工作為什么不受待見和停滯不前的原因。

4.檔案管理人手不足

由于檔案工作從上到下的不受重視，檔案任務的繁重，再加上專業管理人員的匱乏，使得長期的人手不足和人員配備的不到位，而且許多社區的檔案管理人員都由社區的一般員工擔當，有些規模較小的社區更是用一般員工臨時替代，這就更使得社區的檔案管理工作缺少應有的規范，很多任務沒有足夠的人力去認真對待，因此，也給政府的社區管理工作帶來了難度。

3 應對策略

1.提高檔案管理的意識并落實到位

社區檔案管理工作落實不到位，從根本上講就是對檔案管理的認識不到位。社會意識決定社會形態，只有提高了認識，才能從根本上解決檔案管理不受重視的情況。因此，政府應當大力宣貫檔案管理的重要性，特別是對社區工作人員，除此之外，上層領導的關注也極為重要，領導的關注會使下邊的工作人員感受到領導的重視，并會迎合領導的需要，一層層下來，潛意識里就會讓大家形成檔案管理很重要的思想，起到了牽頭的作用，從而提高了大家對檔案管理重要性的意識。提高了意識，后續的落實工作也就依次跟進了。

2.完善檔案管理的相關體系

俗話說得好，“磨刀不誤砍柴工”。社區檔案管理工作由于其工作量大，內容眾多，稍不注意就混亂不堪，容易為以后工作帶來隱患，諸如分類無序、內容缺失、查閱不到等，降低了工作效率。因此，好的檔案管理機制的踐行，不僅可以節約時間，還可以使得檔案的保存井然有序、查閱簡單方便、內容完整無缺，有助于政府條理性的管理社區，甚至有時達到事半功倍的效果。

3.發揮檔案管理的價值

做任何事情都要讓其行之有效，實現其價值，而不是為了做而做，國家對每件的推廣和實施，都是有理有據的。比如，政府可以從社區居民的檔案中了解每個人的家庭情況，對家庭境遇不好的或者失獨老人等進行關心，并予以幫助，讓其感受政府的溫暖，國家的關懷，積極努力的生活。再如，政府可以針對檔案中居民提出的相關意見進行合理化的解決，如老鼠橫行，政府可以撥款安排相關社區工作人員定期對每個單元進行老鼠藥的投放工作，并加強環境衛生的治理工作等，使得社區檔案管理真正為居民所用，為政府所用，為社會發展、為和諧社會的構建創造價值。

4.加強專職人員的配備和相關培訓

檔案管理工作說簡單簡單，說難亦難。但常言道“術業有專攻”，專職人員的配備工作必不可少，其一是因為專職的人員有更好的檔案管理知識架構，能夠清楚明白的如何對不同類型的檔案合理地進行歸建檔，其二專職人員工作內容明確，有更多的精力和時間專注于社區檔案工作的建設，其三專職人員明白檔案建設工作的意義和重要性，在對待工作的時候就更為用心。此外，每隔一段時間，應當對相關人員進行培訓學習，加強其在檔案管理方面的專業素養，科學規范地建檔，為更好的進行檔案管理工作提供知識儲備，并通過培訓讓其感受到檔案建設的價值，調動工作的積極性。

4 結語

社區檔案工作的踐行，是以服務人民群眾為出發點，是政府和人民之間溝通的紐帶，是政府實現為人民群眾解難、幫扶弱勢群體、解決民眾之間的矛盾、努力完成人民訴求的重要依據，是社區和諧穩定發展的重要資源。因此，政府欲實現對社區工作的宏觀調控和實時管理，促進社區又快又穩的建設，就必須把提高人們對檔案建設工作的認識作為突破口，完善社區檔案管理運行機制，發揮檔案管理的優勢和價值。

參考文獻

[1]徐蔚.和諧社會視閾下的社區民生檔案的管理與利用[J].北京檔案，2013（5）：12-15.

[2]吳擁軍.淺議社區檔案管理存在的主要問題及對策[J].辦公紙業務，2013（10）：120-120.

[3]高東輝.如何在當前時代背景下搞好社區檔案管理工作[J].辦公室業務，2013（5）：110-110.endprint